Quittung einfach erklärt
Eine Quittung ist die Bestätigung einer erfolgten Zahlung. Sie beweist, dass eine Forderung beglichen wurde.
Wer zahlt, hat Anspruch auf eine Quittung. Das steht im Obligationenrecht und gilt unabhängig davon, ob bar oder per Überweisung gezahlt wurde.
Bei Beträgen bis CHF 400 genügen mehrwertsteuerlich vereinfachte Angaben. Der Name der empfangenden Person darf dann fehlen.
Besonders wichtig ist sie bei Barzahlungen. Dort ist sie der einzige Beleg dafür, dass das Geld tatsächlich geflossen ist.
Eine Quittung bestätigt, dass gezahlt wurde. Sie ist damit das Gegenstück zur Rechnung, die zur Zahlung auffordert, und die beiden werden trotzdem ständig verwechselt.
Im Alltag merkt man den Unterschied selten. Relevant wird er, wenn jemand einen Zahlungsbeweis braucht oder wenn die Steuerverwaltung wissen will, worauf eine Buchung beruht.
Schauen wir uns an, was eine Quittung ist, wann du eine ausstellen musst, was darauf gehört, was bei Barzahlungen gilt und wie sie sich zum Kassenbeleg verhält.
Was eine Quittung ist
Eine Quittung ist die schriftliche Bestätigung, dass eine Zahlung erfolgt ist. Sie hält fest, wer wann wie viel wofür bezahlt hat.
Ihr Zweck ist der Beweis. Wer bezahlt hat, muss das im Streitfall belegen können, und ohne Quittung ist das bei Barzahlungen praktisch unmöglich.
Rechtlich hat die zahlende Person einen Anspruch darauf. Sie kann die Ausstellung verlangen, und du kannst sie nicht mit dem Hinweis verweigern, es sei ja alles klar.
Bei Überweisungen ist der Anspruch praktisch selten relevant, weil der Bankbeleg denselben Zweck erfüllt. Bei Bargeld dagegen ist die Quittung der einzige Nachweis überhaupt.
Der Unterschied zur Rechnung
Die beiden Dokumente sehen ähnlich aus und stehen an entgegengesetzten Enden desselben Vorgangs.
Rechnung | Quittung | |
Zeitpunkt | Vor der Zahlung | Nach der Zahlung |
Funktion | Fordert zur Zahlung auf | Bestätigt die Zahlung |
Aussteller | Leistende Seite | Empfangende Seite |
Beweiswert | Beweist die Forderung | Beweist die Begleichung |
In der Praxis verschwimmen sie, weil viele eine Rechnung mit dem Vermerk bezahlt versehen und als Quittung ausgeben. Das funktioniert, solange die Bestätigung ausdrücklich draufsteht.
Nicht ausreichend ist ein blosser Stempel ohne Datum. Ohne Zahlungsdatum lässt sich nicht belegen, wann gezahlt wurde, und genau darauf kommt es im Streitfall an.
Was darauf gehört
Die Pflichtangaben sind überschaubar, und sie hängen davon ab, ob du mehrwertsteuerpflichtig bist und wie hoch der Betrag ist.
Datum der Zahlung, nicht das Datum der Leistung oder der Rechnung.
Betrag in Zahlen, bei Barzahlungen sinnvollerweise auch in Worten.
Wofür gezahlt wurde, mit Bezug auf Rechnung oder Leistung.
Dazu kommen der Name der empfangenden Person und die Zahlungsart. Bei Mehrwertsteuerpflicht gehören zusätzlich Steuersatz und Steuernummer darauf.
Bei Beträgen bis CHF 400 gelten vereinfachte Anforderungen. Dann darf der Name der empfangenden Person fehlen, was Kassenzettel überhaupt erst praktikabel macht.
Quittungen bei Barzahlung
Hier ist die Quittung nicht Kür, sondern Pflicht im praktischen Sinn. Ohne Beleg gibt es keinen Nachweis, dass Geld geflossen ist, und das trifft beide Seiten.
Für dich heisst das: Jede Bareinnahme braucht einen Beleg, und dieser Beleg ist gleichzeitig der Buchungsbeleg für deine Kasse.
Führst du eine Kasse, muss sie laufend und lückenlos geführt werden. Ein Kassenbuch ohne Belege ist bei einer Kontrolle wertlos, und Differenzen werden dann geschätzt.
Sinnvoll ist deshalb ein Quittungsblock mit Durchschlag oder eine Kassenlösung, die jeden Beleg automatisch fortlaufend nummeriert und archiviert.
Der Kassenbeleg
Ein Kassenzettel ist eine Quittung, sofern er die nötigen Angaben enthält. Datum, Betrag, Leistung und bei Steuerpflicht der Steuersatz genügen.
Damit ist er auch als Beleg für deine eigene Buchhaltung tauglich, etwa wenn du Material im Baumarkt kaufst oder Büromaterial einkaufst.
Das grösste praktische Problem sind Thermobelege. Sie verblassen innert Monaten, und ein unlesbarer Beleg ist buchhalterisch kein Beleg mehr.
Die Lösung ist, jeden Kassenbeleg unmittelbar zu fotografieren oder zu scannen. Ein digitaler Beleg bleibt lesbar und erfüllt die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren problemlos.
Wie lange du sie aufbewahren musst
Quittungen sind Buchungsbelege und unterliegen damit der allgemeinen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres.
Elektronische Aufbewahrung ist zulässig, solange die Belege unveränderbar gespeichert sind und jederzeit lesbar gemacht werden können.
Praktisch heisst das: Ein gescannter Beleg in einem geordneten Archiv genügt. Der Papierbeleg muss danach nicht zusätzlich aufbewahrt werden.
Wichtig ist die Zuordnung. Ein Beleg, der sich keiner Buchung zuordnen lässt, erfüllt seinen Zweck nicht, auch wenn er vorhanden ist.
Wenn die Zahlung nur teilweise erfolgt
Wird nur ein Teil bezahlt, gehört das auf die Quittung. Ein Beleg über CHF 500 auf eine Forderung von CHF 1’200 muss ausweisen, dass es sich um eine Teilzahlung handelt.
Sonst entsteht ein Beweisproblem. Eine Quittung ohne Einschränkung kann als Bestätigung der vollständigen Begleichung gelesen werden, und im Streitfall liegt die Beweislast dann bei dir.
Sinnvoll ist die Angabe des verbleibenden Restbetrags auf demselben Beleg. Damit ist für beide Seiten dokumentiert, wie weit die Forderung noch offen ist.
Dasselbe gilt bei einer Gutschrift, die mit einer Zahlung verrechnet wurde. Der Beleg sollte zeigen, aus welchen Teilen sich der bestätigte Betrag zusammensetzt.
Quittungen in der Praxis
Wer digital fakturiert, braucht Quittungen seltener, als er denkt. Bei Zahlungseingängen auf dem Geschäftskonto ist der Bankbeleg der Nachweis, und die Rechnung bleibt der Beleg für die Leistung.
Relevant bleiben sie vor allem an zwei Stellen: bei Barzahlungen und wenn die Gegenseite ausdrücklich eine verlangt, etwa für die eigene Spesenabrechnung.
In MILKEE ist eine bezahlte Rechnung mit Zahlungsdatum versehen, sobald der Eingang auf dem verbundenen Konto zugeordnet wurde. Damit hast du den Zahlungsnachweis ohne zusätzlichen Beleg.
Für Bareinnahmen bleibt der separate Beleg nötig. Sie sind der einzige Fall, in dem kein Bankeingang existiert, auf den du dich stützen könntest.
Fazit
Eine Quittung bestätigt eine Zahlung, während eine Rechnung dazu auffordert. Wer zahlt, hat Anspruch darauf, und bei Barzahlungen ist sie der einzige Nachweis überhaupt.
Für mich ist der wichtigste praktische Punkt der Thermobeleg. Wer Kassenbelege nicht sofort digitalisiert, hat in drei Jahren leere Zettel und keine Belege mehr.