Die doppelte Buchhaltung hat schon manch einem die Haare gekostet. Besonders Selbständigen und kleinen GmbHs ist das Thema doppelte Buchhaltung oft ein Dorn im Auge, weil es auf den ersten Blick ganz schön kompliziert wirkt. Deshalb widme ich mich in diesem Artikel dem Thema: Doppelte Buchhaltung einfach erklärt. In der Hoffnung, dass du danach den Grossteil deiner Buchhaltung selber führen kannst.
Zuerst aber ein kleiner Disclaimer: Ich bin kein Treuhänder, ich bin selber Selbständig und hab die Buchhaltungssoftware MILKEE entwickelt. Daher musste ich mich intensiv mit dem Thema beschäftigen und konnte mir einiges an Wissen aneignen. Wenn du dir also unsicher bist oder konkrete Fragen auf deine Situation bezogen hast, kontaktiere eine Treuhänderin.
Dass ich kein Treuhänder bin, ist in unserem Fall aber ein Vorteil. Denn viele Artikel und Hilfestellungen, die man in Büchern und im Internet finden, sind sehr theoretisch und überhaupt nicht praxisbezogen.
Das machen wir heute anders. Unser Ziel ist es, dass du am Ende dieses Artikels 90% deiner Buchhaltung selbständig führen kannst. Denn das es ist wirklich kein Hexenwerk.
Lass uns starten!
Was ist die doppelte Buchhaltung?
In der Schweiz gibt es zwei Arten, eine Buchhaltung zu führen. Die doppelte Buchhaltung und die vereinfachte Buchhaltung. Bei der einfachen Buchhaltung (auch Milchbüechli-Rechnung genannt) musst du nur deine Einnahmen und Ausgaben aufschreiben. Das ist wirklich sehr simpel.
Bei der doppelten Buchhaltung hingegen musst du immer zwei Konten angeben: Das Soll-Konto und das Haben-Konto. Du verbuchst jede Buchung also auf zwei Konten, daher auch der Namen «doppelte» Buchhaltung. Wenn das mit diesem Soll und Haben jetzt schon wieder ungute Gefühle bei dir aufkommen lässt: keine Sorge! Wir klären das nachher gleich auf.
Wenn du von der einfachen Buchhaltung kommst musst du dir das so vorstellen: Du erfasst ganz normal deine Einnahmen und Ausgaben in deiner Excel-Liste. Unkategorisiert und ohne Zuweisung an ein Bankkonto.
Irgendwann wird dir das aber zu unübersichtlich und du willst besser verstehen, wohin dein Geld eigentlich fliesst. Daher gibst du jetzt neu bei jeder Buchung eine Kategorie an, für was die Ausgabe genau war. Zum Beispiel für Werbung, für IT-Abos, für dein Geschäftsfahrzeug usw.
Einige Monate eröffnest du noch ein zweites Bankkonto und willst jetzt wissen, welche Buchung über welches Bankkonto gelaufen ist. Daher führst du in deinem Excel eine weitere Spalte ein, die dich das Bankkonto auswählen lässt.
In dem Moment führst du eigentlich schon eine doppelte Buchhaltung, weil du ein Soll und Haben-Konto angegeben hast (Bankkonto und ein Aufwandskonto für die Kategorisierung der Ausgaben).
Genau gleich funktioniert das in der doppelten Buchhaltung, einfach sind da die Begriffe komplizierter und abstrakter. Aber behalte dir dieses Bild bitte im Hinterkopf für den weiteren Verlauf dieses Artikels.
Wer muss eine doppelte Buchhaltung führen?
In folgenden Fällen musst du eine doppelte Buchhaltung führen:
Du bist selbständig (also Einzelfirmen oder Kollektivgesellschaft) und machst mehr als CHF 500’000 Umsatz pro Jahr
Du hast eine GmbH, AG oder sonst eine juristische Person.
Unter Umständen kann es auch sein, dass du als selbständigerwerbende Person mit weniger als 500’000 Franken Umsatz im Jahr vom Steueramt aufgefordert wirst, eine doppelte Buchhaltung zu führen. Dies kann der Fall sein, wenn deine einfache Buchhaltung zu intransparent wird und nicht die Gesamtheit deiner Einzelfirma darstellen kann.
Im Zweifelsfall würde ich auch hier mit einer Fachperson Rücksprache halten.
Die doppelte Buchhaltung einfach erklärt
Aber kommen wir zum eigentlichen Thema, wie du eine doppelte Buchhaltung führen kannst.
Was du zu Beginn verstehen musst: bei einer doppelten Buchhaltung gibt es immer zwei Konten, die du angeben musst (Soll und Haben). Dabei handelt es sich aber nicht nur um Bankkonten. Das sind in dem Sinne fiktive Konten und helfen, deine Finanzen genauestens zu unterteilen.
Von diesen Konten gibt es grundsätzlich 5 verschiedene Typen. Aktiven, Passiven, Ertragskonten, Aufwandskonten, Bilanzkonten.
Die schauen wir uns jetzt kurz an.
Die 5 Kontentypen
Aktiven Bei den Aktiven sind alle deine Vermögenswerte aufgelistet. Hier sind zum Beispiel deine geschäftlichen Bankkonten oder (falls du das hast), deine Barkasse aufgeführt. Aber auch Sachanlagen wie dein Geschäftsfahrzeug fallen unter die Aktiven. Die Aktiven klären also die Frage: Wo ist das Geld meiner Firma eingesetzt?
Passiven Den Aktiven stehen die Passiven gegenüber. Während bei den Aktiven zu sehen ist, wo das Geld deiner Firma aktuell eingesetzt ist, siehst du bei den Passiven, wem das Geld gehört. Unter die Aktiven fallen beispielsweise dein Stammkapital, deine Schulden an die Mehrwertsteuer oder dein Gewinn / Verlust.
Aufwandskonten Die Aufwandskonten kategorisieren die Ausgaben deiner Firma. Sie klären also die Frage, wohin das Geld deiner Firma fliesst. Ein Aufwandskonto kann z.B. sein: Werbeaufwand für Marketingausgaben, Informatikaufwand für deine IT-Infrastruktur oder Lohnaufwand für die Löhne deiner Angestellten.
Ertragskonten Die Ertragskonten stehen den Aufwandskonten gegenüber und zeigen auf, woher dein Umsatz kommt. In den meisten Fällen ist das Entweder Dienstleistungsertrag, Produktionserlös oder Handelsertrag. Die Ertragskonten klären also die Frage: woher kommt mein Umsatz?
Bilanzkonten / Hilfskonten Die letzte Kontenkategorie bietet gewisse Hilfskonten. Diese braucht man z.B. für die Gewinn / Verlustverbuchung oder für die Eröffnungsbuchungen, wenn du deine Firma gründest oder die Buchhaltungssoftware wechselst. Diese Kategorie wird für Buchungen verwendet, die keinen Einfluss auf deine Erfolgsrechnungen haben sollte, aber trotzdem die Werte in deiner Bilanz verändert.
Hier nochmals eine Zusammenfassung der 5 Kontentypen:
Doppelte Buchhaltung einfach erklärt: Die 5 Kontentypen
Jetzt kennen wir einen der wichtigsten Grundsteine der Buchhaltung, die 5 Kontentypen. Schauen wir uns jetzt noch das Soll und Haben an und was das bedeutet.
Ich weiss bis heute nicht, wieso das Soll und Haben heisst, wo es doch viel bessere Beschreibungen gibt. Im Englischen heisst das Sollkonto z.B. Debit Account und das Haben Konto Credit Account, was schon ein wenig mehr Sinn macht und nicht komplett aus dem Kontext gerissen wurde.
Was jedoch fast wichtiger ist, ist die Verwendung der beiden Begriffe. Wenn du deine Buchhaltung führst, hast du in der Buchhaltungssoftware immer diese beiden Eingabefelder: Soll und Haben. Dabei ist Haben immer auf der rechten Seite und Soll immer auf der linken Seite.
Jetzt ist nur noch die Frage, welches Konto in welches Feld kommt. Ich merk mir das immer so: Das Geld kommt immer vom Haben Konto und ich «überweise» es auf das Soll Konto.
Doppelte Buchhaltung einfach erklärt: Soll und Haben
Lass uns die wichtigsten Buchungen anschauen, dass du das Prinzip besser verstehst.
Die wichtigsten Buchungen in der doppelten Buchhaltung
Wie verbuche ich eine Einnahme in der doppelten Buchhaltung?
Bei Einnahmen ist das Bankkonto immer im Soll und das Ertragskonto immer im Haben. Grundsätzlich gilt immer: Wenn Geld auf dein Konto kommt, ist das Bankkonto im Soll.
Wie verbuche ich eine Ausgabe in der doppelten Buchhaltung?
Bei Ausgaben ist das Bankkonto immer im Haben. Immer wenn Geld von deinem Bankkonto wegfliesst, ist das Bankkonto im Haben.
Aktivtausch / Kontoübertrag
Dieses Prinzip gilt jetzt auch für einen Aktivtausch. Ein Aktivtausch ist z.B. ein Kontoübertrag zwischen zwei Bankkonten. Das Geld bleibt in den Aktiven (ist also keine effektive Ausgabe), fliesst aber zwischen zwei Konten umher.
Angenommen ist habe einen Bargeldbestand und gehe auf die Bank, um das Bargeld auf mein Geschäftskonto einzuzahlen. Deine Firma hat dadurch ja nicht mehr Geld, trotzdem musst du das in der Buchhaltung irgendwie erfassen, damit die Kontostände auf der Bilanz wieder stimmen.
Doppelte Buchhaltung einfach erklärt: Aktivtausch
Dafür machst du eine neue Buchung und setzt dein Bargeldkonto ins Haben (das Geld fliesst dort weg) und dein Bankkonto ins Soll (das Geld fliesst dort hinein).
Doppelte Buchhaltung einfach erklärt: Der Passivtausch
Ein Passivtausch bedeutet, dass sich zwei Passivkonten (also Konten auf der Passivseite der Bilanz) verändern, die Bilanzsumme aber gleich bleibt. Ein Passivkonto nimmt zu, das andere nimmt ab.
Beispiel: Ein Unternehmen löst eine langfristige Schuld ab und nimmt dafür ein kurzfristiges Darlehen auf. Das Konto Kurzfristige Verbindlichkeiten wird im Soll erhöht. Das Konto Langfristige Verbindlichkeiten wird im Haben reduziert.
Beide Konten liegen auf der Passivseite. Die Bilanzsumme bleibt unverändert.
Bei einer Aktiv-Passiv-Minderung verringern sich ein Aktivkonto und ein Passivkonto gleichzeitig. Dadurch sinkt die Bilanzsumme.
Beispiel: Ein Unternehmen bezahlt eine offene Rechnung per Banküberweisung.
Das Konto Verbindlichkeiten (Passivkonto) wird im Soll reduziert.
Das Konto Bank (Aktivkonto) wird im Haben reduziert.
Das Unternehmen hat weniger Schulden und weniger Geld. Die Bilanzsumme wird kleiner.
Bilanz und Erfolgsrechnung erklärt
Jetzt, wo du weisst, wie man Buchungen macht, schauen wir uns noch kurz an, was eigentlich mit all diesen Zahlen passiert – nämlich in der Bilanz und in der Erfolgsrechnung.
Die Bilanz zeigt dir den aktuellen Stand deiner Firma – also was du hast und was du schuldest. Auf der linken Seite (in der Praxis meist im oberen Teil des Dokuments) stehen deine Aktiven (z. B. Bankkonto, Bargeld, Fahrzeug), also dein Vermögen. Auf der rechten Seite (in der Praxis meist im unteren Teil) findest du die Passiven, also wer dir das Geld zur Verfügung gestellt hat – du selbst (Eigenkapital) oder jemand anderes (z. B. Kredite oder Lieferanten). Man kann sich die Bilanz wie ein Foto vorstellen: Sie zeigt, wie gesund deine Firma heute finanziell dasteht.
Die Erfolgsrechnung (auch Gewinn- und Verlustrechnung) funktioniert dagegen eher wie ein Video. Sie zeigt dir, was während eines bestimmten Zeitraums passiert ist – also deine Einnahmen (Erträge) und Ausgaben (Aufwände). Am Ende siehst du, ob du Gewinn oder Verlust gemacht hast.
Zusammengefasst: Die Bilanz zeigt dein Vermögen und deine Schulden. Die Erfolgsrechnung zeigt deinen Erfolg oder Misserfolg über eine bestimmte Zeit.
Beides zusammen ergibt das vollständige Bild deiner Firma – verständlich, logisch und gar nicht so kompliziert, wie es zuerst wirkt.
Wir haben hier noch einen Artikel geschrieben, der das Zusammenspiel von Bilanz und Erfolgsrechnung genauer erklärt: Bilanz und Erfolgsrechnung erklärt
Fazit
Im Endeffekt ist ein Grossteil der doppelten Buchhaltung sehr sehr simpel. Auch hier sind die meisten Buchungen Ausgaben und Einnahmen und eventuell mal ein Kontoübertrag. Natürlich gibt es noch zahlreiche andere Buchungsfälle (z.B. Gewinn / Verlustverbuchung). Aber meist brauchst du da so oder so professionelle Unterstützung. Besonders zu Beginn, wenn du noch keine Erfahrungswerte hast, lohnt es sich, da Hilfe zu holen.
Nicolas
Keine Fachperson, aber selber seit einigen Jahren selbständig unterwegs. Da mir ein gutes Tool für die Buchhaltung und das Rechnungswesen meiner Einzelfirma gefehlt hat, hab ich MILKEE gegründet.
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