Lohnnebenkosten einfach erklärt
Lohnnebenkosten sind alle Kosten, die zusätzlich zum Bruttolohn anfallen, damit jemand bei dir arbeiten kann. Sie erscheinen nicht auf der Lohnabrechnung, weil sie die Arbeitgeberin allein trägt.
Dazu gehören die Arbeitgeberanteile an AHV, IV und EO sowie an der Arbeitslosenversicherung, die Berufsunfallversicherung, der Arbeitgeberanteil an der Pensionskasse und die Familienausgleichskasse.
Verwendet werden sie in der Kalkulation: Für Stundensätze, Offerten und Budgets zählt nicht der Bruttolohn, sondern die vollen Lohnkosten.
Als Faustregel liegen sie bei 12 bis 20 Prozent des Bruttolohns. Die Spanne kommt fast vollständig von der Pensionskasse, deren Beitrag mit dem Alter der Mitarbeitenden steigt.
Die erste Anstellung ist für die meisten kleinen Firmen ein Sprung ins kalte Wasser. Nicht wegen des Lohns, den kann man ausrechnen, sondern wegen allem, was daran hängt.
Ich habe damals mit dem Bruttolohn kalkuliert und gedacht, damit sei die Sache erledigt. Sie war es nicht: Auf jeden Franken Lohn kommen in der Schweiz gut zwölf bis zwanzig Prozent obendrauf, die nie auf einer Lohnabrechnung erscheinen.
Schauen wir uns an, welche Positionen dazugehören, warum die Spanne so breit ist und mit welchem Zuschlag du in der Offerte rechnen solltest.
Was sind Lohnnebenkosten?
Lohnnebenkosten sind alles, was du zusätzlich zum vereinbarten Bruttolohn bezahlst, damit jemand bei dir angestellt sein kann. Sie sind der unsichtbare Teil der Personalkosten.
Unsichtbar deshalb, weil sie auf keiner Lohnabrechnung stehen. Die Abrechnung zeigt nur, was den Mitarbeitenden abgezogen wird. Deine eigene Seite taucht dort nicht auf, obwohl sie ungefähr gleich hoch ist.
Der Begriff wird manchmal weiter gefasst und schliesst Dinge wie Weiterbildung, Arbeitsplatz oder Firmenwagen ein. In der Buchhaltung und in der Sozialversicherungspraxis meint er enger die gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitgeberbeiträge.
Wichtig ist die Abgrenzung nach unten: Spesen gehören nicht dazu. Sie ersetzen Auslagen und sind weder Lohn noch Beitragsgrundlage.
Die einzelnen Positionen
Es sind fünf Blöcke, und sie verhalten sich sehr unterschiedlich:
AHV, IV und EO: 5.3 Prozent des Bruttolohns, ohne Obergrenze. Fix und schweizweit gleich.
Arbeitslosenversicherung: 1.1 Prozent auf Lohnteilen bis CHF 148’200 im Jahr. Ebenfalls fix.
Berufsunfallversicherung: Prämie nach Branche und Risikoklasse, von wenigen Promille im Büro bis mehrere Prozent auf dem Bau. Diesen Teil trägst du allein.
Berufliche Vorsorge: Mindestens die Hälfte der Beiträge, in der Praxis oft mehr. Der grösste und variabelste Posten.
Familienausgleichskasse: Kantonal geregelt, meist zwischen einem und drei Prozent. Aus diesen Beiträgen werden die Familienzulagen finanziert. Auch diesen Teil trägst du allein.
Zwei der fünf Blöcke sind also fix, drei nicht. Die fixen ergeben zusammen 6.4 Prozent, und darunter kommst du in keinem Fall. Die drei variablen entscheiden darüber, ob du am Ende bei zwölf oder bei zwanzig Prozent landest, und genau deshalb lohnt es sich, sie einmal für den eigenen Betrieb auszurechnen statt zu schätzen.
Dazu kommen je nach Betrieb freiwillige oder vertraglich vereinbarte Positionen, etwa eine Krankentaggeldversicherung. Sie ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, in vielen Gesamtarbeitsverträgen aber verlangt.
Beispiel: was Lea wirklich kostet
Lea verdient in der Schreinerei GmbH CHF 6’000 brutto pro Monat. Das ist die Zahl im Vertrag. Die Zahl im Budget ist eine andere:
Auf den Bruttolohn kommen CHF 318 für AHV, IV und EO, CHF 66 für die Arbeitslosenversicherung, CHF 48 für die Berufsunfallversicherung, CHF 189.75 für die Pensionskasse und CHF 90 für die Familienausgleichskasse.
Zusammen sind das CHF 711.75, also ein Zuschlag von 11.9 Prozent. Leas Stelle kostet die Schreinerei CHF 6’711.75 pro Monat oder rund CHF 80’500 im Jahr.
Die Werte für Unfallversicherung, Pensionskasse und Familienausgleichskasse sind Annahmen für einen Handwerksbetrieb mit einer jüngeren Mitarbeiterin. In einem Büro wäre die Unfallprämie tiefer, bei einer älteren Fachkraft die Pensionskasse deutlich höher.
Warum die Spanne so breit ist
Fast die gesamte Bandbreite zwischen 12 und 20 Prozent kommt von einer einzigen Position: der beruflichen Vorsorge.
Die Altersgutschriften im BVG steigen in vier Stufen mit dem Alter, von 7 Prozent des koordinierten Lohns bei den Jüngsten bis 18 Prozent ab 55. Davon musst du mindestens die Hälfte übernehmen.
Das heisst konkret: Dieselbe Stelle, derselbe Bruttolohn, aber eine Mitarbeiterin kurz vor der Pensionierung kostet dich mehrere hundert Franken im Monat mehr als eine Berufseinsteigerin. Das ist gesetzlich so gewollt und lässt sich nicht wegverhandeln.
Der zweite Treiber ist die Branche. Eine Unfallprämie im Büro liegt bei wenigen Promille, auf einer Baustelle bei mehreren Prozent. Wer beides im Betrieb hat, rechnet mit zwei verschiedenen Sätzen.
Was nicht dazugehört
Drei Posten werden regelmässig mitgezählt, obwohl sie nicht dazugehören. Spesen sind Auslagenersatz und keine Beitragsgrundlage, solange sie tatsächlich angefallene Kosten decken.
Pauschalspesen ohne Spesenreglement sind der Sonderfall: Die Ausgleichskasse behandelt sie im Zweifel als Lohn, mit Beiträgen auf beiden Seiten. Wie du das sauber löst, steht im Beitrag zu den Spesen.
Ebenfalls nicht dazu zählen Weiterbildung, Arbeitsplatz, Laptop oder Firmenwagen. Das sind betriebliche Kosten, die du natürlich trotzdem tragen musst, aber sie hängen nicht am Lohn und gehören in andere Aufwandkonten.
Lohnnebenkosten in der Kalkulation
Für die Preiskalkulation ist der Bruttolohn die falsche Zahl. Wer einen Stundensatz aus dem Bruttolohn ableitet, kalkuliert von Anfang an rund zwölf Prozent zu tief.
Sinnvoller ist ein eigener Zuschlagssatz, den du einmal pro Jahr aus deinen effektiven Abrechnungen berechnest: Summe aller Arbeitgeberbeiträge geteilt durch die Bruttolohnsumme. Diese Zahl ist belastbarer als jede Faustregel.
Dazu kommt, dass bezahlte Zeit nicht gleich verrechenbare Zeit ist. Ferien, Feiertage, Krankheit und Weiterbildung reduzieren die produktiven Stunden deutlich, was den effektiven Stundensatz nochmals erhöht.
Wie du daraus einen belastbaren Preis machst, steht im Beitrag zum Stundensatz für Selbständige.
Lohnnebenkosten in MILKEE
Buchhalterisch gehören die Arbeitgeberbeiträge in den Personalaufwand, aber nicht auf dasselbe Konto wie der Lohn. Der Schweizer KMU-Kontenrahmen sieht dafür das Konto 5700 für die Sozialversicherungsaufwände vor.
Diese Trennung ist mehr als Formsache. Nur so siehst du am Jahresende, wie hoch dein Zuschlag tatsächlich war, ohne ihn aus einzelnen Abrechnungen zusammenzusuchen.
Wenn du deine Lohnbuchhaltung in MILKEE führst, entstehen Lohnaufwand und Sozialversicherungsaufwand getrennt aus derselben Abrechnung, und die noch offenen Beiträge stehen als Verbindlichkeit in der Bilanz.
Fazit
Lohnnebenkosten sind die Arbeitgeberbeiträge, die zusätzlich zum Bruttolohn anfallen. Sechs Komma vier Prozent davon sind fix, der Rest hängt von Branche, Alter und Vorsorgeplan ab.
Für mich ist das die Zahl, die man einmal im Jahr sauber ausrechnen sollte und danach überall verwendet. Eine Faustregel taugt zum Abschätzen, aber nicht für eine Offerte, die drei Jahre halten muss.