Lohnausweis einfach erklärt

Was ist der Lohnausweis?

Der Lohnausweis ist die jährliche Bescheinigung darüber, was eine angestellte Person von dir erhalten hat. Er geht an die Mitarbeitenden, die ihn ihrer Steuererklärung beilegen, und in vielen Kantonen zusätzlich direkt an die Steuerbehörde.

Das Formular ist schweizweit einheitlich und in der Wegleitung der Steuerverwaltung bis ins Detail geregelt. Du kannst also nicht selbst entscheiden, was in welches Feld gehört.

Ausstellen musst du ihn für jede Person, die im Jahr Lohn bezogen hat. Ohne Untergrenze, ohne Mindestdauer und unabhängig davon, ob Sozialversicherungsbeiträge abgerechnet wurden.

Üblich ist die Zustellung bis Ende Januar. Eine gesetzliche Frist auf den Tag gibt es nicht, aber die Steuererklärungen gehen im Februar raus, und ohne Lohnausweis kann niemand deklarieren. Wer zu spät ist, produziert Fristverlängerungen bei allen Mitarbeitenden gleichzeitig.

Ob du ihn zusätzlich direkt bei der Steuerbehörde einreichen musst, ist kantonal geregelt. Mehrere Kantone verlangen die elektronische Übermittlung durch die Arbeitgeberin, andere überlassen das Einreichen den Mitarbeitenden.

Warum er nicht der Summe der Nettolöhne entspricht

Das ist die häufigste Rückfrage überhaupt: Auf dem Konto sind über das Jahr CHF 64’395 eingegangen, im Lohnausweis stehen CHF 65’115. Wer hat sich verrechnet?

Niemand. Die beiden Zahlen messen Verschiedenes. Der Nettolohn ist, was nach allen Abzügen ausbezahlt wird. Der Nettolohn im Lohnausweis ist der Bruttolohn abzüglich der steuerlich abziehbaren Sozialversicherungsbeiträge.

Der Unterschied ist die Prämie für den Nichtberufsunfall. Sie wird vom Lohn abgezogen, gilt steuerlich aber nicht als Abzug. Sie fehlt deshalb auf dem Konto, ist im Lohnausweis aber trotzdem enthalten.

Dazu kommen Positionen, die gar nie über das Konto liefen: ein Geschäftsfahrzeug zur privaten Nutzung, verbilligte Mahlzeiten oder Mitarbeiterbeteiligungen. Auch sie sind steuerbares Einkommen.

Merken lässt sich das an einer einfachen Regel: Alles, was einen geldwerten Vorteil darstellt, ist steuerbar, auch wenn es nie als Zahlung erscheint. Die Lohnabrechnung zeigt Zahlungen, der Lohnausweis zeigt Vorteile.

Die Felder, auf die es ankommt

Der Lohnausweis hat über zwanzig Felder, aber im Alltag einer kleinen Firma sind es vier bis fünf, die wirklich Arbeit machen.

Ziffer 15 ist das Feld für Bemerkungen und in der Praxis unterschätzt. Dort gehören Hinweise hinein, die das Steueramt sonst nachfragen müsste, etwa ein unterjähriger Ein- oder Austritt oder ein genehmigtes Spesenreglement.

Wer Ziffer 15 sauber ausfüllt, spart sich Rückfragen. Das ist kein Formalismus, sondern der günstigste Weg, einen Vorgang abzuschliessen.

Die Ziffern 1 bis 3 unterscheiden nach Art der Leistung. In Ziffer 1 steht der ordentliche Lohn, in Ziffer 2 alles, was als Naturalleistung oder geldwerter Vorteil dazukommt, in Ziffer 3 unregelmässige Leistungen wie Abgangsentschädigungen.

Was regelmässig falsch läuft

• Pauschalspesen ohne Reglement. Ohne von der Steuerbehörde genehmigtes Spesenreglement gelten sie als Lohn und werden aufgerechnet, mit Sozialversicherungsbeiträgen auf beiden Seiten.

• Das Geschäftsfahrzeug vergessen. Die private Nutzung ist ein geldwerter Vorteil und gehört in Ziffer 2, auch wenn nie Geld geflossen ist.

• Kleinstanstellungen weglassen. Auch für einen einzigen Aushilfstag braucht es einen Lohnausweis.

Der erste Punkt ist der teuerste. Wie du Spesen sauber abgrenzt, steht im Beitrag zu den Spesen.

Ebenfalls verbreitet ist der Fehler, den Lohnausweis erst auf Verlangen auszustellen. Die Pflicht besteht unabhängig davon, ob jemand danach fragt, und sie trifft dich auch dann, wenn das Arbeitsverhältnis längst beendet ist.

Quellenbesteuerte Mitarbeitende

Bei Mitarbeitenden ohne Niederlassungsbewilligung wird die Steuer direkt vom Lohn abgezogen. Ein Lohnausweis ist trotzdem auszustellen.

Der Unterschied liegt im Detail: Der Abzug für die Quellensteuer wird ausgewiesen, und im Bemerkungsfeld gehört der Hinweis auf die Quellenbesteuerung hin.

Wichtig ist das, weil quellenbesteuerte Personen unter bestimmten Umständen trotzdem eine ordentliche Steuererklärung einreichen müssen. Dann brauchen sie den Lohnausweis genauso wie alle anderen, und zwar mit denselben Angaben wie bei ordentlich besteuerten Mitarbeitenden.

Verlangt wird eine ordentliche Veranlagung zum Beispiel dann, wenn das Bruttoeinkommen über CHF 120’000 liegt. In diesem Fall ersetzt die Steuererklärung die abschliessende Wirkung des Quellensteuerabzugs.

Der Lohnausweis in MILKEE

Der Lohnausweis ist kein Buchhaltungsdokument, sondern ein Steuerdokument. Er entsteht aus den Lohndaten des Jahres, erzeugt aber selbst keine Buchung.

Wenn du deine Lohnbuchhaltung in MILKEE führst, liegen die Grundlagen dafür bereits vollständig vor, weil jede Lohnabrechnung die einzelnen Positionen getrennt festhält.

Aufbewahren musst du die Unterlagen zehn Jahre. Das betrifft nicht nur die Lohnausweise selbst, sondern auch die Grundlagen dazu, also Abrechnungen, Verträge und ein allfälliges Spesenreglement.

Ein Detail am Rand, das im Alltag auffällt: Der Lohnausweis wird nicht storniert, sondern ersetzt. Stellst du nachträglich einen Fehler fest, erstellst du einen korrigierten Ausweis und weist im Bemerkungsfeld darauf hin, dass er den früheren ablöst.

Fazit

Der Lohnausweis bescheinigt das steuerbare Einkommen, nicht den ausbezahlten Lohn. Die massgebende Zahl steht in Ziffer 11, und sie liegt fast immer etwas über der Summe der Kontogutschriften.

Für mich ist das Bemerkungsfeld der unterschätzteste Teil des Formulars. Zwei Sätze dort ersparen im Frühling regelmässig einen Briefwechsel mit dem Steueramt.