Excel Vorlage für die einfache Buchhaltung.

Was ist die einfache Buchhaltung?

Die einfache Buchhaltung – auch «Milchbüechli-Rechnung» oder Einnahmen-Ausgaben-Rechnung genannt – ist die simpelste Form, deine Geschäftszahlen festzuhalten. Statt jeder Buchung ein Soll- und ein Haben-Konto zuzuordnen (wie bei der doppelten Buchhaltung), notierst du nur, was reinkommt und was rausgeht. Genau dafür ist unsere kostenlose Excel-Vorlage gemacht.

Wer darf die einfache Buchhaltung führen?

In der Schweiz dürfen Einzelfirmen und Personengesellschaften mit einem Jahresumsatz unter CHF 500’000 die einfache Buchhaltung führen (Art. 957 OR). Du musst dann keine Bilanz erstellen, sondern nur deine Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage dokumentieren. Ausführliche Beispiele und ein Video findest du in unserem Ratgeber Einfache Buchhaltung (mit Video).

Die Vorlage eignet sich besonders für:

• Freelancer und Selbstständige (Grafik, Beratung, Handwerk, Fotografie …)

• Nebenberuflich Selbstständige

• Kleine Einzelfirmen mit weniger als CHF 500’000 Jahresumsatz

• Vereine und kleine Organisationen

Einfache oder doppelte Buchhaltung – was passt zu dir?

Die beiden Systeme unterscheiden sich grundlegend. Bei der einfachen Buchhaltung hältst du nur den Geldfluss fest: Was kommt rein, was geht raus. Das reicht dem Steueramt bei einer Einzelfirma unter CHF 500’000 Umsatz vollkommen aus.

Die doppelte Buchhaltung ist deutlich umfangreicher. Jede Buchung wird auf zwei Konten erfasst (Soll und Haben), und am Jahresende erstellst du eine Bilanz sowie eine Erfolgsrechnung. Verpflichtet dazu sind GmbHs und AGs sowie Einzelfirmen ab CHF 500’000 Jahresumsatz.

Für die allermeisten Selbstständigen und Kleinunternehmen in der Schweiz ist die einfache Buchhaltung also die richtige Wahl – und genau dafür ist unsere Excel-Vorlage gedacht. Bist du unsicher, welche Form für dich gilt, klärt das ein kurzes Gespräch mit deinem Treuhänder.

Was muss in die Excel-Vorlage?

Damit deine Buchhaltung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, muss jede Buchung nachvollziehbar sein. Trage darum für jede Einnahme und jede Ausgabe folgende Angaben ein:

• Datum der Zahlung

• Belegnummer (fortlaufend nummeriert)

• Beschreibung des Geschäftsvorfalls

• Betrag in CHF

• Kategorie (z. B. Material, Miete, Honorar)

• Falls MwSt-pflichtig: Steuersatz und -Betrag

Wichtig sind die chronologische Reihenfolge und dass zu jeder Buchung ein Beleg existiert. So bleibt deine Buchhaltung auch bei einer Steuerprüfung nachvollziehbar.

Vorteile und Nachteile der Excel-Buchhaltung

Eine Excel-Vorlage ist der einfachste und günstigste Weg, deine Buchhaltung zu starten. Sie hat aber auch klare Grenzen. Bevor du dich entscheidest, lohnt sich ein ehrlicher Blick auf beide Seiten.

Vorteile

• Kostenlos und sofort einsatzbereit – kein Abo, keine Installation.

• Volle Kontrolle: Du siehst jede Formel und kannst die Tabelle frei anpassen.

• Ideal für den Einstieg und für Selbstständige mit wenigen Buchungen pro Monat.

Nachteile

• Alles ist Handarbeit – jeder Beleg muss manuell abgetippt werden.

• Hohes Fehlerrisiko durch verschobene Formeln oder Tippfehler.

• Keine Bankanbindung, keine automatische MwSt-Abrechnung, kein Jahresabschluss auf Knopfdruck.

• Du bist selbst für Backups und die sichere Aufbewahrung verantwortlich.

Faustregel: Solange du pro Monat nur eine Handvoll Buchungen hast, reicht Excel bestens. Sobald es mehr werden oder du MwSt-pflichtig bist, spart dir eine Software wie MILKEE viel Zeit und Nerven.

Einnahmen und Ausgaben richtig erfassen – ein Beispiel

Am einfachsten verstehst du das Prinzip an einem konkreten Fall. Nehmen wir an, du bist selbstständige Grafikerin. Im Januar passiert Folgendes:

• Du stellst einem Kunden ein Logo für CHF 1’200 in Rechnung und erhältst das Geld am 15. Januar. → Das trägst du als Einnahme ein: Datum 15.01., Beleg-Nr. E-001, Beschreibung «Logo-Design Kunde Muster AG», Betrag CHF 1’200.

• Du kaufst am 20. Januar eine Software-Lizenz für CHF 180. → Das ist eine Ausgabe: Datum 20.01., Beleg-Nr. A-001, Beschreibung «Adobe-Abo», Kategorie «Software», Betrag CHF 180.

Am Monatsende zeigt dir die Vorlage automatisch den Saldo: CHF 1’200 Einnahmen minus CHF 180 Ausgaben ergibt CHF 1’020 Gewinn. Genau so führst du deine Buchhaltung das ganze Jahr über. Am Jahresende hast du damit alle Zahlen für die Steuererklärung beisammen.

Wichtig: Private Ausgaben gehören nicht in die Geschäftsbuchhaltung. Trenne dein Geschäftskonto konsequent vom Privatkonto – das erspart dir viel Sucherei.

Häufige Fehler – und wie du sie vermeidest

• Belege fehlen: Ohne Beleg ist eine Buchung wertlos. Sammle jede Quittung sofort und nummeriere sie passend zur Tabelle.

• Formeln überschrieben: Ein falscher Klick, und die Summen-Formel ist weg. Prüfe am Monatsende, ob die Salden noch stimmen.

• Privates und Geschäftliches vermischt: Führe ein separates Geschäftskonto. So bleibt die Buchhaltung sauber und nachvollziehbar.

• Erst am Jahresende buchen: Wer alles aufschiebt, verliert den Überblick und vergisst Belege. Trage deine Buchungen lieber wöchentlich ein.

• Kein Backup: Eine defekte Datei bedeutet, dein ganzes Jahr ist weg. Speichere regelmässig eine Kopie in der Cloud.

Mehrwertsteuer (MwSt) in der Vorlage erfassen

MwSt-pflichtig wirst du in der Schweiz erst ab einem Jahresumsatz von CHF 100’000. Liegst du darunter, kannst du die MwSt-Spalten in der Vorlage einfach leer lassen.

Bist du MwSt-pflichtig, erfasst du zu jeder Buchung den passenden Steuersatz:

• Normalsatz: 8.1 %

• Reduzierter Satz (z. B. Lebensmittel, Bücher, Medikamente): 2.6 %

• Sondersatz Beherbergung: 3.8 %

Beachte: In Excel musst du die MwSt-Abrechnung selbst zusammenstellen und ans Bundesamt (ESTV) übermitteln. Das ist zeitaufwendig und fehleranfällig – eine Software wie MILKEE berechnet die MwSt automatisch und erstellt die Abrechnung für dich.

Wie lange musst du deine Buchhaltung aufbewahren?

In der Schweiz gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren (Art. 958f OR). Das betrifft sowohl deine Excel-Datei als auch alle dazugehörigen Belege – Quittungen, Rechnungen und Kontoauszüge.

Drei Tipps, damit du im Ernstfall alles griffbereit hast:

• Speichere die Excel-Datei am Jahresende als schreibgeschütztes PDF ab.

• Archiviere Belege digital (Scan oder Foto) oder physisch, geordnet nach Belegnummer.

• Lege pro Geschäftsjahr einen eigenen Ordner an.

So erfüllst du die gesetzlichen Vorgaben und findest bei einer Nachfrage alles schnell wieder.

Wo die Excel-Vorlage an ihre Grenzen stösst

Für den Einstieg ist eine Excel-Vorlage ideal. Wächst dein Business, wird das manuelle Erfassen aber schnell mühsam – und fehleranfällig. Dieser Vergleich zeigt, wo die Vorlage an Grenzen stösst: