Buchungssatz
Ein Buchungssatz ist die Anweisung, welche zwei Konten ein Geschäftsfall bewegt und mit welchem Betrag. Er nennt immer ein Soll-Konto, ein Haben-Konto und den Betrag.
Er entsteht auf Grund eines Belegs und folgt der Regel der doppelten Buchhaltung: derselbe Betrag wird einmal links im Soll und einmal rechts im Haben eingetragen.
Verwendet wird er, um jeden Geschäftsfall nachvollziehbar und lückenlos zu erfassen. Die Kurzform lautet «Soll an Haben», also «Konto X an Konto Y, Betrag».
Grundlage ist die Buchführungspflicht nach Art. 957 OR. Wichtig: Soll heisst nicht «Schuld», sondern bezeichnet einfach die linke Seite eines Kontos.
Jeder Geschäftsfall in deiner Buchhaltung wird mit einem Buchungssatz erfasst, der festhält, welche zwei Konten wie viel bewegen. Er ist das Grundelement der doppelten Buchhaltung. Hier erfährst du, wie ein Buchungssatz aufgebaut ist, was Soll und Haben bedeuten und wie du ihn Schritt für Schritt bildest.
Ein Buchungssatz ist die Anweisung, mit der du einen Geschäftsfall in deiner Buchhaltung erfasst. Er hält fest, welche zwei Konten betroffen sind und mit welchem Betrag sie bewegt werden. In der doppelten Buchhaltung wird dabei jeder Betrag immer zweimal eingetragen: einmal im Soll des einen Kontos und einmal im Haben des anderen.
Was ist ein Buchungssatz?
Der Buchungssatz ist das kleinste Element der doppelten Buchhaltung. Er übersetzt einen realen Vorgang, etwa den Kauf eines Geräts oder den Eingang einer Kundenzahlung, in die Sprache der Buchhaltung. Dazu gehört immer drei Angaben: welches Konto im Soll gebucht wird, welches Konto im Haben gebucht wird und um welchen Betrag es geht.
Ausgangspunkt ist stets ein Beleg, zum Beispiel eine Lieferantenrechnung, eine Quittung oder ein Bankauszug. Ohne Beleg keine Buchung: Dieser Grundsatz gehört zur ordnungsmässigen Buchführung nach Art. 957a OR. Der Buchungssatz sagt dir und jeder späteren Prüferin, was mit dem Beleg buchhalterisch passiert ist.
Man schreibt ihn kurz in der Form «Soll an Haben». Zuerst steht das Konto, das im Soll belastet wird, dann das Wörtchen «an» und danach das Konto, das im Haben gebucht wird, gefolgt vom Betrag. Diese knappe Schreibweise ist gewissermassen die Handlungsanweisung für die Buchhaltung.
Soll und Haben verstehen
Soll und Haben sind die beiden Seiten eines jeden Kontos. Soll ist die linke Seite, Haben die rechte. Das ist zunächst eine reine Konvention und hat mit den Alltagsbegriffen «schulden» oder «etwas haben» nichts zu tun. Wer «Soll» mit «Schuld» gleichsetzt, verwirrt sich nur selbst.
Ob eine Buchung im Soll einen Wert erhöht oder senkt, hängt von der Art des Kontos ab. Bei den Aktivkonten, also deinem Vermögen, bedeutet eine Soll-Buchung einen Zugang und eine Haben-Buchung einen Abgang. Bei den Passivkonten, also deinen Schulden, ist es genau umgekehrt: Zugänge stehen im Haben, Abgänge im Soll.
Genau hier greift das Prinzip der doppelten Buchhaltung. Weil jeder Geschäftsfall zwei Konten berührt und derselbe Betrag einmal links und einmal rechts landet, bleibt die Buchhaltung immer im Gleichgewicht. Die Summe aller Soll-Buchungen muss am Ende der Summe aller Haben-Buchungen entsprechen. Stimmt das nicht, steckt irgendwo ein Fehler.
So bildest du einen Buchungssatz
Du musst kein Buchhaltungsprofi sein, um einen Buchungssatz sauber zu bilden. Es hilft, immer dieselben vier Fragen der Reihe nach zu beantworten:
Welche zwei Konten sind betroffen? Lies den Beleg und überlege, was zu- und was abgeht, zum Beispiel eine Maschine und eine offene Lieferantenrechnung.
Um welche Kontoart handelt es sich je? Aktiv oder Passiv, Aufwand oder Ertrag. Davon hängt ab, auf welcher Seite gebucht wird.
Welches Konto steht im Soll, welches im Haben? Bestimme für beide, ob ein Zu- oder Abgang vorliegt, und leite daraus die Seite ab.
Wie hoch ist der Betrag? Er ist auf beiden Seiten gleich und stammt direkt vom Beleg.
Betrifft ein Geschäftsfall genau zwei Konten, spricht man von einem einfachen Buchungssatz. Sind mehr als zwei Konten beteiligt, etwa beim Einkauf mit Vorsteuer, entsteht ein zusammengesetzter Buchungssatz mit mehreren Soll- oder Haben-Konten. Die Grundregel bleibt: Die Summe im Soll gleicht der Summe im Haben.
Beispiel: Buchungssatz für eine Rechnung
Nehmen wir an, du berätst eine Kundin und stellst ihr dafür 2400 Franken in Rechnung. Bezahlt ist noch nichts, es entsteht also vorerst eine Forderung gegenüber deiner Kundin.
Betroffen sind zwei Konten: das Aktivkonto «Forderungen aus Lieferungen und Leistungen», also deine Debitoren, und das Ertragskonto «Dienstleistungsertrag». Deine Forderung nimmt um 2400 Franken zu, das ist bei einem Aktivkonto ein Zugang im Soll. Gleichzeitig entsteht Ertrag von 2400 Franken, und Erträge werden im Haben gebucht.
Der Buchungssatz lautet damit: «Forderungen aus Lieferungen und Leistungen an Dienstleistungsertrag 2400». Bezahlt die Kundin später über die Bank, folgt ein zweiter Buchungssatz: «Bank an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 2400». Damit ist die Forderung ausgeglichen.
Buchungssatz in MILKEE
In MILKEE musst du die Buchungssätze in den meisten Fällen nicht von Hand bilden. Wenn du eine Rechnung stellst, einen Beleg erfasst oder eine Zahlung abgleichst, erstellt dir MILKEE die passende Buchung mit Soll- und Haben-Konto automatisch im Hintergrund.
So bleibt die doppelte Buchhaltung im Hintergrund korrekt, ohne dass du bei jedem Geschäftsfall über Soll und Haben nachdenken musst. Wer die Logik trotzdem verstehen will, sieht in MILKEE zu jeder Buchung die betroffenen Konten und kann sie bei Bedarf anpassen.
Fazit
Ein Buchungssatz hält fest, welche zwei Konten ein Geschäftsfall bewegt und mit welchem Betrag. Er folgt der Regel der doppelten Buchhaltung: derselbe Betrag einmal im Soll, einmal im Haben, kurz geschrieben als «Soll an Haben».
Wer versteht, dass Soll und Haben nur linke und rechte Kontoseite meinen und dass jede Buchung im Gleichgewicht bleiben muss, hat das Herzstück der Buchhaltung begriffen. Im Alltag nimmt dir MILKEE das Bilden der Buchungssätze weitgehend ab, damit du dich auf dein Geschäft konzentrieren kannst.