Spesen für Selbständige: Korrektes Abrechnen von Verpflegung, Miete und mehr in deiner Einzelfirma

Du sitzt im Zug zurück vom Kundentermin, noch halb beim Gespräch von vorhin, halb schon beim nächsten Projekt. Zwischendurch gab’s schnell einen Sandwich vom Take-Away – und jetzt stellst du dir mal wieder die Frage: Kann ich das eigentlich als Spesen abziehen?

Die Antwort lautet grundsätzlich: Ja, du kannst als Selbständige:r deine auswärtigen Verpflegungskosten ebenso wie Fahrtkosten und die Büromiete als Spesen von den Steuern abziehen.

Aber wie geht das genau? Wenn du selbständig bist – als Freelancer:in oder Inhaber:in einer Einzelfirma – dann kennst du das: Privat und geschäftlich verschwimmen oft. Aber steuerlich ist das nicht so einfach. Denn nicht alles, was „geschäftlich“ aussieht, kannst du automatisch von den Steuern abziehen. Und umgekehrt ist es oft auch so, dass es Kosten gibt, die du bisher aus deinem Privathaushalt bezahlt hast, die du aber zukünftig absetzen kannst.

Also machen wir es nicht zu kompliziert: Wie sieht’s aus mit dem Mittagessen unterwegs? Mit der Fahrt zum Kunden? Mit dem Büro, das du mietest oder mit deinem Arbeitszimmer zu Hause? Diese Fragen schauen wir uns jetzt genauer an und klären, was du wirklich als Spesen abrechnen kannst. Ganz ohne Fachchinesisch, sondern mit praktischen Tipps und den wichtigsten Regeln aus Sicht der Steuerbehörden. Damit wird das Thema Spesen für Selbständige ein Klacks für dich.

Was sind Spesen überhaupt?

Allgemein gesagt sind Spesen Ausgaben, die im Rahmen deiner beruflichen Tätigkeit entstehen. Dazu gehören zum Beispiel:

• Fahrten zu Kund:innen
• Geschäftsessen
• Übernachtungskosten bei Reisen
• Verpflegung bei auswärtiger Tätigkeit
• Büromiete oder Arbeitszimmer zu Hause

Diese Ausgaben buchst du als geschäftlichen Aufwand. Das Steueramt entscheidet dann, ob die Ausgaben anerkannt werden.

Und was sind Pauschalspesen?

Um es einfach zu halten, können wir an dieser Stelle mal davon ausgehen, dass Pauschalspesen für dich als Selbständige:r mit Einzelfirma nicht relevant sind. Denn Selbständige dürfen in der Regel keine Pauschalspesen geltend machen – anders als Angestellte. Der Grund ist einfach: Es fehlt ein:e übergeordnete Arbeitgeber:in, die eine Spesenregelung aufstellt, und das Steueramt verlangt den effektiven Nachweis der Auslagen. Pauschalen sind nur erlaubt, wenn sie ausdrücklich vom Steueramt bewilligt wurden – was selten der Fall ist. Fazit: Daher lieber auf Nummer sicher gehen und sauber abrechnen.

Verpflegungskosten: Was gilt als Spesen?

Die grosse Enttäuschung zuerst ;-): Ein Sandwich im Homeoffice ist nicht abzugsfähig. Verpflegung im eigenen Zuhause zählt zur privaten Lebenshaltung – und die darfst du nicht von den Steuern abziehen.

Was du abziehen darfst:

• Verpflegung bei auswärtiger Tätigkeit, z. B. wenn du den ganzen Tag unterwegs bei Kund:innen bist
• Geschäftsessen mit Kund:innen oder Mitarbeiter:innen (aufgepasst: hier benötigst du den Beleg plus die Angabe von Ort, Datum, Teilnehmer:innen und den Anlass des Geschäftsessens)
• Verpflegung bei mehrtägigen Geschäftsreisen

Was nicht gilt:

• Mittagessen zu Hause (auch nicht im Homeoffice)
• Verpflegung unterwegs ohne klaren geschäftlichen Anlass
• Pauschale Essensspesen ohne Nachweis

Alltags-Tipp: Schreibe dir den Zweck des Essens einfach direkt auf den Beleg. So hast du die Info direkt mit abgespeichert, wenn du den Belege später scannst. Das spart Rückfragen bei der Steuererklärung.

Fahrkosten als Spesen: Was darfst du abziehen?

Als Selbständige:r kannst du Fahrten, die du geschäftlich bedingst machst, abziehen. Ob mit dem ÖV oder dem eigenen Auto – Wichtig ist, dass die Kosten klar geschäftlich begründet sind und du das auch nachweisen kannst.

Was du abziehen darfst:

• Fahrten zu Kund:innen, Lieferant:innen oder Events
• Reisen im Zusammenhang mit deinem Business
• Kilometerentschädigung bei Nutzung des Privatfahrzeugs: In der Schweiz sind CHF 0.70 pro Kilometer als Pauschale anerkannt. Darin sind sämtliche Kosten von Treibstoff über Reparaturen und Versicherung enthalten.

Was nicht gilt:

• Der Arbeitsweg – also z. B. von zu Hause ins gemietete Büro – zählt als privat
• Freizeitfahrten, auch wenn du „noch kurz“ beim Geschäftspostfach vorbei bist

Alltags-Tipp: Lieber einmal mehr notieren als im Nachhinein diskutieren. Wenn du oft unterwegs bist, kann sich ein Fahrtenbuch lohnen – digital oder auf Papier. Mit MILKEE kannst du deine Spesenverwaltung im Alltag direkt in wenigen Minuten erledigen und hast am Ende des Monats keinen Papierkram mehr, der auf dich wartet.

Homeoffice oder externes Büro als Selbständige:r – was kannst du als Spesen abziehen?

Natürlich brauchst du für deine Einzelfirma auch einen geeigneten Arbeitsort. Diesen kannst du entweder ins Homeoffice oder in ein externes Büro verlegen. Was sich davon langfristig besser für dich eignet, wirst du mit der Zeit herausfinden. Für die Steuer gilt: beides ist prinzipiell abzugsfähig.

A) Spesen im Homeoffice

Wenn du zu Hause arbeitest, kannst du einen Teil deiner Wohnkosten abziehen – aber nur, wenn:

• der Büroraum ausschliesslich geschäftlich genutzt wird, und
• du nicht noch zusätzlichen einen anderen Arbeitsplatz hast.

Beispiel: Du hast eine 3-Zimmer-Wohnung, 1 Zimmer davon ist dein Büro → ⅓ der Miete, Nebenkosten, Strom etc. sind geschäftlich.

Was du abziehen darfst:

• Anteil an Miete und Nebenkosten
• Anteil an Strom, Internet, Reinigung
• Arbeitsmaterialien und Möbel (sofern ausschliesslich fürs Geschäft)

Was du nicht abziehen darfst:

• Das Sofa im Wohnzimmer mit Laptop drauf
• Allgemeine Kosten für Räume, die privat mitgenutzt werden

Denn: In beiden Fällen handelt es sich nicht um einen ausschliesslich geschäftlich genutzten Raum.

B) Spesen im externen Büro

Wenn du nicht zu Hause arbeitest, sondern dir ein Büro ausserhalb deiner Wohnung mietest, darfst du die Kosten dafür abziehen. Darunter fallen:

• Büromiete + Nebenkosten
• Strom, Internet, Reinigung
• Arbeitsmaterialien und Möbel

Aber wie oben schon erwähnt: Der Weg ins Büro gilt als Arbeitsweg und ist nicht abzugsfähig.

C) Von beidem etwas

Einige Selbständige entscheiden sich auch für eine Hybridlösung, bei der sie manche Tage im Homeoffice und manche Tage im externen Büro bzw. Coworking-Space arbeiten.

In diesem Fall haben in der Regel die Kosten des externen Büros Vorrang, da steuerrechtlich nur ein Arbeitsort abzugsfähig ist. Im Einzelfall würde ich dir hier aber raten, Rücksprache mit deiner Treuhänderin oder Steuerberaterin zu halten.

Das macht übrigens auch deshalb Sinn, weil es beim Thema Spesen gewisse Unterschiede innerhalb der Kantone gibt. Deshalb gibt es für jeden Kanton auch spezifische Informationen und Merkblätter, zum Beispiel diesen hier vom Kanton Zürich.

Zwei Beispiele aus dem Alltag: Homeoffice & externes Büro

Um das Ganze nochmals besser zu erläutern möchte ich dir von zwei Beispielen erzählen. Daran siehst du, wie unterschiedlich die Situation bei Selbständigen sein kann – und wie sich das konkret auf die Spesenabrechnung auswirkt. Beide Personen sind selbständig mit einer Einzelfirma, haben sich aber unterschiedlich entschieden, was den Arbeitsort angeht – und das macht dann auch in der Spesenabrechnung den Unterschied aus.

Beispiel 1: Arbeiten im Homeoffice

Nehmen wir Anna, Content Creatorin mit eigener Einzelfirma. Sie arbeitet ausschliesslich von zu Hause aus. Ihre Dreizimmerwohnung nutzt sie zum Teil geschäftlich: Ein Raum ist klar als Büro eingerichtet und wird ausschliesslich für die Arbeit genutzt. Anna kann darum anteilige Mietkosten, Nebenkosten (z. B. Strom, Heizung) sowie weitere betriebliche Ausgaben wie Internet und Mobiliar zu einem Drittel als geschäftsbedingte Spesen abziehen.

Zusätzlich darf sie auch Verpflegungskosten in Form von Mehrkosten für auswärtige Verpflegung abrechnen – allerdings nur, wenn sie sich regelmässig unterwegs bei Kund:innen befindet. Das kommt in Annas Fall durchaus öfter vor, weil sie vor allem regionale Kund:innen betreut und diese für die Aufnahmen vor Ort besucht. Diese Meetings dauern ab und zu auch mal mehrere Stunden bis zu einem ganzen Arbeitstag. Daher kann sie dann auch das Mittagessen als Verpflegungskosten einreichen, dass sie sich unterwegs besorgt. Die Fahrten zu ihren Kund:innen macht sie mit ihrem Auto und rechnet dafür pauschal CHF 0.70/km ab. Insgesamt überwiegen die Tage, an denen sie ausschliesslich im Homeoffice arbeitet und an diesen Tagen gelten dann natürlich keine zusätzlichen Spesen.

Beispiel 2: Arbeiten im externen Büro

Simon ist Webentwickler und betreibt ebenfalls eine Einzelfirma. Er hat sich ein kleines Büro in einem Co-Working-Space gemietet, das er an vier Tagen pro Woche nutzt. Nur freitags arbeitet er zu Hause, vor allem für administrative Aufgaben. Weil er einen externen Arbeitsplatz hat, kann er die Miete des Co-Working-Spaces vollumfänglich als geschäftliche Ausgabe verbuchen. Kosten für das Homeoffice darf er hingegen nicht zusätzlich abziehen, da steuerrechtlich in der Regel nur ein Arbeitsplatz abzugsfähig ist – und dieser ist in seinem Fall klar das externe Büro.

Auch Simon kann für geschäftliche Fahrten mit dem Privatauto die Kilometerentschädigung ansetzen – allerdings nur für tatsächlich geschäftlich bedingte Strecken, z. B. Besuche bei Kund:innen oder Fahrten zu Messen. Der Arbeitsweg vom Wohnort ins externe Büro gilt steuerlich als privat und ist nicht abzugsfähig. Für Verpflegungskosten kann er ebenfalls nur dann einen Abzug machen, wenn er auswärts isst – zum Beispiel bei einem langen Termin ausserhalb oder bei einer Reise.

Tipps für deine Spesenverwaltung

Jetzt haben wir die wichtigsten Dinge gesammelt, die du für deine Spesen als Selbständige wissen musst. Wenn es dann konkret an die Spesenverwaltung geht, musst du auf folgende Punkte achten:

Belege aufbewahren: Ohne Beleg keine Chance – digital oder analog, Hauptsache vollständig. Wenn der Originalbeleg analog ist, empfiehlt es sich, diesen aufzubewahren. Vor Gericht zählt nämlich nur der Originalbeleg, keine Kopien.

Anlass notieren: Bei jedem Spesenbeleg den Zweck, Ort und Beteiligte eintragen (Erfahrungsgemäss am besten direkt notieren, da man im Nachhinein leicht etwas vergisst oder durcheinander gerät. Ich zumindest weiss am Monatsende nicht mehr auswendig, mit wem ich Anfang des Monats wann Mittag gegessen habe 🙂 ).

Kategorie führen: In deiner Buchhaltung Spesen separat erfassen (z. B. Verpflegung, Fahrten, Büro).

Tools nutzen: Mit MILKEE kannst du deine Spesen direkt erfassen und projektbezogen verwalten.

Spesen für Selbständige: Clever sein

Als Selbständige:r kannst du viele Kosten als Spesen abziehen – aber nur, wenn du sie korrekt dokumentierst und klar belegen kannst, dass sie geschäftlich sind. Verpflegung, Fahrten, Büro – all das geht, wenn du die Regeln kennst.

Deshalb lautet meine Devise: lieber einmal mehr notieren als im Nachhinein diskutieren. Wenn man sich kleine Schritte im Alltag zur Routine macht, ist es im Laufe der Zeit auch mehr Gewohnheit als wirklicher Aufwand und spätestens zum Jahresabschluss wirst du dich darüber freuen.

Übrigens: Weitere Tipps zu deiner Selbständigkeit kannst du auch in unserem Blogartikel mit den wichtigsten Fragen und Antworten zur Einzelfirma nachlesen.