Rechnung schreiben für Selbständige – Anleitung 2024

Ganz egal welcher Tätigkeit du in deiner Selbständigkeit nachgehst: Früher oder später wirst du eine Rechnung schreiben müssen. Denn ohne Rechnungen hast du kein Einkommen. Aber was muss auf eine Rechnung drauf? Und wie erstelle ich eine QR-Rechnung? Wir schauen uns in diesem Artikel an, wie du als Freelancer:in deine Rechnungen schreibst.

Eigentlich ist es eine schöne Aufgabe, eine Rechnung schreiben zu können, für die du geleistet hast. Trotzdem kenne ich nur wenige Personen in meinem Umfeld, die sich auf den Rechnungslauf freuen. Besonders wenn man neu in der Selbständigkeit ist, kommen dabei nämlich einige Fragen auf.

Dieser Artikel richtet sich explizit an Selbständige, nicht an GmbH’s oder AG’s. Ausserdem vernachlässigen wir hier die Mehrwertsteuer, da du unter 100’000 CHF Jahresumsatz keine Mehrwertsteuer verrechnen musst.

Was gehört auf eine Rechnung?

Das KMU Portal von admin.ch hat diesbezüglich eine saubere Aufstellung gemacht. Hier nochmals zusammengefasst für Selbständige, die keine Mehrwertsteuer abrechnen:

• Dein Name und deine Adresse
• Der Name und die Adresse des Empfänger / der Empfängerin
• Datum der Leistungserbringung
• Eine genauere Bezeichnung der Dienstleistung oder der Produkte, die du verkauft hast
• Der Betrag, der bezahlt werden muss

Wie du siehst ist das Erstellen einer Rechnung also keine Wissenschaft.

Wie schreibe ich eine Rechnung?

Am einfachsten und am günstigsten geht das mit Excel. Du kannst dir dort eine Vorlage einrichten und dann für jede Rechnung die Daten anpassen.

Du kannst hier eine Rechnungsvorlage von uns herunterladen, mit der du ganz easy eine Rechnung schreiben kannst. Nachdem du deine Daten entsprechen abgefüllt hast, kannst du das Excel als PDF exportieren und dieses PDF dann versenden. Folgendes musst du noch anpassen

• Name & Adresse deiner Kundin
• Name & Adresse von dir
• Deine Aufwände
• Deine IBAN

Wenn du deine Vorlage lieber selber erstellen willst, kannst du das natürlich auch. Am Schluss könnte deine Rechnung in etwa so aussehen:

Natürlich bist du in der Gestaltung deiner Rechnung vollkommen frei, solange alle relevanten Informationen darauf ersichtlich sind. Grundsätzlich lohnt es sich aber, gewisse Modalitäten einzuhalten. Zum Beispiel, dass oben links der Name deiner Kunden steht und unten rechts dein Name.

Welche Zahlungsfrist bei Rechnungen ist angebracht?

Am gängigsten sind Zahlungsfristen von 5, 10 oder 30 Tagen. Ich persönlich gebe meinen Kund:innen jeweils eine Zahlungsfrist von 15 Tagen. 10 Tage finde ich ein bisschen zu kurz, 30 ein bisschen zu lange. Grundsätzlich kannst du aber irgendeine dir beliebige Zahlungsfrist angeben. Weniger als 5 Tage sind aber sehr unkonventionell.

Benötige ich einen QR Code für meine Rechnungen?

Nein, du brauchst nicht zwingend einen QR-Einzahlungsschein auf deinen Rechnungen. Dieser bietet deinen Kund:innen aber viel Komfort. Denn mit einem QR Code können sie die Rechnung einfach scannen und müssen nicht alles mühsam abtippen. Trotzdem: notwendig ist er nicht.

Jedoch solltest du auch keine orangen oder roten Einzahlungsscheine mehr verwenden. Diese können ab dem 30.09.2022 nicht mehr verwendet werden. Wenn du also deinen Rechnungen einen Einzahlungsschein beilegst, dann bitte mit QR-Code.

Wie erstelle ich eine QR Rechnung?

Da QR-Rechnungen sehr angenehm zum Bezahlen sind, wollen wir uns trotzdem noch anschauen, wie du eine solche erstellst.

Die schlechte Nachricht: das geht leider nicht so einfach mit Excel. Du benötigst dazu ein externes Tool.
Die gute Nachricht: Es gibt Tools die sind gratis…

Nachfolgend zwei Tools, die ich empfehlen kann.

QR-Rechnung schreiben mit milkee.ch

Mit unserem Buchhaltungstool für Selbständige kannst ebenfalls QR-Rechnungen erstellen.

So eine Software bietet dir verschiedene Vorteile. Einerseits musst du deine Kundendaten nur einmal erfassen. So optimierst du deine Abläufe und sparst dir Zeit. Andererseits behältst du so auch immer den Überblick über alle Rechnungen, die noch offen sind. Dadurch kannst du rechtzeitig nachfragen und verhinderst so Zahlungsverzögerungen.

Zusätzlich sind deine Rechnungen auch direkt mit deiner Buchhaltung verbunden, wodurch du dir auch nochmals enorm viel Zeit sparst.

Zudem kannst du deine Arbeitszeiten für die gespeicherten Kunden erfassen und direkt in deine Rechnung importieren. Dadurch geht dir keine Minute mehr durch die Lappen.

MILKEE bietet dir noch zahlreiche weitere Funktionen. Wenn’s dich interessiert, registrierst du dich am besten mal und klickst dich durch.

QR Einzahlungsschein erstellen mit qr-rechnung.net

Selbstverständlich gibt es aber zu solchen Tools wie MILKEE auch kostenlose alternativen, wie z.B. qr-rechnungen.net.

Der Nachteil: du kannst deine Kund:innen nicht speichern und die tabellarische Aufführung von Dienstleistungen ist nicht wirklich möglich. Auch musst du selber im Auge behalten, welche Rechnungen welchen Status haben.

Aber es ist optimal als Ergänzung zu deiner Rechnung, die du in Excel erstellt hast.

Um einen QR-Einzahlungsschein zu erstellen gehst du auf qr-rechnung.net und klickst als erstes auf das Plus in der oberen Navigation (auf dem Bild rot markiert.)

Anschliessend trägst du im unteren Bereich deine Daten ein.

Wenn du diesen Einzahlungsschein nun an deine Rechnung anfügen willst, kannst du das auch direkt auf dieser Webseite machen. Dafür klickst du im oberen Bereich auf den Button «in Dokument einfügen»

Anschliessend kannst du deine Rechnung hochladen und das PDF mit Einzahlungsschein wieder runterladen.

Laut Datenschutzbestimmungen der Webseite werden die von dir eingetragenen Daten nicht gespeichert. Sollte also safe to use sein.

Wie sieht’s aus mit Teilrechnungen?

Bei grösseren Projekten kann es durchaus Sinn machen, dass du deine Leistungen in mehreren Schritten verrechnest. Das geht mit sogenannten Teilrechnungen. Ich hab hier einen ausführlichen Artikel zum Thema Teilrechnungen geschrieben.

Was tun, wenn der Kunde nicht bezahlt?

Manchmal kann es vorkommen, dass deine Kund:innen die von dir gestellten Rechnungen nicht rechtzeitig begleichen. Wenn du eine Software wie MILKEE verwendest, siehst du das relativ schnell.

Im Normalfall reicht es, wenn du dann eine kurze Zahlungserinnerung versendest. Wenn das nichts bringt, kannst du eine Mahnung versenden. Ich hab in diesem Artikel alles zum Thema Mahnungen beschrieben und dir zwei Vorlagen bereitgestellt.

Rechnung schreiben – das Fazit

Das Thema «Rechnung schreiben» ist also eigentlich keine grosse Sache. Mit den richtigen Tools kannst du innert einigen Minuten all deine Rechnungen erstellt haben. Wenn du hingegen kein Geld für diese Tools ausgeben willst, dauert das ganze ein wenig länger, ist aber trotzdem kein Hexenwerk.

Übrigens: wenn dich auch interessiert, wie du überhaupt an Kund:innen kommst, an die du eine Rechnung stellen kannst, schau dir mein Beitrag «Marketing für Selbständige» mal an.