Quellensteuer einfach erklärt
Die Quellensteuer ist eine Einkommenssteuer, die direkt vom Lohn abgezogen und von der Arbeitgeberin an den Kanton abgeliefert wird. Die Mitarbeitenden erhalten nur den Restbetrag.
Betroffen sind ausländische Arbeitnehmende ohne Niederlassungsbewilligung C sowie Personen ohne Wohnsitz in der Schweiz, die hier Einkommen erzielen.
Der Tarif hängt von Zivilstand, Kindern, Konfession und der Erwerbstätigkeit der Partnerin ab. Er wird vom Wohnkanton vorgegeben, du wendest ihn nur an.
Ab einem Bruttoeinkommen von CHF 120’000 kommt zusätzlich eine ordentliche Steuererklärung dazu. Der Quellensteuerabzug wird dann angerechnet, ersetzt die Veranlagung aber nicht mehr.
Die Quellensteuer ist die einzige Steuer, die du als Arbeitgeberin für jemand anderen berechnen, abziehen und abliefern musst. Und du haftest dafür, auch wenn du dich verrechnest.
Das macht sie zur unangenehmsten Position auf der Lohnabrechnung. Nicht weil sie kompliziert wäre, sondern weil der Tarif von Dingen abhängt, die dich eigentlich nichts angehen: Zivilstand, Kinder, Konfession und ob die Partnerin ebenfalls arbeitet.
Schauen wir uns an, wen sie betrifft, wie der Abzug funktioniert, was du melden musst und wann trotzdem eine ordentliche Steuererklärung fällig wird.
Was ist die Quellensteuer?
Die Quellensteuer ist keine eigene Steuerart, sondern ein Bezugsverfahren. Besteuert wird dasselbe Einkommen wie bei allen anderen auch, nur wird die Steuer nicht nachträglich veranlagt, sondern sofort an der Quelle abgezogen.
Die Quelle bist du. Du berechnest den Abzug, ziehst ihn vom Lohn ab, überweist ihn dem Kanton und dokumentierst ihn auf der Lohnabrechnung.
Der Grund für dieses Verfahren ist praktisch: Bei Personen ohne gefestigten Aufenthaltsstatus ist der Steuerbezug im Nachhinein schwierig. Wer das Land verlässt, ist für die Steuerbehörde schwer erreichbar.
Für die Betroffenen hat das Verfahren einen Vorteil und einen Nachteil. Der Vorteil: keine Steuererklärung, keine Nachzahlung. Der Nachteil: Individuelle Abzüge sind im Tarif nur pauschal berücksichtigt.
Wen sie betrifft
Zwei Gruppen sind betroffen, und sie unterscheiden sich grundlegend.
Die erste sind Ansässige ohne C-Bewilligung: ausländische Arbeitnehmende mit Wohnsitz in der Schweiz, typischerweise mit B- oder L-Bewilligung. Sie werden im Wohnkanton quellenbesteuert.
Die zweite sind Nichtansässige: Personen ohne Wohnsitz in der Schweiz, die hier arbeiten. Grenzgängerinnen gehören dazu, aber auch Verwaltungsrätinnen im Ausland oder Künstler mit einem Auftritt in der Schweiz.
Nicht betroffen sind Schweizerinnen und Schweizer, Personen mit Niederlassungsbewilligung C und alle, die mit einer solchen Person verheiratet sind. Heiratet jemand oder erhält die C-Bewilligung, endet die Quellensteuerpflicht auf den Folgemonat.
Wie der Abzug entsteht
Der Tarif ist eine Kombination aus Buchstabe und Ziffer, etwa B2Y. Der Buchstabe steht für die Familiensituation, die Ziffer für die Anzahl Kinderabzüge, der letzte Buchstabe für die Kirchensteuerpflicht. Diese Angaben musst du bei der Anstellung erfragen und dokumentieren.
Die Tarife selbst gibt der Kanton vor und stellt sie als Tabelle oder Schnittstelle bereit. Du entscheidest also nichts, du ordnest nur richtig zu. Genau dort entstehen die Fehler.
Massgebend ist bei Ansässigen der Wohnkanton, nicht der Sitz deiner Firma. Wer Mitarbeitende in mehreren Kantonen hat, rechnet mit mehreren Kantonen ab, jeweils nach deren Regeln und Fristen.
Berechnet wird der Abzug auf dem Bruttolohn inklusive Zulagen und dreizehntem Monatslohn. Weil der Tarif progressiv ist, steigt der Abzug im Auszahlungsmonat überproportional.
Die Tarifcodes im Überblick
Die Buchstaben folgen einer festen Logik. Sie beschreiben die Familiensituation, und genau hier passieren die meisten Zuordnungsfehler:
Code | Für wen | Häufiger Irrtum |
A | Alleinstehende ohne Kinder | Gilt auch für Geschiedene und Verwitwete ohne Kinder |
B | Verheiratete, nur eine Person erwerbstätig | Nicht anwenden, sobald die Partnerin ebenfalls arbeitet |
C | Verheiratete, beide erwerbstätig | Gilt auch, wenn die Partnerin im Ausland arbeitet |
H | Alleinerziehende mit Kindern im Haushalt | Setzt voraus, dass der Unterhalt hauptsächlich getragen wird |
An den Buchstaben hängt eine Ziffer für die Anzahl Kinderabzüge und ein Y oder N für die Kirchensteuerpflicht. Aus B, zwei Kindern und Kirchensteuerpflicht wird so der Code B2Y.
Die Codes D bis G kommen in kleinen Betrieben selten vor. Sie decken Sonderfälle wie Nebenerwerb oder Ersatzeinkünfte ab und werden meist vom Kanton direkt zugewiesen.
Deine Pflichten als Arbeitgeberin
Anmelden: Quellensteuerpflichtige Mitarbeitende musst du dem Kanton melden, in der Regel innert acht Tagen nach Stellenantritt.
Abziehen und abliefern: Monatlich oder quartalsweise, je nach Kanton, zusammen mit einer Abrechnung.
Melden, was sich ändert: Heirat, Geburt, Bewilligungswechsel oder Austritt verändern den Tarif und müssen gemeldet werden.
Für den Aufwand erhältst du eine Bezugsprovision von ein bis zwei Prozent der abgelieferten Steuer. Sie ist Ertrag deiner Firma und nicht an die Mitarbeitenden weiterzugeben.
Die Haftung liegt vollständig bei dir. Ein zu tiefer Abzug wird bei dir nachgefordert, unabhängig davon, ob du das Geld noch zurückholen kannst.
Wann trotzdem eine Steuererklärung kommt
Der Quellensteuerabzug hat nicht immer abschliessende Wirkung. Ab einem Bruttoeinkommen von CHF 120’000 im Jahr ist zusätzlich eine ordentliche Steuererklärung einzureichen.
Die bereits bezahlte Quellensteuer wird dabei angerechnet. Je nach persönlicher Situation folgt danach eine Rückerstattung oder eine Nachzahlung.
Unterhalb dieser Grenze kann eine Veranlagung freiwillig beantragt werden, und zwar bis zum 31. März des Folgejahres. Das lohnt sich, wenn Abzüge geltend gemacht werden sollen, die im Tarif nur pauschal enthalten sind, etwa Einzahlungen in die Säule 3a.
Für dich als Arbeitgeberin ändert das nichts. Du ziehst weiterhin ab und lieferst ab, der Rest läuft zwischen der betroffenen Person und dem Kanton.
Die Quellensteuer in MILKEE
Buchhalterisch ist die Quellensteuer eine durchlaufende Position. Sie ist kein Aufwand, sondern eine Schuld gegenüber dem Kanton, die zwischen Lohnzahlung und Ablieferung in der Bilanz steht.
Die Bezugsprovision dagegen ist Ertrag. Sie mindert den abzuliefernden Betrag und erhöht damit dein Ergebnis, wenn auch in bescheidenem Umfang.
Wenn du deine Lohnbuchhaltung in MILKEE führst, entsteht diese Trennung automatisch aus der Abrechnung. Den richtigen Tarif musst du aber selbst hinterlegen, denn er hängt an Angaben, die nur die betroffene Person kennt.
Fazit
Die Quellensteuer wird direkt vom Lohn abgezogen und von dir an den Kanton abgeliefert. Der Tarif kommt vom Wohnkanton, die Haftung liegt bei dir, und ab CHF 120’000 kommt eine ordentliche Veranlagung dazu.
Was ich daran am wichtigsten finde: Der häufigste Fehler ist nicht die Rechnung, sondern der falsche Tarifcode. Eine Nachfrage bei der Anstellung kostet fünf Minuten, eine Korrektur nach zwei Jahren deutlich mehr.