Welche Software für Lohnbuchhaltung zu dir am besten passt, hängt von der Grösse deines Unternehmens ab. Hier ist eine grobe Übersicht:
Unternehmensgrösse (Anzahl der Angestellten)
Fokus
Passende Lösung
Klein (1-10)
Maximale Einfachheit bei der Einrichtung und regelmässigen Bedienung
MILKEE
Mittel (10 - 50)
Reduzierung von Datenbrüchen
bexio, KLARA
Gross (50+)
Erfüllung komplexer und spezifischer Voraussetzungen
Abacus
Warum ist die Unternehmensgrösse so wichtig?
Wenn du zum Beispiel nur bis zu 10 Mitarbeiter hast und dir eine Lösung für grosse Unternehmen holst, hast du praktische und finanzielle Nachteile. Zum einen wird das Setup aufwändiger und teurer als notwendig und du nutzt eine Software mit unnötig hoher Komplexität. Und aufgrund dieser Komplexität werden wiederum deine laufenden Treuhänderkosten deutlich höher ausfallen.
Bei grösseren Unternehmen ist das Problem häufig, dass sie ständig neue Module dazubuchen oder weitere Schnittstellen einrichten müssen. Stattdessen sollte man von vornherein eine Lösung einrichten, die bereits alle notwendigen Funktionen hat und Datenbrüche verhindert.
Lohnbuchhaltungsprogramm für kleine Unternehmen (1-10 Angestellte)
Bei kleineren Unternehmen sollte eine Software für Lohnbuchhaltung folgende Eigenschaften haben:
Die Einrichtung verläuft innerhalb weniger Stunden anstelle von Wochen und sollte nicht mit zusätzlichen Kosten verbunden sein.
Sie sollte so leicht zu bedienen sein, dass du die Lohnbuchhaltung grösstenteils alleine schaffst und somit deine Treuhandkosten gering hältst.
Die Lohnzahlungen müssen direkt in deine Finanzbuchhaltung fliessen, damit du nichts doppelt erfassen musst.
Und natürlich muss sie auch Swissdec-zertifiziert sein. Eine Software, die all diese Bedingungen erfüllt, ist MILKEE:
MILKEE – Lohnbuchhaltung für kleine Unternehmen
Um die Lohnbuchhaltung in MILKEE zu führen, brauchst du keine Vorkenntnisse. Du kommst in der intuitiven Benutzeroberfläche schnell und ohne Schulung oder Onboarding zurecht. Das liegt daran, dass alle Funktionen auf das Wesentliche fokussiert sind und es keine Features gibt, die du nicht brauchst.
Der beste Teil: Die Software berücksichtigt bereits im Hintergrund, dass du ein kleines Unternehmen hast. Das spart dir bürokratische Arbeit bei der Einrichtung und regelmässigen Nutzung. Lass uns im Detail anschauen, wie man die Lohnbuchhaltung in MILKEE managed:
Schritt 1: Die Einrichtung läuft schnell und ohne zusätzliche Kosten ab
Bei vielen Tools ist die Einrichtung einer Software für die Lohnbuchhaltung ein wochenlanges IT-Projekt. Du musst Kostenstellen, Arbeitszeitprofile oder spezifische GAV-Klassen definieren. Für kleine Unternehmen ist das nicht nur unnötig, sondern auch zu teuer.
Bei MILKEE schliesst du die Einrichtung innerhalb weniger Stunden ab:
Lohnbuchhaltung aktivieren
Startdatum wählen (in der regel immer Januar)
Konten erstellen (in der Regel muss hier nichts manuell angepasst werden)
Daten deiner Firma einfügen
Daten deiner Mitarbeiter einfügen
Diese Schritte dauern zusammen 1-2 Stunden, je nachdem wie viele Mitarbeiter du registrieren musst. Falls du nicht weiterkommst oder Fragen hast, hilft dir der Support von MILKEE kostenlos weiter.
Schritt 2: Lohnabrechnung erstellen
Bei Standard-Lösungen musst du für die Lohnabrechnung ggfs. Daten importieren, Abrechnungsperioden eröffnen und schliessen oder Validierungsprozesse ausführen. Das liegt daran, dass sie nicht speziell für kleine Unternehmen entwickelt wurden und deshalb jeden Sonderfall abdecken müssen.
In MILKEE läuft dieser Prozess grösstenteils automatisiert ab: Am Monatsende erstellt MILKEE Brutto-, Abzugs- und Nettolohn-Berechnungen komplett von alleine. Anschliessend erhältst du für deine Angestellten eine fertige, professionelle Lohnabrechnung direkt als PDF-Download.
Ein besonders grosser Vorteil: Du musst keine Angst vor Fehlern haben. Hast du im Vormonat eine Lohnerhöhung vergessen oder muss ein Abzug nachträglich korrigiert werden? Normalerweise musst du in solchen Fällen eine hochkomplexe „Rückrechnung“ (Aufrollung) anstossen, die ohne Treuhänder kaum machbar ist. Bei MILKEE passt du den Lohn ohne weiteres einfach rückwirkend an – die Software macht dabei den komplizierten Teil für dich im Hintergrund.
Schritt 3: Zahlungsdatei generieren
MILKEE generiert dir automatisch eine Zahlungsdatei im pain.001-Format, die du bei deiner Bank hochladen kannst. Deine Bank liest die Datei aus und du siehst sofort eine Liste aller Mitarbeitenden mit den exakten Lohnbeträgen und IBAN-Nummern. Du klickst auf „Freigeben“ und das Geld geht raus, ohne dass du irgendetwas manuell abtippen musstest. Die Fehlerwahrscheinlichkeit liegt bei null.
Grosse Systeme nutzen zwar genau wie MILKEE das standardisierte pain.001-Format, aber der Weg dorthin ist komplizierter. Du musst häufig separate Module nutzen, Freigabestufen definieren oder separate Abrechnungsperioden im System abschliessen, um die Datei überhaupt erst exportieren zu können.
Schritt 4: Jahresabschluss
Damit du beim Jahresabschluss weniger Arbeit hast, sollten deine Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung miteinander verbunden sein. So musst du deine Ausgaben bei der Lohnbuchhaltung nicht doppelt erfassen.
In MILKEE sind diese beiden Bereiche von vornherein miteinander verbunden und du musst keine Schnittstellen konfigurieren. Sobald du auf „Lohnabrechnung erstellen“ klickst, weiss MILKEE im Hintergrund exakt, auf welche Schweizer Buchhaltungskonten der Bruttolohn und die Sozialabzüge gehören und verbucht diese vollautomatisch in deiner Finanzbuchhaltung. Gleichzeitig werden die relevanten Daten via digitaler Swissdec-Schnittstelle direkt elektronisch an die AHV, deine Versicherungen (UVG/KTG) und die Pensionskassen gemeldet. Und zum Jahresende erstellt das System alle offiziellen Schweizer Lohnausweise für deine Mitarbeitenden automatisch auf Knopfdruck.
Lohnbuchhaltungsprogramme für mittelgrosse Unternehmen (11-50 Angestellte)
Mittelgrosse Unternehmen fallen häufig in zwei Extreme:
Sie behalten Excel zu lange und haben anschliessend zu viel manuelle Arbeit, weil viele Funktionen nicht integriert sind und es viele Datenbrüche gibt.
Sie wechseln aus Angst direkt zu einem riesigen System (wie Abacus) und zahlen tausende Franken für die Einrichtung und jährliche Wartung, obwohl sie 80 % der Enterprise-Funktionen gar nicht nutzen.
Hier zeige ich dir, warum bexio und KLARA für diese Unternehmen am besten passen:
bexio
Eines der besten Argumente für bexio ist die einfache Zusammenarbeit mit Treuhändern. Die Software bietet einen einfachen und kostenlosen Treuhänder-Zugang. Ausserdem kennt sich jeder Treuhänder mit dieser Software aus. Das führt dazu, dass die Zusammenarbeit einfacher ist und schneller abläuft. Häufig funktioniert die Zusammenarbeit so: Du machst die Löhne unter dem Jahr selbst, und dein Treuhänder loggt sich am Jahresende einfach ein, um die Zahlen ohne mühsamen Datenexport zu prüfen.
Besonders hilfreich ist die Verknüpfung mit der integrierten Zeiterfassung und Ferienkontrolle. Die Angestellten erfassen Arbeitsstunden, Überstunden und Abwesenheiten einfach selbst. Diese Daten fliessen am Monatsende ohne manuelles Zutun direkt in die Lohnabrechnung ein. Das spart dir jeden Monat mehrere Stunden administrative Routinearbeit ein.
bexio ist eine passende Lösung für zum Beipsiel Dienstleister, Agenturen und Handwerksbetriebe, die ein ausgereiftes administratives System brauchen. Es eignet sich hingegen weniger für Unternehmen mit spezifischen Branchen, da hierfür die Tiefe eines echten Enterprise-Systems fehlt.
KLARA
KLARA ist genauso umfangreich wie bexio, aber verzichtet auf eine monatliche Fixgebühr pro Mitarbeiter und setzt stattdessen auf ein Pay-per-Use-Prinzip. Du bezahlst eine Gebühr pro generierter Lohnabrechnung. Für wachsende Unternehmen mit stark saisonalen Mitarbeitenden, Teilzeitkräften oder schwankendem Personalbestand kann dieser Ansatz einen Preisvorteil bieten. Allerdings musst du bestimmte Funktionen wie zum Beispiel Zeiterfassung dazubuchen. Je nachdem, wie viele Module du dazubuchst, kann der monatliche Gesamtpreis der Software sehr teuer werden.
Lohnbuchhaltungsprogramm für grössere KMU und Enterprise (50+ Angestellte)
Ich habe zuvor erwähnt, dass mittlere Unternehmen Schwierigkeiten wegen Datenbrüchen haben. Das Gleiche gilt für grosse Unternehmen – mit dem Unterschied, dass grosse Unternehmen über die Zeit hinweg so viele Insellösungen ansammeln können, dass der manuelle Aufwand bei der Lohnabrechnung zu hoch wird.
Die Zeiterfassung läuft über Tool A (z. B. ein Badge-System in der Produktion), die Spesen werden über Tool B (z. B. eine moderne Spesen-App) erfasst, und die Absenzen (Krankheit, Unfall, Militär, Mutterschaft) führt das HR-Team in einer separaten Excel-Liste oder einem unvollständigen HRMS (Tool C).
Am 25. des Monats muss man CSV- oder Excel-Dateien aus drei verschiedenen Systemen exportieren, manuell bereinigen, Zeilen abgleichen und in die Lohnsoftware importieren. Ein einziger Formatierungsfehler in einer CSV-Spalte, und der gesamte Lohnlauf ist blockiert.
Die Lösung ist ein natives All-in-One-System, wo Zeiterfassung, HR-Stammdaten, Absenzen und Payroll im selben System ohne Schnittstellen leben:
Abacus
Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung (AbaProject / AbaClok), Absenzenmanagement und die Finanzbuchhaltung greifen bei Abacus auf dieselbe Datenbank zu. Datenbrüche beim Monatsabschluss sind damit systembedingt ausgeschlossen.
Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter seine Stunden via App oder Terminal stempelt und das HR-Team eine Krankmeldung hinterlegt, sind diese Daten im selben Moment und ohne fehleranfällige CSV-Exporte in der Payroll-Maske verfügbar.
Die Einführung von Abacus ist jedoch kein einfaches Software-Setup, sondern ein echtes IT-Projekt, das über zertifizierte Partner begleitet werden muss.
Häufig gestellte Fragen
Welche Lohnbuchhaltungssoftware ist die beste? Die beste Lohnbuchhaltungssoftware ist die, die auf deine Firmengrösse abgestimmt ist. Du hast ein kleines Unternehmen mit unter 10 Mitarbeitern? Dann wäre MILKEE die beste Lösung, da sie sich schnell einrichten lässt und nur relevante Features bietet, anstatt unnötig komplex zu sein. Wenn du ein grösseres Unternehmen hast, kommen Lösungen wie bexio, KLARA oder Abacus in Frage.
Was kostet ein Lohnbuchhaltungsprogramm?
Ein Lohnbuchhaltungsprogramm kann von 35.- Franken bis zu mehreren hundert Franken pro Monat kosten. Zu den günstigen Lösungen gehört zum Beispiel MILKEE, weil es sich auf die wesentlichen Funktionen für Kleinfirmen konzentriert und den Enterprise-Ballast weglässt. Teurer wird es bei Enterprise-Lösungen wie Abacus, bei denen neben den Software-Lizenzen vor allem einmalige Projekt- und Einrichtungskosten im vier- bis fünfstelligen Bereich anfallen.
Welche Buchhaltungssoftware nutzt man in der Schweiz? In der Schweiz wird Software wie MILKEE, bexio oder KLARA genutzt – abhängig von der Grösse des Unternehmens. Diese Tools bieten QR-Rechnungen, Schweizer MWST-Sätze, sind Swissdec-zertifiziert und hosten deine Daten in der Schweiz.
Keine Fachperson, aber selber seit einigen Jahren selbständig unterwegs. Da mir ein gutes Tool für die Buchhaltung und das Rechnungswesen meiner Einzelfirma gefehlt hat, hab ich MILKEE gegründet.
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