Lohnabrechnung einfach erklärt
Eine Lohnabrechnung ist der Beleg, mit dem du deinen Mitarbeitenden monatlich ausweist, wie sich ihr Lohn zusammensetzt. Sie zeigt den Bruttolohn, die einzelnen Abzüge und den ausbezahlten Nettolohn.
Sie entsteht aus dem Bruttolohn abzüglich der Arbeitnehmeranteile an AHV, IV und EO, an der Arbeitslosenversicherung, an der Nichtberufsunfallversicherung und an der Pensionskasse.
Verwendet wird sie in drei Richtungen: Die Mitarbeitenden sehen, was passiert ist, die Buchhaltung bekommt die Grundlage für die Lohnbuchung, und am Jahresende bilden alle Abrechnungen zusammen den Lohnausweis.
Das Obligationenrecht verlangt sie in Art. 323b OR zwingend, und zwar schriftlich. Nicht zu verwechseln mit dem Lohnausweis, der einmal jährlich fürs Steueramt erstellt wird.
Die erste Lohnabrechnung, die ich erstellen musste, hat mich mehr Nerven gekostet als der ganze Jahresabschluss davor. Nicht weil die Rechnung schwierig wäre, sondern weil ich nicht wusste, welche Abzüge überhaupt hingehören und wer davon welchen Teil zahlt.
Im Kern ist eine Lohnabrechnung eine einzige Subtraktion: Bruttolohn minus Sozialabzüge ergibt den Nettolohn. Kompliziert wird sie nur dadurch, dass an diesem Bruttolohn fünf verschiedene Versicherungen hängen, jede mit eigener Regel.
Schauen wir uns an, was auf eine Lohnabrechnung gehört, wie sie Zeile für Zeile aufgebaut ist und was du als Arbeitgeberin zusätzlich zum Lohn bezahlst.
Was ist eine Lohnabrechnung?
Die Lohnabrechnung ist der monatliche Beleg, mit dem du deinen Mitarbeitenden zeigst, wie ihr Lohn zustande kommt. Sie beginnt beim Bruttolohn, listet jeden Abzug einzeln auf und endet beim Nettolohn, also dem Betrag, der tatsächlich überwiesen wird.
Rechtlich ist sie keine Kür. Das Obligationenrecht verlangt in Art. 323b OR eine schriftliche Abrechnung, und zwar für jede Lohnzahlung. Wer nur überweist und nichts ausweist, erfüllt seine Pflicht nicht.
Der Sinn dahinter ist Nachvollziehbarkeit. Vom Bruttolohn, den ihr im Arbeitsvertrag vereinbart habt, kommt nie der volle Betrag beim Mitarbeitenden an. Die Differenz sind keine Abzüge zu deinen Gunsten, sondern Beiträge an Sozialversicherungen, die du im Auftrag weiterleitest.
Nicht zu verwechseln ist sie mit dem Lohnausweis. Die Lohnabrechnung ist monatlich und geht an die Mitarbeitenden, der Lohnausweis ist jährlich und geht ans Steueramt.
Für dich als Arbeitgeberin ist die Abrechnung zusätzlich der Nachweis, dass du deine Pflichten erfüllt hast. Kommt es zu einer Arbeitgeberkontrolle der Ausgleichskasse, ist sie das erste Dokument, das verlangt wird.
Der Aufbau Zeile für Zeile
Jede Lohnabrechnung folgt derselben Logik, egal wie die Software aussieht. Oben steht, was verdient wurde, in der Mitte, was abgezogen wird, und unten, was übrig bleibt.
Bruttolohn: Der vereinbarte Lohn, dazu Zulagen wie ein Anteil des dreizehnten Monatslohns, Überstunden oder Ferienentschädigung.
Abzüge: Die Arbeitnehmeranteile an AHV, IV und EO, an der Arbeitslosenversicherung, an der Nichtberufsunfallversicherung und an der Pensionskasse. Bei ausländischen Mitarbeitenden ohne Niederlassung kommt die Quellensteuer dazu.
Nettolohn: Bruttolohn minus Abzüge. Das ist der Betrag, den du überweist.
Spesen gehören in eine eigene Zeile und werden nach dem Nettolohn dazugerechnet. Sie sind Auslagenersatz und kein Lohn, unterliegen also weder der AHV noch der Steuer. Wer sie in den Bruttolohn mischt, verteuert den Lohn unnötig für beide Seiten.
Die Reihenfolge der Abzüge ist nicht vorgeschrieben, in der Praxis folgt sie aber fast überall derselben Konvention: zuerst die Beiträge nach AHV-Recht, dann die Unfallversicherung, dann die berufliche Vorsorge, zuletzt die Quellensteuer.
Was zwingend erkennbar sein muss, ist jeder Abzug einzeln. Eine Sammelzeile «Sozialabzüge CHF 633.75» erfüllt den Zweck nicht, weil sich damit nichts nachvollziehen lässt.
Beispiel: Lea in der Schreinerei GmbH
Die Schreinerei GmbH stellt Lea an, vereinbart sind CHF 6’000 Bruttolohn pro Monat, also CHF 72’000 im Jahr. So sieht ihre Abrechnung aus:
Vom Bruttolohn gehen ab: CHF 318 für AHV, IV und EO, CHF 66 für die Arbeitslosenversicherung, CHF 60 für die Nichtberufsunfallversicherung und CHF 189.75 für die Pensionskasse. Das ergibt CHF 633.75 Abzüge und einen Nettolohn von CHF 5’366.25.
Zwei der vier Positionen sind fix vorgegeben, zwei nicht. Die Sätze für AHV und Arbeitslosenversicherung gelten schweizweit gleich. Der Unfallversicherungstarif hängt von deiner Branche und deinem Versicherer ab, der Pensionskassenbeitrag vom Alter der Mitarbeitenden und vom gewählten Plan. Die Zahlen im Beispiel sind deshalb realistische Annahmen, keine Naturkonstanten.
Auffällig ist das Verhältnis: Die beiden gesetzlich fixierten Abzüge machen zusammen CHF 384 aus, die beiden betriebsabhängigen CHF 249.75. Ein Wechsel der Pensionskassenlösung bewegt also deutlich mehr als jede Diskussion über die AHV.
Was du zusätzlich bezahlst
Auf der Abrechnung sieht der Mitarbeitende nur seine Hälfte. Deine Seite steht dort nicht, kostet dich aber trotzdem Geld: Für AHV, IV, EO und Arbeitslosenversicherung zahlst du denselben Betrag noch einmal, dazu kommen die Berufsunfallversicherung, dein Anteil an der Pensionskasse und die Familienausgleichskasse.
Bei Lea summiert sich das auf rund CHF 712 im Monat. Ihr Bruttolohn von CHF 6’000 kostet die Schreinerei also etwa CHF 6’712. Vollständig aufgeschlüsselt ist die Arbeitgeberseite im Eintrag zu den Lohnnebenkosten.
Diese Zahl ist die wichtigere von beiden. Für die Offerte, die Preiskalkulation und das Budget zählt nicht, was der Mitarbeitende bekommt, sondern was die Stelle kostet. Wer mit dem Bruttolohn kalkuliert, rechnet sich systematisch zu günstig.
Welcher Abzug wofür
Die fünf möglichen Abzüge unterscheiden sich darin, wer sie zahlt und woran sie hängen. Diese Übersicht beantwortet beides auf einen Blick:
Abzug | Wer zahlt | Satz | Hängt ab von |
AHV, IV und EO | Je zur Hälfte | 5.3 % Arbeitnehmeranteil | Nichts, gilt schweizweit gleich |
Arbeitslosenversicherung | Je zur Hälfte | 1.1 % Arbeitnehmeranteil | Jahreslohn bis CHF 148’200 |
Nichtberufsunfall | Mitarbeitende | Variabel | Branche und Versicherer |
Berufliche Vorsorge | Mindestens je zur Hälfte | Variabel | Alter, Lohnhöhe und Vorsorgeplan |
Quellensteuer | Mitarbeitende | Variabel | Kanton, Zivilstand und Bewilligung |
Die Berufsunfallversicherung fehlt in dieser Liste bewusst: Sie zahlst du allein, sie erscheint deshalb nie als Abzug auf der Abrechnung.
Was oft falsch gemacht wird
Spesen im Bruttolohn. Sie verteuern die Sozialabgaben für beide Seiten und gehören separat ausgewiesen.
Der dreizehnte Monatslohn als Bonus behandelt. Er ist Lohn und unterliegt allen Abzügen, auch wenn er nur einmal jährlich ausbezahlt wird.
Die Pensionskasse vergessen. Sobald der Jahreslohn die Eintrittsschwelle überschreitet, ist die berufliche Vorsorge obligatorisch, nicht optional.
Der teuerste Fehler ist der letzte. Wer einen Mitarbeitenden zu spät bei der Pensionskasse anmeldet, zahlt die Beiträge rückwirkend nach, und zwar beide Anteile.
Dazu kommt ein Fehler, der erst spät auffällt: Ferien und der dreizehnte Monatslohn werden bei Stundenlöhnen gern als Prozentzuschlag ausbezahlt, aber nicht auf der Abrechnung ausgewiesen. Fehlt der Ausweis, gilt die Entschädigung im Streitfall als nicht geleistet, und du zahlst sie ein zweites Mal.
Lohnabrechnung in MILKEE
Die Abrechnung ist nur die eine Hälfte der Arbeit. Die andere ist die Buchung: Der Bruttolohn wird zum Aufwand, die Abzüge werden zu Verbindlichkeiten gegenüber den Ausgleichskassen, und erst der Nettolohn verlässt dein Konto.
Wenn du deine Lohnbuchhaltung in MILKEE führst, entsteht diese Buchung zusammen mit der Abrechnung, statt dass du sie im Nachhinein von Hand nachbaust. Der Schweizer KMU-Kontenplan sieht dafür eigene Konten vor, unter anderem 5000 für den Lohnaufwand und 2270 für die geschuldeten Sozialversicherungsbeiträge.
Was dir keine Software abnimmt, ist die Anmeldung. Bevor die erste Abrechnung entsteht, brauchst du eine Abrechnungsnummer bei der Ausgleichskasse, eine Unfallversicherung und, sobald die Schwelle erreicht ist, eine Pensionskasse.
Praktisch heisst das: Rechne die erste Abrechnung einmal von Hand nach, bevor du dich auf die Automatik verlässt. Wer die Struktur einmal verstanden hat, erkennt danach sofort, wenn eine Zahl nicht stimmen kann.
Fazit
Eine Lohnabrechnung ist Bruttolohn minus Sozialabzüge gleich Nettolohn, schriftlich festgehalten. Zwei der Abzüge sind gesetzlich fix, zwei hängen von deinem Betrieb und deiner Belegschaft ab.
Für mich war die wichtigste Erkenntnis, dass die Abrechnung nur die halbe Wahrheit zeigt. Was ein Mitarbeitender wirklich kostet, steht nicht darauf, und genau diese Zahl brauchst du für jede Offerte und jedes Budget.