Stornorechnung
Eine Stornorechnung ist ein eigener Beleg, der eine bereits gestellte Rechnung vollständig aufhebt. Sie enthält dieselben Positionen wie das Original, nur mit negativem Vorzeichen.
Nötig wird sie, weil eine verbuchte Rechnung nicht gelöscht werden darf: Art. 957a OR verlangt eine vollständige und nachprüfbare Buchführung. Korrigiert wird deshalb mit einem neuen Beleg, nicht mit der Löschtaste.
Verwendet wird sie, wenn die Rechnung als Ganzes falsch ist, etwa bei der falschen Kundin, einer doppelt verschickten Rechnung oder einer Leistung, die nie erbracht wurde. Danach stellst du bei Bedarf eine neue, korrekte Rechnung.
Mehrwertsteuerlich ist der Storno wichtig: Wer eine MWST ausweist, schuldet sie nach Art. 27 MWSTG, solange er die Rechnung nicht gegenüber der Empfängerin korrigiert.
Rechnung raus, und zwei Minuten später fällt dir auf: falsche Kundin. Der erste Reflex ist, den Beleg schnell zu löschen und so zu tun, als wäre nichts gewesen. Genau das darfst du nicht. Stattdessen gibt es die Stornorechnung. Schauen wir uns an, wann du sie brauchst, was draufgehört und wie du sie sauber verbuchst.
Eine Stornorechnung ist ein eigener Beleg, der eine bereits gestellte Rechnung vollständig aufhebt. Sie enthält dieselben Positionen wie das Original, nur mit negativem Vorzeichen, und macht die ursprüngliche Buchung rückgängig.
Was ist eine Stornorechnung?
Der Storno ist die Rücknahme einer Rechnung. Statt den ursprünglichen Beleg zu verändern oder zu löschen, stellst du einen zweiten Beleg aus, der ihn neutralisiert. Nachher stehen beide in deiner Buchhaltung: die Rechnung und ihre Aufhebung. Unter dem Strich bleibt null.
Das klingt umständlich, ist aber der Kern einer sauberen Fakturierung. Jede Rechnung, die dein Haus verlassen hat, muss nachvollziehbar bleiben, auch die falsche. Wer später deine Bücher prüft, soll sehen können, was passiert ist und warum.
Warum du eine Rechnung nicht einfach löschen darfst
Art. 957a OR verlangt eine vollständige, wahrheitsgetreue und nachprüfbare Buchführung. Dazu gehört auch die lückenlose Nummernfolge deiner Rechnungen. Fehlt plötzlich die Nummer 143, kann niemand mehr sagen, ob da ein Fehler passiert ist oder ob ein Umsatz verschwinden sollte. Genau diesen Verdacht willst du gar nicht erst aufkommen lassen.
Dazu kommt die Aufbewahrungspflicht: Nach Art. 958f OR musst du Geschäftsbücher und Belege zehn Jahre aufbewahren. Eine verschickte Rechnung ist ein solcher Beleg, und zwar auch dann, wenn sie falsch war. Kurz gesagt: Löschen ist keine Option, korrigieren schon.
Eine Ausnahme gibt es. Hast du eine Rechnung im System erst entworfen und noch nie verschickt oder verbucht, ist es kein Beleg, sondern ein Entwurf. Den darfst du löschen. Sobald sie draussen ist, gilt die Storno-Regel.
Wann du eine Stornorechnung brauchst
Ein Storno ist der richtige Weg, wenn die Rechnung als Ganzes nicht hätte gestellt werden dürfen. Typische Fälle:
Die Rechnung ging an die falsche Kundin oder an die falsche Adresse.
Dieselbe Leistung wurde versehentlich zweimal verrechnet.
Der Auftrag wurde storniert und die Leistung nie erbracht.
Zentrale Angaben stimmen nicht, etwa der Leistungsempfänger oder der Mehrwertsteuersatz.
Die Rechnung ist inhaltlich so durcheinander, dass eine Teilkorrektur niemand mehr versteht.
Danach stellst du, wenn die Leistung ja trotzdem erbracht wurde, einfach eine neue Rechnung mit der nächsten freien Nummer aus. Viele der Fehler in der Rechnungsstellung lassen sich so in fünf Minuten geradebiegen.
Storno, Korrekturrechnung oder Entgeltsminderung?
Nicht jeder Fehler braucht den ganzen Storno. Es lohnt sich, die drei Werkzeuge auseinanderzuhalten:
Stornorechnung: Die Rechnung fällt komplett weg. Der Betrag geht auf null, danach folgt bei Bedarf eine neue Rechnung.
Korrekturrechnung oder Gutschrift: Nur ein Teil war falsch, etwa eine zu viel verrechnete Position. Du korrigierst die Differenz, die Rechnung selbst bleibt bestehen.
Entgeltsminderung: Die Rechnung war richtig, der Preis sinkt aber nachträglich, zum Beispiel durch Skonto, einen Rabatt oder eine Mängelrüge.
Die Unterscheidung ist nicht nur Wortklauberei, sie wirkt sich auf die Mehrwertsteuer aus. Eine Entgeltsminderung korrigiert die Steuer auf einem Umsatz, den es wirklich gab. Beim Storno fällt der Umsatz dagegen ganz weg.
Und noch eine Abgrenzung, die oft durcheinandergerät: Zahlt eine Kundin die korrekte Rechnung nicht, ist das kein Storno, sondern ein Zahlungsausfall. Dafür gibt es das Delkredere und später den Debitorenverlust. Eine Rechnung zu stornieren, nur weil niemand zahlt, wäre falsch.
Was auf eine Stornorechnung gehört
Die Stornorechnung ist ein vollwertiger Beleg und braucht dieselben Angaben wie eine normale Rechnung nach Art. 26 MWSTG. Dazu kommen zwei Dinge, die den Storno ausmachen:
Eine eindeutige Bezeichnung als Stornorechnung oder Rechnungskorrektur, plus eine eigene fortlaufende Nummer.
Ein klarer Verweis auf die ursprüngliche Rechnung mit Nummer und Datum, damit die Zuordnung eindeutig ist.
Die Positionen des Originals mit negativem Vorzeichen, inklusive Mehrwertsteuersatz und Steuerbetrag.
Idealerweise ein kurzer Grund, etwa «Rechnung an falsche Empfängerin gestellt».
Wichtig ist, dass der Storno auch tatsächlich bei deiner Kundin ankommt. Nur eine intern verbuchte Korrektur nützt dir mehrwertsteuerlich wenig, dazu gleich mehr.
So buchst du den Storno
Buchhalterisch ist ein Storno schlicht die Umkehrung der ursprünglichen Buchung. Aus «Forderung an Ertrag» wird «Ertrag an Forderung», die ausgewiesene Mehrwertsteuer läuft gleich mit zurück.
Ein Beispiel: Du hast eine Beratung über CHF 2’400 verrechnet, zuzüglich 8,1 Prozent Mehrwertsteuer, also CHF 194.40, total CHF 2’594.40. Die Rechnung ging an die falsche Firma. Die Originalbuchung lautete Forderungen aus Lieferungen und Leistungen an Dienstleistungsertrag und geschuldete Mehrwertsteuer.
Mit der Stornorechnung buchst du genau umgekehrt: Dienstleistungsertrag CHF 2’400 und geschuldete Mehrwertsteuer CHF 194.40 an Forderungen CHF 2’594.40. Der offene Posten bei dieser Kundin verschwindet, deine Debitoren stimmen wieder, und in der Offenposten-Liste taucht die Rechnung nicht mehr als ausstehend auf.
Stornorechnung und Mehrwertsteuer
Hier wird es ernst, und zwar wegen Art. 27 MWSTG: Wer in einer Rechnung eine Mehrwertsteuer ausweist, die er gar nicht schuldet, schuldet sie trotzdem. Der Grund ist einfach: Deine Kundin könnte mit diesem Beleg den Vorsteuerabzug geltend machen. Befreit wirst du erst, wenn du die Rechnung ihr gegenüber korrigierst, und genau das leistet die Stornorechnung.
Praktisch heisst das: Schick den Storno immer auch der Empfängerin und behalte den Nachweis. Hast du die ursprüngliche Rechnung bereits in einer Abrechnung deklariert, korrigierst du den Betrag in der Periode, in der du den Storno verbuchst. Fällt beides ins gleiche Quartal, gleicht es sich von selbst aus.
Stornorechnung in MILKEE
In MILKEE musst du die Umkehrbuchung nicht von Hand zusammenbauen. Du stornierst die betroffene Rechnung, und die Software erstellt den Gegenbeleg mit Verweis auf das Original. Die ursprüngliche Rechnung bleibt dabei erhalten, so wie es die Buchführungsvorschriften verlangen.
Weil du deine Rechnungen direkt in MILKEE schreibst, sind Nummernkreis, Mehrwertsteuer und offene Posten sofort wieder konsistent. Deine Buchhaltungssoftware für die Schweiz zeigt anschliessend beide Belege sauber nebeneinander.
🖼️ Bild-Platzhalter: MILKEE-Screenshot einer stornierten Rechnung mit Status «storniert» und dem verknüpften Storno-Beleg, violette Akzente #6556EB, Alt-Text mit Keyword «Stornorechnung».
Fazit
Die Stornorechnung ist die saubere Antwort auf eine Rechnung, die so nicht hätte rausgehen dürfen. Sie hebt das Original vollständig auf, bleibt als eigener Beleg nachvollziehbar und hält die Nummernfolge lückenlos, wie es Art. 957a OR verlangt.
Merken musst du dir vor allem zwei Dinge: Löschen ist nie eine Option, und der Storno muss bei deiner Kundin ankommen, damit du die ausgewiesene Mehrwertsteuer wirklich los bist. Danach stellst du in Ruhe die richtige Rechnung.