Rechnungsstellung gehört zum Alltag von Selbständigen und Unternehmen. Doch es gibt einige Fehler, die dich nicht nur Zeit, sondern im schlimmsten Fall auch Geld kosten können. Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen können zu Verzögerungen bei Zahlungen oder gar steuerlichen Problemen führen. Um das zu vermeiden, haben wir dir die wichtigsten Do’s and Dont’s für die korrekte Rechnungsstellung nach Schweizer Standard zusammengetragen.
Für eilige Leser: Die wichtigsten Pflichtangaben für die korrekte Rechnungsstellung findest du gleich im ersten Abschnitt. Sind alle Punkte aus dieser Liste auf deiner Rechnung zu finden, erfüllst du die formellen Anforderungen und bist auf der sicheren Seite.
Fehler Nr. 1: Fehlende Pflichtangaben
Jede Rechnung muss bestimmte Informationen enthalten, damit sie rechtlich gültig ist. Die folgenden Angaben musst du auf jeden Fall einbauen:
- Dein Name und Adresse sowie die deiner Kund:innen
- Das Rechnungsdatum
- Datum der Leistungserbringung (falls nicht mit dem Rechnungsdatum identisch)
- Eine klare Beschreibung der erbrachten Leistung
- Der Gesamtbetrag und die Währung
- Der Mehrwertsteuersatz und deine MWST-Nummer(falls du mehrwertsteuerpflichtig bist)
- Deine Zahlungsinformationen (Bankverbindung, QR-Code)
- Die Zahlungsfrist
- Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
Hier sind Rechnungstools sehr praktisch, die die benötigten Angaben automatisch ausfüllen und anpassen (z.B. die Rechnungsnummer automatisch fortzählen).
Fehler Nr. 2: Falsche Mehrwertsteuerangaben
Diesen Punkt findest du auch unter 1., doch weil er auf keinen Fall untergehen darf, erwähne ich ihn nochmal separat: Wenn du mehrwertsteuerpflichtig bist, musst du bei der Rechnungsstellung den angewandten Mehrwertsteuersatz (z.B. Zuzüglich 8,1% MWST) angeben.
Wie du als Einzelfirma Mehrwertsteuer abrechnen kannst, erklären wir dir in diesem Blogartikel.
Fehler Nr. 3: Unklare Leistungsbeschreibung
Wenn auf deiner Rechnung einfach nur «Dienstleistung» oder «Lieferung» steht, führt das oft zu Missverständnissen. Gib stattdessen genau an, was du geliefert oder geleistet hast, inklusive Mengen, Stundenaufwand oder Stückpreisen. Eine präzise Beschreibung erleichtert es deinen Kund:innen, die Rechnung schneller zu prüfen und zu bezahlen. Vor allem, wenn man mehrere Rechnungen an dieselbe Kundin stellt, ist das unverzichtbar.
Fehler Nr. 4 Fehler bei der Rechnungsnummer
Jede Rechnung braucht eine einzigartige und fortlaufende Rechnungsnummer. Falls du doppelte oder nicht nachvollziehbare Rechnungsnummern vergibst, kann das für Chaos in deiner Buchhaltung sorgen. Leg dir also gleich von Anfang an ein strukturiertes System an, wie beispielsweise «2025-001, 2025-002». Das hilft, den Überblick zu behalten. Besonders bei einer Steuerprüfung kann eine inkonsistente Nummerierung bei der Rechnungsstellung zu Schwierigkeiten führen.
Fehler Nr. 5: Fehlende Zahlungsbedingungen
Ganz wichtig: auf deiner Rechnung musst du unbedingt eine Zahlungsfrist angeben. Formulierungen wie «Zahlbar innerhalb von 14 Tagen» oder «Fällig bis zum 15.03.2025» helfen, Unklarheiten zu vermeiden. Sollte es zu einem Zahlungsverzug kommen, hast du so ein konkretes Datum, auf das du dich beziehen kannst. Das ist gerade für Mahngebühren und Verzugszinsen relevant.
Fehler Nr. 6: Rechnungen nicht rechtzeitig versenden
Ist natürlich klar – je später du deine Rechnungen versendest, desto später bekommst du dein Geld. Vor allem bei langfristigen Projekten und wiederkehrenden Aufträgen ist es wichtig, regelmässig abzurechnen. Wenn du dir also eine klare Abrechnungsstruktur einrichtest, gibt es kein Chaos und auch weniger Zahlungsverzögerungen.
Bei vielen Aufträgen wäre es zum Beispiel eine Möglichkeit, dir ein fixes Datum im Monat für die Rechnungsstellung zu reservieren. Noch effizienter ist es aber sicherlich, wenn du die Rechnung direkt nach erbrachter Leistung schreibst. Das geht mit einem automatisierten Rechnungstool wie MILKEE in wenigen Sekunden – und dann hast du alles Wichtige mit ein paar Klicks erledigt.
Fehler Nr. 7: Keine Archivierung der Rechnungen
In der Schweiz gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Das ist durch das Obligationenrecht (OR) und die Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV) klar geregelt. Falls du dich nicht daran hältst, kann das bei einer Prüfung zu Problemen führen.
Selbstverständlich kannst du deine Rechnungen auch digital aufbewahren. Dafür musst du gewährleisten, dass die Dokumente im gesamten Zeitraum der 10 Jahre lesbar gemacht werden können. Mach dir also auch hier Gedanken zu der für dich passenden Software, dann bist du auf der sicheren Seite.
Genauer kannst du das auch nochmal hier in den Richtlinien für elektronische Aufbewahrung deiner Dokumente nachlesen.
Fehler Nr. 8: Unprofessionelles Layout
Eine unübersichtliche Rechnung macht keinen guten Eindruck bei denen Kund:innen. Verwende ein standardisiertes Layout oder ein Buchhaltungstool, das deine Rechnungsstellung professionell umsetzt. Baue dein Logo ein, verwende auch die Farben deiner Marke dezent und achte auf Rechtschreibfehler. Denn eine Rechnung ist auch ein Aushängeschild deines Unternehmens.
Falls du dich damit noch in den Anfängen befindest, haben wir hier eine kostenlose Rechnungsvorlage für dich zum Download bereit gestellt.
Rechnungsstellung optimieren und Fehler vermeiden
Eine korrekte Rechnungsstellung ist weit mehr als eine lästige Pflicht – sie ist ein entscheidender Faktor für den reibungslosen Ablauf deines Geschäfts. Fehlerhafte Rechnungen können nicht nur Zahlungsverzögerungen verursachen, sondern auch steuerliche und rechtliche Probleme bedeuten. Fehlende Pflichtangaben oder unklare Zahlungsbedingungen sind klassische Stolpersteine, du du aber mit diesen Tipps in Zukunft leicht vermeiden kannst.
Und seien wir ehrlich – lieber machst du dir einmal die Mühe, einen ordentlichen und professionelle Rechnungsprozess zu etablieren anstatt später ständig wegen Kleinigkeiten damit beschäftigt zu sein, oder? Mit den richtigen Infos und Tools hinterlässt du einen guten Eindruck bei deinen Kund:innen und stärkst auch an dieser Stelle das Vertrauen in deine Kompetenz. Und wenn dadurch deine Rechnungen eher bezahlt werden, ist das doch auch nicht so schlecht. 🙂
Alles rund um Rechnungsstellung
Nun kennst du die 8 häufigsten Fehler in der Rechnungsstellung und wie du sie vermeiden kannst.
Wir haben noch viel mehr Tipps für dich auf Lager, wenn es um die Rechnungsstellung geht.
Zum Beispiel eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Rechnung schreiben.
Spezielle Infos zum Thema QR-Rechnung erstellen gibt es hier.
Und auch fürs Teilrechnung erstellen gibt es einen spannenden Artikel.
Und zu guter Letzt wird es dich sicherlich interessieren, wie du deinen Rechnungsprozess bist auf wenige Klicks automatisieren kannst. Dafür kannst du einfach kostenlos und unverbindlich den Testzeitraum der MILKEE-Buchhaltungssoftware nutzen und alle Funktionen mal durchprobieren. Und bei weiteren Fragen ist unser Support-Team natürlich jederzeit gerne für dich da!
Nicolas
Keine Fachperson, aber selber seit einigen Jahren selbständig unterwegs. Da mir ein gutes Tool für die Buchhaltung und das Rechnungswesen meiner Einzelfirma gefehlt hat, hab ich MILKEE gegründet.
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