Fakturierung
Fakturierung ist das Erstellen und Zustellen von Rechnungen für deine Leistungen oder Waren. Das Wort kommt vom lateinischen «factura», der Rechnung.
Eine Rechnung braucht bestimmte Angaben, damit sie sauber ist: wer an wen, was, wann und für wie viel. Bist du mehrwertsteuerpflichtig, kommen die MWST-Nummer und der Steuersatz dazu (Art. 26 MWSTG).
In der Schweiz erfolgt die Zahlung meist über die QR-Rechnung, den einheitlichen Standard mit Zahlteil und QR-Code am unteren Rand der Rechnung.
Mit der Fakturierung entsteht eine offene Forderung, ein Debitor. Erst wenn die Kundin zahlt, wird daraus Geld. Sauberes Fakturieren ist damit die Grundlage für deine Liquidität.
Fakturierung ist ein Fremdwort für etwas, das du als selbständige Person ständig machst: Rechnungen stellen. Sobald du eine Leistung erbracht oder Ware verkauft hast, fakturierst du. Hier erfährst du, was Fakturierung genau bedeutet, was auf eine Schweizer Rechnung gehört und wie aus einer Rechnung am Ende Geld auf deinem Konto wird.
Fakturierung ist das Erstellen und Zustellen von Rechnungen. Immer wenn du eine Leistung erbracht oder Ware geliefert hast und dafür Geld verlangst, fakturierst du. Das Wort klingt technisch, gemeint ist aber schlicht: eine Rechnung stellen.
Was ist Fakturierung?
Der Begriff kommt vom lateinischen «factura», der Rechnung. Fakturieren heisst also nichts anderes, als eine Rechnung auszustellen und der Kundin zukommen zu lassen. In vielen Unternehmen ist die Fakturierung ein eigener Arbeitsschritt, der erst nach getaner Arbeit kommt, und genau da liegt oft das Problem: Wer spät fakturiert, wartet auch spät auf sein Geld.
Buchhalterisch ist die Fakturierung ein wichtiger Moment. Mit dem Stellen der Rechnung entsteht eine Forderung gegenüber deiner Kundin, auch wenn noch kein Geld geflossen ist. Fakturierung ist damit weit mehr als Papierkram: Sie ist der Startpunkt für deinen Zahlungseingang und deine Liquidität.
Was gehört auf eine Rechnung?
Eine saubere Rechnung beantwortet auf einen Blick: wer an wen, was, wann und für wie viel. Konkret gehören dein Name und deine Adresse darauf, Name und Adresse der Kundin, ein Rechnungsdatum, eine eindeutige Rechnungsnummer, eine klare Beschreibung der Leistung oder Ware, der Betrag und die Zahlungskonditionen.
Du musst das Rad dafür nicht neu erfinden. Am einfachsten startest du mit einer kostenlosen Rechnungsvorlage für die Schweiz, die alle nötigen Felder bereits enthält. So vergisst du keine Pflichtangabe und deine Rechnung sieht von Anfang an professionell aus.
Fakturierung und Mehrwertsteuer
Ob auf deiner Rechnung Mehrwertsteuer steht, hängt davon ab, ob du mehrwertsteuerpflichtig bist. Das bist du in der Regel ab einem Jahresumsatz von 100 000 Franken. Bist du nicht mehrwertsteuerpflichtig, weist du auf der Rechnung auch keine MWST aus, weder Satz noch Betrag.
Bist du hingegen mehrwertsteuerpflichtig, muss deine Rechnung zusätzliche Angaben enthalten. Dazu gehören deine MWST-Nummer (deine UID mit dem Zusatz MWST), der angewandte Steuersatz und der Steuerbetrag. Diese Rechnungsangaben sind in Art. 26 MWSTG geregelt. Sie sind auch für deine Kundin wichtig, denn nur mit einer korrekten Rechnung kann sie die darauf ausgewiesene Steuer als Vorsteuer geltend machen.
QR-Rechnung: der Schweizer Standard
In der Schweiz läuft die Zahlung heute über die QR-Rechnung. Sie hat den früheren roten und orangen Einzahlungsschein per 30. September 2022 vollständig abgelöst. Am unteren Rand der Rechnung befindet sich ein Zahlteil mit einem QR-Code, der alle Zahlungsinformationen enthält. Deine Kundin scannt den Code im E-Banking und die Zahlung ist mit allen Angaben bereits ausgefüllt.
Für dich als fakturierende Person heisst das: Deine Rechnung muss einen korrekten QR-Zahlteil enthalten, damit sie bequem bezahlt werden kann. Am schnellsten geht das mit einem Tool, das den Zahlteil automatisch erzeugt. Damit kannst du direkt eine QR-Rechnung erstellen, ohne dich um das technische Format kümmern zu müssen.
Von der Rechnung zum Zahlungseingang
Mit dem Fakturieren ist die Arbeit noch nicht ganz getan. Sobald du eine Rechnung stellst, entsteht eine offene Forderung gegenüber deiner Kundin, ein Debitor. Dieser steht so lange als Guthaben in deiner Buchhaltung, bis das Geld eingegangen ist.
Um schneller an dein Geld zu kommen, kannst du auf der Rechnung Zahlungskonditionen festlegen. Ein verbreitetes Mittel ist der Skonto, ein kleiner Abzug für rasche Zahlung. Bleibt eine Rechnung trotzdem offen, hilft konsequentes Mahnen, damit aus einer Forderung kein Verlust wird.
Wie wird eine Rechnung verbucht?
Führst du eine doppelte Buchhaltung, löst die Fakturierung eine Buchung aus. Stellst du einer Kundin 2400 Franken in Rechnung, buchst du «Forderungen aus Lieferungen und Leistungen an Dienstleistungsertrag 2400». Die Forderung nimmt im Soll zu, der Ertrag entsteht im Haben.
Wie dieser Buchungssatz genau zustande kommt und warum der Betrag einmal links und einmal rechts steht, erklären wir dir im Detail bei Soll und Haben. Bezahlt die Kundin später, folgt die zweite Buchung «Bank an Forderungen 2400» und die Forderung ist ausgeglichen.
Fakturierung in MILKEE
In MILKEE erstellst du deine Rechnungen direkt inklusive QR-Zahlteil und schickst sie deiner Kundin zu. Die passende Buchung entsteht dabei automatisch im Hintergrund, du musst also nicht separat fakturieren und dann noch einmal buchen.
MILKEE zeigt dir jederzeit, welche Rechnungen offen sind und welche bereits bezahlt wurden. Bleibt eine Rechnung liegen, unterstützt dich MILKEE beim Mahnen. Wenn du lieber von Hand startest, findest du bei uns auch eine kostenlose Rechnungsvorlage für die Schweiz zum Herunterladen.
Fazit
Fakturierung ist das Erstellen und Zustellen deiner Rechnungen und damit der Startpunkt für deinen Zahlungseingang. Eine saubere Rechnung enthält alle nötigen Angaben, bei MWST-Pflicht auch die Rechnungsangaben nach Art. 26 MWSTG, und in der Schweiz einen QR-Zahlteil.
Wer früh fakturiert, klare Zahlungskonditionen setzt und offene Forderungen im Blick behält, kommt schneller an sein Geld. Im Alltag nimmt dir MILKEE das Fakturieren und Verbuchen weitgehend ab, damit du dich auf dein Geschäft konzentrieren kannst.