Kostenlose Rechnungsvorlage Schweiz

Wann musst du eine Rechnung stellen?

Sobald du als Selbstständige oder Selbstständiger eine Leistung erbringst oder ein Produkt verkaufst, stellst du dafür eine Rechnung. Sie ist dein Zahlungsbeleg und gleichzeitig die Grundlage für deine Buchhaltung – jede gestellte Rechnung ist eine Einnahme, die du dokumentieren musst.

Eine Rechnung solltest du zeitnah nach der Leistung ausstellen. Je schneller die Rechnung bei der Kundschaft ist, desto schneller wirst du bezahlt. Mit unserer kostenlosen Vorlage hast du in wenigen Minuten eine saubere, professionelle Rechnung – ganz ohne Vorwissen.

Was muss auf eine Rechnung in der Schweiz?

Damit deine Rechnung rechtsgültig ist und deine Kundschaft sie problemlos bezahlen (und verbuchen) kann, gehören bestimmte Pflichtangaben darauf. Achte auf diese Punkte:

• Name und Adresse deines Unternehmens (Absender)

• Name und Adresse der Empfängerin oder des Empfängers

• Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer

• Rechnungsdatum

• Beschreibung der Leistung oder Ware

• Menge und Einzelpreis pro Position

• Gesamtbetrag in CHF

• Zahlungsbedingungen und Zahlungsfrist

• Bei MwSt-Pflicht: UID-Nummer sowie MwSt-Satz und -Betrag

Bevor du eine Rechnung stellst, lohnt sich oft eine Offerte. Und die gestellten Rechnungen fliessen später direkt in deine Buchhaltung ein.

Die QR-Rechnung: das musst du wissen

Seit dem 30. September 2022 gibt es in der Schweiz nur noch die QR-Rechnung. Der rote und der orange Einzahlungsschein wurden abgelöst. Die QR-Rechnung enthält alle Zahlungsinformationen in einem QR-Code, den deine Kundschaft einfach mit der Banking-App einscannt.

Wichtig zu wissen: Mit einer reinen Excel- oder Word-Vorlage kannst du keinen gültigen QR-Zahlteil erzeugen. Dafür brauchst du einen QR-Generator oder eine Software. Für eine einfache Rechnung mit deinen Zahlungsangaben (IBAN) reicht die Vorlage aber völlig aus.

Einen kostenlosen QR-Zahlteil erstellst du zum Beispiel direkt im E-Banking deiner Bank. Wenn du regelmässig Rechnungen stellst, ist eine Lösung, die den QR-Code automatisch erzeugt, deutlich bequemer.

Mehrwertsteuer auf der Rechnung ausweisen

MwSt-pflichtig wirst du in der Schweiz ab einem Jahresumsatz von CHF 100’000. Dann brauchst du eine UID-Nummer (CHE-...) und musst die MwSt auf der Rechnung separat ausweisen:

• Normalsatz: 8.1 %

• Reduzierter Satz (z. B. Lebensmittel, Bücher): 2.6 %

• Sondersatz Beherbergung: 3.8 %

Rechnung ohne MwSt schreiben

Liegst du unter CHF 100’000 Umsatz, bist du nicht MwSt-pflichtig und weist auf der Rechnung keine MwSt aus. Ein kurzer Hinweis wie «nicht MwSt-pflichtig» ist freiwillig, schafft aber Klarheit bei deiner Kundschaft.

Zahlungsfrist und Rechnungsnummer richtig setzen

In der Schweiz ist eine Zahlungsfrist von 30 Tagen üblich. Du kannst aber auch eine kürzere Frist wählen, etwa «zahlbar innert 10 Tagen». Gib die Frist immer klar an – ohne Angabe entstehen schnell Missverständnisse und die Zahlung verzögert sich.

Jede Rechnung braucht eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer – zum Beispiel 2026-001, 2026-002 und so weiter. Wichtig ist, dass keine Nummer doppelt vorkommt und keine Lücken entstehen. Das ist nicht nur für dich übersichtlich, sondern auch bei einer Steuerprüfung entscheidend.

Was tun, wenn die Rechnung nicht bezahlt wird?

Zahlt deine Kundschaft nicht innert der vereinbarten Frist, gehst du am besten in mehreren Schritten vor:

• Freundliche Zahlungserinnerung: Oft ist eine Rechnung schlicht untergegangen. Eine kurze, freundliche Erinnerung wirkt meist Wunder.

• 1. Mahnung: Bleibt die Zahlung aus, folgt eine formelle Mahnung mit neuer Frist.

• 2. und 3. Mahnung: Weitere Mahnungen erhöhen den Druck; ab der zweiten kannst du Mahngebühren verlangen.

• Betreibung: Als letzter Schritt bleibt die Betreibung über das zuständige Betreibungsamt.

Tipp: Mit einer klaren Zahlungsfrist und einer sauberen Rechnung beugst du vielen Zahlungsverzögerungen von vornherein vor.

Rechnung als PDF versenden

Verschicke deine Rechnung immer als PDF, nie als bearbeitbare Excel- oder Word-Datei. So kann niemand die Angaben versehentlich verändern und die Rechnung sieht bei jeder Empfängerin gleich aus.

In Excel speicherst du die fertige Rechnung einfach über «Speichern unter» oder «Exportieren» als PDF. Benenne die Datei nachvollziehbar, zum Beispiel «Rechnung_2026-001_Kundenname.pdf». Bewahre von jeder Rechnung eine Kopie auf – die gesetzliche Aufbewahrungspflicht beträgt 10 Jahre.

Häufige Fehler beim Rechnung schreiben

• Fehlende Rechnungsnummer: Ohne eindeutige Nummer lässt sich die Rechnung nicht sauber zuordnen.

• Ungenaue Leistungsbeschreibung: «Diverse Arbeiten» reicht nicht. Beschreibe konkret, was du geleistet hast.

• Falsche oder fehlende IBAN: Prüfe deine Zahlungsangaben genau – ein Tippfehler verzögert die Zahlung.

• MwSt falsch ausgewiesen: Weise MwSt nur aus, wenn du wirklich pflichtig bist – und dann korrekt mit UID-Nummer.

• Keine Zahlungsfrist: Ohne Frist weiss die Kundschaft nicht, bis wann sie zahlen soll.

Wo die Excel-Vorlage an ihre Grenzen stösst

Für die erste Rechnung ist eine Excel-Vorlage ideal. Sobald du regelmässig Rechnungen stellst, wird das manuelle Ausfüllen aber mühsam – und fehleranfällig. Dieser Vergleich zeigt, wo die Vorlage an Grenzen stösst: