Buchführungspflicht
Die Buchführungspflicht ist die gesetzliche Pflicht, über deine Geschäftstätigkeit Buch zu führen. Geregelt ist sie in Art. 957 OR.
Es gibt zwei Stufen: die volle Buchführung mit doppelter Buchhaltung und Abschluss, sowie eine vereinfachte Variante über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage.
Entscheidend ist die 500 000-Franken-Grenze: Einzelfirmen und Personengesellschaften unter diesem Jahresumsatz dürfen vereinfacht buchen. Darüber und für alle juristischen Personen gilt die volle Pflicht.
Dazu gehört auch die Aufbewahrung: Geschäftsbücher und Belege musst du zehn Jahre aufbewahren (Art. 958f OR).
Muss ich als selbständige Person überhaupt eine Buchhaltung führen? Die kurze Antwort: ja. Die etwas längere: wie aufwändig, hängt von deiner Grösse und Rechtsform ab. Schauen wir uns an, was die Buchführungspflicht in der Schweiz genau bedeutet, wer wie viel machen muss und wo die berühmte 500 000-Franken-Grenze liegt.
Die Buchführungspflicht ist die gesetzliche Pflicht, über deine Geschäftstätigkeit Buch zu führen. Sie ist in Art. 957 OR geregelt und betrifft jedes Unternehmen in der Schweiz. Die grosse Frage ist nur, in welchem Umfang: mit einer kompletten doppelten Buchhaltung oder mit einer vereinfachten Aufstellung.
Was ist die Buchführungspflicht?
Ganz grundsätzlich sagt der Gesetzgeber: Wer wirtschaftlich tätig ist, soll nachvollziehbar festhalten, was rein- und rausgeht und wie es um das Vermögen steht. Das ist der Kern der Buchführungspflicht. Sie sorgt dafür, dass sich deine Zahlen jederzeit belegen lassen, für dich selbst, für die Steuerbehörde und für allfällige Gläubiger.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Buchführung und Rechnungslegung. Buchführung heisst, die einzelnen Geschäftsvorfälle laufend zu erfassen. Rechnungslegung heisst, daraus am Ende einen Abschluss zu machen, also Bilanz und Erfolgsrechnung. Wie weit du gehen musst, hängt von deiner Grösse und Rechtsform ab. Genau darum geht es bei den zwei Stufen.
Die zwei Stufen der Buchführungspflicht
Das Gesetz kennt zwei Stufen. Die volle Buchführungspflicht verlangt eine doppelte Buchhaltung mit Buchungssätzen, einem geordneten Kontenplan und einem Abschluss aus Bilanz und Erfolgsrechnung. Das ist die «richtige» Buchhaltung, wie man sie sich klassisch vorstellt.
Die vereinfachte Buchführung ist deutlich schlanker. Hier reicht es, Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage festzuhalten. Kein Soll und Haben, keine Bilanz, nur eine saubere Aufstellung. Umgangssprachlich heisst das Milchbüechli-Rechnung. Wie so eine Aufstellung konkret aussieht, zeigen wir dir im Beitrag zur Milchbüechli-Rechnung, und mit unserer einfachen Buchhaltungsvorlage kannst du direkt loslegen.
Wer ist buchführungspflichtig?
Ob du in die vereinfachte oder die volle Stufe fällst, hängt von zwei Dingen ab: deiner Rechtsform und deinem Umsatz. Der Reihe nach.
Juristische Personen wie die GmbH und die AG sind immer voll buchführungspflichtig, unabhängig vom Umsatz. Wer eine Kapitalgesellschaft gründet, kommt also um die doppelte Buchhaltung nicht herum. Bei Einzelfirmen und Personengesellschaften entscheidet der Umsatz: Unter 500 000 Franken im letzten Geschäftsjahr genügt die vereinfachte Buchführung, ab 500 000 Franken gilt die volle Pflicht. Vereine und Stiftungen, die sich nicht ins Handelsregister eintragen müssen, dürfen ebenfalls vereinfacht buchen.
Genau an dieser Grenze entscheidet sich zum Beispiel auch, ob deine Debitoren als eigene Bilanzposition erscheinen müssen oder ob eine einfache Liste offener Rechnungen reicht.
Was die Buchführungspflicht konkret verlangt
Egal welche Stufe: Ein paar Grundsätze gelten immer. Nach Art. 957a OR muss deine Buchführung vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch sein, sich auf Belege stützen und nachvollziehbar bleiben. Kurz gesagt, jeder Franken muss sich erklären lassen.
Dazu kommt die Aufbewahrung. Geschäftsbücher, Belege und der Abschluss müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden (Art. 958f OR). Das gilt auch für die vereinfachte Buchführung. Ob du die Belege physisch oder digital ablegst, ist dir überlassen, solange sie lesbar und unverändert bleiben.
Was, wenn du sie nicht einhältst?
Die Buchführungspflicht ist kein netter Vorschlag, sondern Gesetz. Fehlt eine ordentliche Buchhaltung, kann die Steuerbehörde deine Zahlen nach Ermessen schätzen, und das fällt selten zu deinen Gunsten aus. Im Extremfall, etwa bei einem Konkurs mit lückenhafter Buchhaltung, drohen sogar strafrechtliche Folgen.
So weit muss es aber nicht kommen. Mit einer laufend geführten Buchhaltung erfüllst du die Pflicht praktisch nebenbei, und der Jahresabschluss wird zur Formsache statt zur Zitterpartie.
Buchführungspflicht und MILKEE
Die gute Nachricht: Die Buchführungspflicht einzuhalten ist heute keine Zauberei mehr. Mit einer Buchhaltungssoftware für die Schweiz wie MILKEE erfasst du deine Einnahmen und Ausgaben laufend, hältst Belege sauber fest und hast deinen Abschluss am Jahresende parat.
Egal ob du vereinfacht buchen darfst oder die volle Pflicht erfüllen musst: MILKEE wächst mit. Du startest schlank und schaltest die doppelte Buchhaltung dazu, sobald du sie brauchst, etwa wenn du die 500 000-Franken-Grenze überschreitest.
Fazit
Die Buchführungspflicht verlangt von jedem Unternehmen, nachvollziehbar Buch zu führen. Wie umfangreich, entscheidet sich an der Rechtsform und der 500 000-Franken-Grenze: Kleine Einzelfirmen dürfen vereinfacht buchen, grössere Betriebe und alle juristischen Personen brauchen die volle doppelte Buchhaltung.
In beiden Fällen gilt: sauber erfassen, Belege zehn Jahre aufbewahren und am Ball bleiben. Wer laufend bucht, erfüllt die Pflicht fast von selbst und hat erst noch jederzeit den Überblick über die eigenen Finanzen.