Mit der einfachen Buchhaltung kannst du als Freelancer Zeit und Treuhänderkosten sparen. Oft reicht eine Excel-Vorlage, in der du alle deine Einnahmen und Ausgaben einträgst, um sie später Steuererklärung beizulegen. Ich zeige dir hier, wie du diese Vorlage ordnungsgemäss nutzt.
Allerdings hat Excel Schwächen – insbesondere wenn es darum geht, die Belege deinen Ausgaben zuzuweisen oder deine MWST zu berechnen. Deshalb zeige ich dir hier zusätzlich, wie du deine Buchhaltung unkompliziert in dem Buchhaltungstool MILKEE führst.
Doch bevor wir loslegen: Weisst du überhaupt, ob du dich für die einfache Buchhaltung qualifizierst oder ob sie für dich die sinnvollste Option ist? Lass uns das als erstes gemeinsam prüfen:
Ist die einfache Buchhaltung das richtige für mich?
Die einfache Buchhaltung ist bei vielen Selbstständigen beliebt. Aber nicht alle Freelancer dürfen diese Buchhaltungsmethode nutzen. Und selbst wenn du sie führen darfst, heisst das nicht automatisch, dass sie für dich die beste Wahl ist. Dazu gleich mehr.
Fangen wir aber erstmal mit den Grundlagen an:
Was genau ist die einfache Buchhaltung überhaupt?
Bei der einfachen Buchhaltung (auch Milchbüechli-Rechnung genannt) erfasst du nur die Einnahmen und die Ausgaben deines Geschäfts. Anders als bei der doppelten Buchhaltung brauchst du kein Eigenkapitalkonto, keine Bilanz, keine doppelten Einträge usw.
Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Jahresumsatz unter 500.000.- Franken sind von der Pflicht zur doppelten Buchhaltung befreit. Sie dürfen eine einfache Buchhaltung führen.
Kapitalgesellschaften (AG, GmbH) hingegen sind unabhängig vom Umsatz immer zur doppelten Buchhaltung verpflichtet.
Heisst:
Du bist für die einfache Buchhaltung qualifiziert, wenn du als Einzelunternehmer tätig bist und weniger als 500.000.- Franken Umsatz im Jahr machst.
Lohnt sich die einfache Buchhaltung, wenn du MWST-pflichtig bist?
Die Herausforderung hierbei: Du kassierst MWST von deinen Kunden und musst sie später an den Staat weiterleiten. Dabei musst du einen Überblick darüber behalten, was wirklich dein Umsatz war. Das macht die einfache Buchhaltung komplizierter. Manche Treuhänder empfehlen in diesem Fall, freiwillig zur doppelten Buchhaltung zu wechseln – oder eine Software wie MILKEE zu nutzen, die die MWST mitverwaltet.
Vor- und Nachteile der einfachen Buchhaltung
Vorteile
Nachteile
Weniger Zeitaufwand
Kann bei MWST-Pflicht aufwändiger werden als erwartet
Du brauchst kaum Buchhaltungskenntnisse
Nicht skalierbar – ab CHF 500’000 Umsatz wird die doppelte Buchführung Pflicht
Weniger Treuhänderkosten
Weniger Transparenz
Fazit: Die einfache Buchhaltung ist eine gute Wahl für dich, wenn…
Dein Jahresumsatz deutlich unter 500.000.- Franken liegt und du in absehbarer Zeit nicht in diese Nähe kommst.
Du keine Investoren oder Bankfinanzierungen benötigst, die eine detaillierte Bilanz erwarten, wofür eine doppelte Buchhaltung notwendig wäre.
Du keine komplexen Geschäftsabläufe hast, die in deiner Buchhaltung abgebildet werden müssen
Idealerweise machst du weniger als 100.000 Franken Umsatz und musst somit keine MWST zahlen.. Allerdings kannst du auch als MWST-pflichtiger die einfache Buchhaltung führen. Hier ist eine Grafik, die alles für dich nochmal zusammenfasst:
Du entscheidest dich für die einfache Buchhaltung? Dann bleib dran: Ich zeige dir jetzt Schritt für Schritt, wie du sie führst:
Wie führt man die einfache Buchhaltung? 2 konkrete Beispiele
Zuerst musst du dich entscheiden, welches Tool du benutzt. Du kannst dich zwischen diesen zwei Optionen entscheiden:
MILKEE – Buchhaltungstool für Freelancer (schneller, einfacher und geringere Fehleranfälligkeit)
Hier zeige ich dir deshalb zweimal, wie die einfache Buchhaltung abläuft – einmal in MILKEE und einmal in Excel. So kannst du besser entscheiden, welches Tool zu dir passt.
Einfache Buchhaltung in der Buchhaltungssoftware MILKEE führen
Hier zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du die einfache Buchhaltung in MILKEE führst:
Schritt 1: Einnahmen erfassen
Als Freelancer musst du alle deine Einnahmen in deiner Buchhaltung festhalten. Doch in MILKEE musst du das nicht manuell machen. Du kannst zum Beispiel einfach deine Rechnungen mit einem Klick als bezahlt markieren. Anschliessend trägt MILKEE die Einnahme rechtskonform in deine Buchhaltung ein.
Lass uns das nochmal schrittweise durchgehen:
1. Du erstellst und verschickst deine Rechnung in MILKEE – das ist übrigens ein grosser Vorteil gegenüber Excel, das dir keine professionell aussehenden Rechnungen mit QR-Codes erstellen kann.
2. Dein Kunde bezahlt deine Rechnung.
3. In MILKEE siehst du alle deine Rechnungen aufgelistet und kategorisiert nach z. B. “Überfällig”, “Versendet”, “Unbezahlt” usw.
4. Du klickst auf die entsprechende Rechnung und markierst sie als bezahlt:
Fertig: Sobald du die Rechnung als bezahlt markiert hast, trägt MILKEE die Einnahme automatisch in deine Buchhaltung ein, sodass du nichts weiter machen musst.
Schritt 2: Ausgaben erfassen
Jetzt geht es um das Erfassen deiner geschäftlichen Ausgaben. Nehmen wir an, du hast Büromaterial gekauft. Um diese Ausgaben festzuhalten, gehst du in MILKEE auf den Bereich “Buchung hinzufügen” und findest diese Oberfläche:
Hier musst du nur drei Sachen machen:
Den Betrag eingeben: Gib in dem Feld “Betrag” ein, wie viel Geld du ausgegeben hast.
Beleg hochladen: Lade die PDF-Datei deines Belegs hoch. Dieser Schritt ist wichtig, weil du laut Art. 958f OR verpflichtet bist, alle Buchungsbelege zehn Jahre lang aufzubewahren. Das ist ein grosser Vorteil gegenüber Excel, wo du PDFs nicht direkt dem entsprechenden Eintrag zuweisen kannst.
Aufwandskonto wählen: Suche aus, um was für eine Art von Ausgabe es sich handelt. Es gibt eine bereits fertige Drop-Down-Liste:
Das ist übrigens ein weiterer Vorteil von MILKEE gegenüber einer Excel-Vorlage: Du kannst später sehen, wohin deine Ausgaben fliessen. Und es kann auch passieren, dass das Steueramt eine Aufstellung deiner Ausgaben sehen möchte. In MILKEE generierst du anschliessend automatisch einen Bericht. Das ist möglich, weil das System ständig deine Ausgaben kategorisiert hat.
Fertig: Jetzt musst du nur auf “Buchung hinzufügen» klicken und du hast deine Ausgabe in deiner Buchhaltung eingetragen.
Alternativ: Verbinde dein Bankkonto mit MILKEE und automatisiere deine Buchungen
Bei MILKEE-Nutzern ist das ein beliebtes Feature, weil es Zeit spart.
Wenn du dein Bankkonto mit MILKEE verbindest, sieht eine KI deine Ausgaben und macht anschließend Buchungsvorschläge. Du musst dann nur den Vorschlag akzeptieren und den Beleg hochladen. Die Buchungsvorschläge der KI sind präzise und brauchen meistens keine Anpassung, weil sie sich an deinen vergangenen Buchungen orientieren.
So musst du kein Aufwandskonto wählen, manuell den Betrag eintippen, den Kunden auswählen usw. Mit nur 2-3 Klicks akzeptierst du den Buchungsvorschlag der KI, lädst den Beleg hoch und bist fertig.
Schritt 3: Jahresabschluss machen
Beim Jahresabschluss geht es darum, deine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung deiner Steuererklärung beizulegen. In MILKEE geht das ganz einfach:
Klicke bei deinem aktuellen Jahr auf “Abschliessen”. Anschliessend erhältst du eine PDF-Datei mit der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und allen Belegen. Dieses Dokument musst du anschliessend bei deiner Steuererklärung im Bereich “Einkommen aus selbstständiger Erwerbstätigkeit” beilegen.
Schritt 4: Mehrwertsteuer berechnen (nur wenn MWST-pflichtig)
Sobald du mehr als 100.000.- Franken pro Jahr verdienst, bist du MWST-pflichtig. In MILKEE musst du dann zuerst in den Einstellungen die MWST aktivieren:
Dann musst du dich entscheiden, ob du die Saldosteuersatzmethode oder die effektive Methode für die MWST-Abrechnung nutzt. MILKEE unterstützt beide Methoden.
Du weisst nicht, welche Methode für dich besser ist? Mein Artikel zur Mehrwertsteuer für Einzelfirmen wird dir weiterhelfen.
Sobald die Zeit für die MWST-Abrechnung gekommen ist, zeigt dir MILKEE, wie du das Formular der ESTV ausfüllen musst und wie viel MWST zu zahlen ist:
Du musst die Werte nur in das offizielle Formular copy-pasten, was mittlerweile sogar digital passiert:
Excel-Nutzer dagegen müssen ihre zu zahlende MWST selbst ausrechnen. Und bei Laien kann es zu Rechenfehlern kommen, weil diese Berechnungen manchmal komplex sind. Deshalb buchen viele Excel-Nutzer einen Treuhänder, der bis zu 200.- Franken kosten kann (fast so viel Geld wie ein Jahresabo bei MILKEE).
Im nächsten Abschnitt zeige ich dir, wie die einfache Buchhaltung in Excel funktioniert:
Einfache Buchhaltung mit Excel
Du musst nicht mit einem leeren Spreadsheet starten. Nimm stattdessen eine Vorlage:
Jetzt zeige ich dir, wie du in dieser Vorlage deine einfache Buchhaltung führst.
Einnahmen und Ausgaben erfassen
Es gibt zwei Tabellen: Eine für deine Einnahmen und die andere für deine Ausgaben. Du musst nur den Betrag, das Datum und einen Buchungstext eintippen. Wichtig: Prüfe immer, ob du keine Tippfehler gemacht hast.
Die grösste Herausforderung ist aber das Belegmanagement. Jede Ausgabe muss mit einem Beleg nachgewiesen werden. Du kannst hier leider nicht wie in MILKEE einfach eine Datei für jede einzelne Ausgabe hochladen.
Eine mögliche Lösung: Lade alle Belege in eine Cloud (z.B. Google Drive oder OneDrive) hoch und verlinke jeden Beleg direkt in deinem Spreadsheet – in einer separaten Spalte neben der Ausgabe. So kannst du bei Bedarf mit einem Klick den passenden Beleg öffnen.
Jahresabschluss
Für den Jahresabschluss musst du das Spreadsheet exportieren und bei der Steuererklärung unter “Einkommen aus selbstständiger Erwerbstätigkeit” hochladen.
MWST
Falls du MWST-pflichtig bist, musst du deine Excel-Vorlage anpassen. Denn du brauchst für jede Transaktion nicht nur den Gesamtbetrag, sondern auch den Nettobetrag und die MWST separat. Du könntest zusätzliche Spalten wie zum Beispiel «Brutto», «MWST-Betrag» und «Netto» beifügen.
Tipp: Ich empfehle dir Excel nur dann zu nutzen, wenn du die Saldosteuersatz-Methode verwendest. Denn die effektive Methode wäre meiner Meinung nach für Excel zu kompliziert. Bei der Saldosteuersatz-Methode multiplizierst du nur deine Bruttoeinnahmen mit deinem Saldosteuersatz. Doch bei der effektiven Methode gibt es mehrere MWST-Sätze, die du jeder Ausgabe und Einnahme individuell zuordnen musst.
Sobald du das Formular der ESTV ausfüllen musst, hilft dir Excel leider nicht mehr weiter. Wenn du an diesem Punkt nicht weiterkommst oder unsicher bist, wäre es sinnvoll, eine Treuhänderin zu buchen.
Vergleich: Einfache Buchhaltung mit MILKEE vs. mit Excel
Belegmanagement: In MILKEE lädst du deine Belege mit einem Klick hoch. Wenn du physische Belege hast, scannst du sie mit der MILKEE-App schnell ein. In Excel dagegen kannst du keine Belege direkt hochladen, weil es kein Dokumentenmanagementsystem ist.
Erstellung und Management von Rechnungen: In MILKEE machst du nicht nur Buchhaltung, sondern erstellst und versendest professionelle Rechnungen. So hast du eine praktische Übersicht, in der du siehst, welche Rechnungen noch nicht bezahlt wurden. Und sobald eine Rechnung bezahlt wurde, markierst du sie mit einem Klick als bezahlt und schon wird die Einnahme in deiner Buchhaltung eingetragen. Excel dagegen hilft dir nur bei der manuellen Eintragung von Einnahmen und Ausgaben.
Benutzerfreundlichkeit und Einfachheit: Wenn es darum geht, Einnahmen und Ausgaben einzutragen, sind sowohl Excel als auch MILKEE leicht zu bedienen. Aber bei der MWST kann es in Excel zu unübersichtlich werden.
Kosten: Wenn du eine Excel-Lizenz hast, sparst du dir das Geld für ein Buchhaltungstool. MILKEE dagegen kostet 24.90.- Franken pro Monat. Beachte aber auch, dass du als MILKEE-Nutzer nicht so abhängig von Treuhändern wie ein Excel-Nutzer sein wirst. Je nachdem, wie viel Treuhänderkosten du sparst, kannst du als MILKEE-Nutzer mehr Geld sparen. Ausserdem sparst du mit der Bankanbindung und den KI-Funktionen enorm viel Zeit, und Zeit ist ja bekanntlich Geld.
Skalierung: Excel ist keine langfristige Lösung. Denn sobald du mehr verdienst, kommt die MWST und später auch die doppelte Buchhaltung ins Spiel. MILKEE hingegen ist ein Tool, das mit dir mitwächst. Sobald es notwendig wird, kannst du in MILKEE sogar die doppelte Buchhaltung aktivieren. So musst du nicht dauernd nach einem neuen Tool suchen, sobald sich deine buchhalterischen Umstände ändern.
Alles nochmal in einem Video zusammengefasst:
Weitere Ressourcen über Buchhaltung für Freelancer
Keine Fachperson, aber selber seit einigen Jahren selbständig unterwegs. Da mir ein gutes Tool für die Buchhaltung und das Rechnungswesen meiner Einzelfirma gefehlt hat, hab ich MILKEE gegründet.
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