Debitoren

Debitoren sind die offenen Forderungen, die du gegenüber deinen Kundinnen und Kunden hast. Immer wenn du eine Leistung auf Rechnung erbringst und das Geld noch nicht eingegangen ist, entsteht ein Debitor. Er steht so lange als Guthaben in deiner Bilanz, bis die Kundin bezahlt.

Was sind Debitoren?

Das Wort Debitor kommt vom lateinischen «debere», also schulden. Ein Debitor ist somit jemand, der dir etwas schuldet. In der Buchhaltung fasst man unter Debitoren alle Kundenforderungen zusammen, die aus deiner Geschäftstätigkeit stammen.

Wichtig zu wissen: Der Begriff Debitoren steht so nicht im Gesetz. Das Obligationenrecht verwendet die Bezeichnung «Forderungen aus Lieferungen und Leistungen». Debitoren ist der gebräuchliche Begriff aus der Buchhaltungspraxis und dem Kontenrahmen KMU, wo die Kundenforderungen üblicherweise im Konto 1100 geführt werden. Gemeint ist in beiden Fällen dasselbe.

Ein Debitor entsteht im Moment der Rechnungsstellung, nicht erst bei der Zahlung. Genau deshalb sind Debitoren für die Buchhaltung so wichtig: Sie machen sichtbar, wie viel Geld dir noch zusteht, auch wenn es noch nicht auf deinem Konto ist.

Debitoren in der Bilanz

Debitoren gehören zum Umlaufvermögen, also zu den Aktiven, die sich innert kurzer Zeit in Geld verwandeln. Nach Art. 959a OR müssen sie in der Bilanz als eigene Position «Forderungen aus Lieferungen und Leistungen» ausgewiesen werden, gleich nach den flüssigen Mitteln.

Ein hoher Debitorenbestand ist zweischneidig. Einerseits zeigt er, dass du viel fakturiert hast. Andererseits bindet er Geld, das du noch nicht nutzen kannst, und birgt das Risiko, dass ein Teil davon nie eingeht. Wer seine Debitoren im Blick behält und konsequent mahnt, verbessert seine Liquidität spürbar.

Ob du Debitoren formell in einer Bilanz führen musst, hängt von deiner Grösse ab. Einzelfirmen und Personengesellschaften mit weniger als 500 000 Franken Umsatz dürfen die vereinfachte Buchhaltung über Einnahmen und Ausgaben führen (Art. 957 OR). Ab dieser Grenze und für alle juristischen Personen gilt die volle Buchführungspflicht, bei der die Debitoren als eigene Bilanzposition erscheinen. Den Überblick über offene Forderungen willst du aber in jedem Fall haben.

Debitoren oder Kreditoren?

Debitoren und Kreditoren sind die beiden Seiten derselben Medaille, nur aus entgegengesetzter Sicht. Debitoren sind Forderungen: Andere schulden dir Geld. Kreditoren sind Verbindlichkeiten: Du schuldest anderen Geld, typischerweise aus noch offenen Lieferantenrechnungen.

In der Bilanz stehen sie auf gegenüberliegenden Seiten. Debitoren gehören als Guthaben auf die Aktivseite, Kreditoren als Schuld auf die Passivseite. Ein und dieselbe Rechnung ist immer für die eine Partei ein Debitor und für die andere ein Kreditor.

Wenn Debitoren nicht zahlen

Nicht jede Forderung wird bezahlt. Zeichnet sich ab, dass eine Kundin nicht oder nur teilweise zahlen kann, darfst du den Wert der Forderung nicht mehr voll in der Bilanz stehen lassen. Nach Art. 960a Abs. 3 OR musst du solche Wertverluste durch eine Wertberichtigung berücksichtigen. Diese pauschale oder einzelne Wertberichtigung auf dem Debitorenbestand nennt man Delkredere.

Steht der Ausfall endgültig fest, etwa nach einer erfolglosen Betreibung oder einem Konkurs, buchst du einen Debitorenverlust. Die Forderung verschwindet dann ganz aus der Bilanz. Dieser definitive Verlust ist mehrwertsteuerlich eine Entgeltsminderung, sodass du die auf der ursprünglichen Rechnung abgelieferte Mehrwertsteuer korrigieren kannst. Ein blosses Delkredere reicht dafür nicht, es zählt erst der tatsächliche Verlust.

Damit es gar nicht erst so weit kommt, lohnt sich eine aktive Debitorenbewirtschaftung. Vereinbare klare Zahlungsfristen, stelle Rechnungen zeitnah und mahne konsequent, sobald eine Frist verstreicht. Je länger eine Forderung offen bleibt, desto grösser wird das Risiko, dass sie ganz ausfällt.

Beispiel: ein Debitor entsteht und vergeht

Du schreibst einer Kundin am 1. März eine Rechnung über 3 000 Franken für eine erbrachte Leistung. In diesem Moment entsteht ein Debitor über 3 000 Franken, der in deiner Bilanz im Umlaufvermögen erscheint. Auf deinem Bankkonto ist noch nichts eingegangen.

Bezahlt die Kundin am 25. März, wird der Debitor ausgeglichen: Die Forderung verschwindet, dafür steigen deine flüssigen Mittel um 3 000 Franken. Bezahlt sie nie und fällt der Betrag endgültig aus, wird aus dem Debitor ein Debitorenverlust von 3 000 Franken, den du als Aufwand verbuchst.

Debitoren in MILKEE

In MILKEE entsteht mit jeder Rechnung automatisch ein Debitor. Du siehst jederzeit, welche Rechnungen noch offen sind, wie hoch dein gesamter Debitorenbestand ist und welche Forderungen überfällig sind. So behältst du den Überblick, ohne eine separate Liste führen zu müssen.

Geht eine Zahlung ein, gleichst du den Beleg ab und der Debitor verschwindet. Bleibt eine Rechnung offen, hilft dir MILKEE beim Mahnen, damit aus einer offenen Forderung nicht ein Verlust wird.

Fazit

Debitoren sind deine offenen Kundenforderungen und damit ein Spiegel deiner noch ausstehenden Einnahmen. In der Bilanz stehen sie im Umlaufvermögen als «Forderungen aus Lieferungen und Leistungen», das Gegenstück sind die Kreditoren auf der Passivseite.

Wer seine Debitoren aktiv bewirtschaftet, sauber mahnt und Ausfälle rechtzeitig als Wertberichtigung oder Debitorenverlust erfasst, hält seine Bilanz ehrlich und seine Liquidität stabil. Offene Rechnungen sind erst dann bares Geld, wenn sie bezahlt sind.