Lieferschein einfach erklärt
Ein Lieferschein dokumentiert, was geliefert wurde, in welcher Menge und wann. Preise gehören nicht darauf.
Er ist in der Schweiz nicht gesetzlich vorgeschrieben. Als Nachweis der Lieferung ist er trotzdem das wichtigste Dokument im Warengeschäft.
Die Unterschrift der empfangenden Person macht ihn zum Beweis. Ohne sie ist er nur eine Behauptung deinerseits.
Mehrwertsteuerlich belegt er den Zeitpunkt der Lieferung. Das ist relevant, wenn Leistung und Rechnung in verschiedene Perioden fallen.
Ein Lieferschein begleitet eine Warenlieferung und hält fest, was tatsächlich geliefert wurde. Er ist in der Schweiz gesetzlich nicht vorgeschrieben und trotzdem in vielen Branchen selbstverständlich.
Der Grund ist einfach: Er ist der einzige Beleg dafür, dass eine Lieferung angekommen ist. Wer keinen führt, diskutiert im Zweifel über Mengen, die niemand mehr rekonstruieren kann.
Schauen wir uns an, was auf einen Lieferschein gehört, warum keine Preise darauf stehen, welche Rolle die Unterschrift spielt und wie er sich zu Rechnung und Mehrwertsteuer verhält.
Was ein Lieferschein ist
Ein Lieferschein ist ein Begleitdokument zu einer Warenlieferung. Er hält fest, welche Artikel in welcher Menge an welchem Tag geliefert wurden.
Anders als die Rechnung geht es dabei nicht um Geld, sondern um Mengen. Was tatsächlich im Paket oder auf dem Lastwagen war, steht hier und sonst nirgends.
In der Schweiz ist er gesetzlich nicht vorgeschrieben. Trotzdem arbeitet praktisch jeder Betrieb mit Warenbewegung damit, weil er das einzige Dokument über den Vorgang selbst ist.
Sein Wert zeigt sich erst im Streitfall. Wenn drei Wochen später jemand behauptet, es seien nur acht statt zwölf Kartons angekommen, entscheidet der unterschriebene Lieferschein die Frage.
Was darauf gehört
Die Angaben sind überschaubar und folgen einer einfachen Logik: Alles, was zur Identifikation der Lieferung nötig ist, und nichts darüber hinaus.
Dazu gehören beide Adressen, das Lieferdatum, eine eigene Lieferscheinnummer und der Bezug auf die Bestellung oder die Offerte.
Den Kern bildet die Artikelliste mit Bezeichnung, Artikelnummer und gelieferter Menge. Bei Teillieferungen gehört zusätzlich vermerkt, was noch aussteht.
Ganz unten steht das Feld für die Unterschrift der empfangenden Person, meist mit Datum und Name in Blockschrift. Ohne dieses Feld bleibt der Lieferschein eine einseitige Aufstellung ohne Beweiswert.
Warum keine Preise darauf stehen
Das ist die Regel, die am häufigsten hinterfragt wird, und sie hat gleich mehrere gute Gründe, die sich gegenseitig ergänzen.
Der erste ist funktional: Der Lieferschein dokumentiert die Lieferung, nicht die Forderung. Preise gehören auf die Rechnung, und dort werden sie auch geprüft und freigegeben.
Der zweite ist praktisch. Lieferscheine werden von Personen entgegengenommen, die mit den Preisen nichts zu tun haben, etwa in einer Warenannahme oder auf einer Baustelle.
Der dritte ist Verwechslungsschutz. Ein Dokument mit Beträgen wird leicht für eine Rechnung gehalten und im schlechtesten Fall ein zweites Mal bezahlt.
Die Rolle der Unterschrift
Ohne Unterschrift ist ein Lieferschein deine Behauptung, mit Unterschrift ein beidseitig bestätigtes Dokument. Der Unterschied entscheidet im Streitfall darüber, wer die Beweislast trägt.
Üblich ist, dass die empfangende Person mit der Unterschrift bestätigt, die Ware in der aufgeführten Menge und ohne erkennbare Schäden übernommen zu haben.
Fehlt etwas oder ist etwas beschädigt, gehört das direkt auf den Lieferschein, bevor unterschrieben wird. Ein Vermerk zwei Kartons beschädigt ist deutlich mehr wert als eine E-Mail am Folgetag.
Bei Speditionen übernimmt der Frachtbrief diese Funktion, im Onlinehandel der Zustellnachweis. In beiden Fällen brauchst du ein Exemplar für deine Unterlagen.
Lieferschein und Rechnung
Die beiden Dokumente gehören zusammen, sind aber getrennt. Der Lieferschein sagt, was geliefert wurde, die Rechnung, was das kostet.
Lieferschein | Rechnung | |
Inhalt | Artikel und Mengen | Artikel, Mengen und Preise |
Zeitpunkt | Mit der Lieferung | Nach oder mit der Lieferung |
Funktion | Nachweis der Lieferung | Zahlungsaufforderung |
Unterschrift | Üblich | Nicht nötig |
Praktisch verweist die Rechnung auf den Lieferschein, mit Nummer und Datum. Bei mehreren Lieferungen zu einem Auftrag werden alle Lieferscheine einzeln aufgeführt.
Das erleichtert die Prüfung erheblich. Die Gegenseite kann jede Position der Rechnung einem Lieferschein zuordnen und muss nichts rekonstruieren.
Die Mehrwertsteuer
Mehrwertsteuerlich belegt der Lieferschein den Zeitpunkt der Lieferung. Das wird relevant, wenn Lieferung und Rechnung in verschiedene Abrechnungsperioden fallen.
Bei Abrechnung nach vereinbartem Entgelt ist die Rechnungsstellung massgebend. Bei Lieferungen über den Jahreswechsel hinweg zeigt der Lieferschein jedoch, in welchem Geschäftsjahr die Leistung erbracht wurde.
Das ist auch buchhalterisch wichtig. Eine im Dezember gelieferte, im Januar fakturierte Ware gehört ertragsmässig ins alte Jahr, und der Lieferschein ist der Beleg dafür.
Umgekehrt gilt dasselbe beim Wareneinkauf. Ein Lieferschein vom Dezember zu einer Rechnung vom Januar zeigt, dass der Aufwand ins alte Jahr gehört.
Lieferschein und Teillieferung
Teillieferungen sind der häufigste Anlass für Unstimmigkeiten, und sie lassen sich mit einem sauberen Lieferschein vollständig entschärfen.
Entscheidend ist die Angabe, was geliefert wurde und was noch offen ist. Eine Spalte bestellt und eine Spalte geliefert genügen dafür.
Wird jede Teillieferung separat fakturiert, entsteht daraus eine Kette aus Lieferscheinen und Teilrechnungen, die am Ende in die Schlussrechnung mündet.
Wird am Ende gesammelt fakturiert, führt die Rechnung sämtliche Lieferscheine auf. Auch dann bleibt jeder einzelne Lieferschein der Beleg für seine Teillieferung.
Aufbewahrung und Ablage
Lieferscheine sind Geschäftsunterlagen und unterliegen damit der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, sofern sie als Buchungsbeleg dienen.
Am sinnvollsten ist die Ablage zusammen mit der zugehörigen Rechnung. Ein Lieferschein, der irgendwo separat liegt, findet niemand mehr, wenn drei Jahre später eine Frage dazu auftaucht.
Digital funktioniert das am einfachsten. Der unterschriebene Lieferschein wird fotografiert und der Rechnung angehängt, womit beide Belege dauerhaft zusammenbleiben.
Wichtig ist dabei das unterschriebene Exemplar, nicht das Original aus deinem Drucker. Nur die Version mit Unterschrift hat den Beweiswert, auf den es ankommt.
Fazit
Ein Lieferschein ist in der Schweiz nicht vorgeschrieben und im Warengeschäft trotzdem unverzichtbar. Er dokumentiert Mengen, nicht Preise, und wird erst mit der Unterschrift zum Beweis.
Für mich ist die wichtigste Gewohnheit, Abweichungen direkt auf dem Beleg zu vermerken. Was dort steht, ist bestätigt. Was nachträglich per E-Mail kommt, wird diskutiert.