QR-Rechnung einfach erklärt
Die QR-Rechnung ist der Schweizer Standard für Rechnungen mit Zahlteil. Sie besteht aus der Rechnung selbst und einem Zahlteil mit Swiss QR Code, der alle Zahlungsinformationen maschinenlesbar enthält.
Sie hat per 30. September 2022 die orangen und roten Einzahlungsscheine vollständig ersetzt. Seither verarbeiten die Banken nur noch QR-Rechnungen.
Es gibt zwei Varianten: mit QR-Referenz und QR-IBAN für die automatische Zuordnung, oder mit normaler IBAN und ohne beziehungsweise mit Creditor Reference.
Der Zahlteil ist im Format fest vorgegeben. Er misst 210 mal 105 Millimeter, sitzt unten auf der Rechnung und muss ohne Hilfsmittel abtrennbar sein.
Die QR-Rechnung hat den orangen und roten Einzahlungsschein abgelöst, und zwar endgültig. Seit Ende September 2022 werden die alten Scheine von den Banken nicht mehr verarbeitet.
Für die meisten war die Umstellung unspektakulär, weil die Software sie erledigt hat. Interessant wird es erst, wenn man wissen will, warum es zwei Arten von IBAN gibt und wann welche Referenz erlaubt ist.
Schauen wir uns an, wie eine QR-Rechnung aufgebaut ist, welche Varianten es gibt, welche Angaben zwingend sind und welche Fehler beim Erstellen regelmässig passieren.
Was die QR-Rechnung ist
Die QR-Rechnung ist der Schweizer Standard für Rechnungen mit Zahlteil. Sie besteht aus zwei Teilen: der eigentlichen Rechnung mit Positionen und Beträgen und darunter dem Zahlteil mit dem Swiss QR Code.
Im QR-Code stecken sämtliche Zahlungsangaben in maschinenlesbarer Form: die Kontonummer, der Betrag, die Währung, die Angaben zu Empfängerin und Zahlender sowie eine allfällige Referenz und eine Mitteilung.
Der Zweck ist die Vermeidung von Tippfehlern. Wer den Code im E-Banking scannt, muss nichts mehr abschreiben, und auf deiner Seite lässt sich der Zahlungseingang automatisch der richtigen Rechnung zuordnen.
Eingeführt wurde sie im Jahr 2020, und seit dem 30. September 2022 ist sie obligatorisch. Die alten orangen und roten Einzahlungsscheine werden seither von keiner Bank mehr verarbeitet.
Der Aufbau des Zahlteils
Der Zahlteil ist im Detail vorgegeben, damit ihn jede Bank und jede Software gleich liest. Abweichungen vom Standard führen dazu, dass eine Rechnung nicht verarbeitet werden kann.
Er misst 210 mal 105 Millimeter und sitzt am unteren Rand der Rechnung. Links steht der Empfangsschein, rechts der Zahlteil mit dem QR-Code, der immer das Schweizerkreuz in der Mitte trägt.
Getrennt wird er von der Rechnung durch eine Trennlinie mit Scherensymbol. Eine Perforation ist empfohlen, zwingend ist sie nicht, solange sich der Zahlteil sauber abtrennen lässt.
Wird die Rechnung elektronisch versendet, was heute der Normalfall ist, entfällt die Frage der Perforation. Der Zahlteil bleibt aber Teil des PDF und behält sein Format.
Mit oder ohne Referenz
Hier liegt die einzige Entscheidung, die du beim Einrichten wirklich treffen musst. Es gibt zwei Varianten, und sie unterscheiden sich darin, wie die Zahlung bei dir ankommt.
Mit QR-Referenz | Ohne Referenz | |
Konto | QR-IBAN | Normale IBAN |
Referenz | 27-stellige QR-Referenz | Keine oder Creditor Reference |
Zuordnung | Automatisch | Von Hand oder über den Betrag |
Geeignet für | Viele Rechnungen, Abonnemente | Wenige Rechnungen, Einzelfälle |
Die Variante mit QR-Referenz funktioniert nur zusammen mit einer QR-IBAN. Diese beiden gehören zwingend zusammen und lassen sich nicht mischen.
Wer wenige Rechnungen stellt, kommt gut ohne Referenz aus. Wer monatlich dutzende verschickt, spart mit der Referenz jede Menge Zuordnungsarbeit, weil jede Zahlung eindeutig einer Rechnung zugewiesen wird und keine Zuordnung von Hand mehr nötig ist.
Welche Angaben zwingend sind
Der Standard unterscheidet zwischen Pflichtfeldern und optionalen Feldern. Fehlt ein Pflichtfeld, ist der Zahlteil ungültig und wird abgelehnt.
Konto: IBAN oder QR-IBAN der Empfängerin, zwingend ein Schweizer oder liechtensteinisches Konto.
Empfängerin: Name und Adresse, in strukturierter oder kombinierter Form.
Währung: Ausschliesslich Franken oder Euro, andere Währungen sind nicht zulässig.
Optional sind Betrag, Angaben zur zahlenden Person, Referenz und eine unstrukturierte Mitteilung. Fehlt der Betrag, kann ihn die zahlende Person selbst eintragen.
Davon zu unterscheiden sind die Angaben, die das Mehrwertsteuerrecht und das Obligationenrecht für die Rechnung selbst verlangen. Der Zahlteil ersetzt diese nicht, er ergänzt sie nur.
Was der Standard nicht regelt
Die QR-Rechnung regelt ausschliesslich den Zahlteil. Wie die Rechnung darüber aussieht, welche Positionen sie enthält und wie du sie gestaltest, bleibt dir überlassen.
Das führt zu einem verbreiteten Missverständnis: Eine korrekte QR-Rechnung ist nicht automatisch eine korrekte Rechnung. Die Anforderungen aus dem Mehrwertsteuerrecht, etwa die Angabe der MWST-Nummer und des Steuersatzes, gelten unverändert weiter.
Ebenfalls nicht geregelt ist die Zahlungsfrist. Sie steht im oberen Teil der Rechnung und ergibt sich aus deinen Bedingungen, nicht aus dem Standard.
Was oft falsch gemacht wird
Der häufigste Fehler ist die Kombination aus normaler IBAN und QR-Referenz. Beides zusammen ist nicht zulässig, die Rechnung wird von der Bank zurückgewiesen.
Der zweite ist der veränderte Zahlteil. Wer das Layout anpasst, Schriftgrössen ändert oder den Code verkleinert, riskiert, dass er nicht mehr gelesen wird. Der Standard lässt hier bewusst keinen Spielraum.
Der dritte betrifft die Adresse. Seit der aktuellen Version des Standards ist die strukturierte Adresse mit getrennten Feldern für Strasse, Nummer, Postleitzahl und Ort vorgeschrieben. Wer noch eine zusammengeschriebene Adresszeile verwendet, produziert Zahlteile, die zunehmend abgelehnt werden.
Und schliesslich: Der QR-Code ist kein Ersatz für eine vollständige Rechnung. Angaben wie Leistungsbeschrieb, Datum und Mehrwertsteuer gehören weiterhin in den oberen Teil, sonst kann deine Kundschaft die Vorsteuer nicht abziehen.
Die QR-Rechnung in MILKEE
Der Zahlteil entsteht beim Erstellen der Rechnung automatisch, samt korrektem QR-Code und den richtigen Feldern. Du musst einmal hinterlegen, ob du mit oder ohne Referenz arbeitest.
Wenn du deine Fakturierung in MILKEE machst, wird die Rechnung samt Zahlteil als PDF erzeugt und kann direkt versendet werden. Der Zahlungseingang lässt sich danach über die Referenz automatisch zuordnen.
Wer nur gelegentlich eine QR-Rechnung braucht, kann auch den kostenlosen QR-Rechnung-Generator verwenden. Er erzeugt einen normkonformen Zahlteil, ohne dass du ein Konto brauchst, und eignet sich gut für einmalige Forderungen oder Vereinsbeiträge.
Fazit
Die QR-Rechnung ist seit 2022 der einzige zulässige Zahlteil in der Schweiz. Sie besteht aus Empfangsschein und Zahlteil mit Swiss QR Code und existiert in zwei Varianten.
Für mich ist die wichtigste Entscheidung die zwischen mit und ohne Referenz. Wer viele Rechnungen stellt, gewinnt mit der QR-Referenz einen halben Arbeitstag pro Monat zurück.