Kontierungsstempel
Ein Kontierungsstempel ist ein Stempel, den man auf einen Beleg setzt, um dort die Buchungsangaben einzutragen: Soll- und Haben-Konto, Betrag, Datum und Visum.
Das Ausfüllen dieser Felder nennt man kontieren. Der Stempel macht sichtbar, wie ein Beleg gebucht wird, bevor die Buchung tatsächlich erfasst ist.
Er stammt aus der Zeit der Papierbuchhaltung und sorgt für eine saubere, nachvollziehbare Ablage. Pflicht ist er nicht, praktisch war er aber jahrzehntelang.
Heute übernimmt meist die Buchhaltungssoftware die Kontierung digital. Der physische Stempel ist damit für viele Betriebe überflüssig geworden.
Bevor es Buchhaltungssoftware gab, lag auf jedem Buchhalter-Schreibtisch ein kleiner Gummistempel: der Kontierungsstempel. Damit wurde auf jedem Beleg festgehalten, wie er zu verbuchen ist. Schauen wir uns an, was so ein Stempel genau macht und ob du ihn heute überhaupt noch brauchst.
Ein Kontierungsstempel ist ein Stempel, mit dem man einen Beleg für die Buchhaltung vorbereitet. Er hinterlässt auf dem Papier ein kleines Raster mit Feldern, in die man einträgt, wie der Beleg gebucht wird. Klingt nach Buchhaltungs-Nostalgie, und ein Stück weit ist es das auch. Aber die Idee dahinter steckt bis heute in jeder Buchung.
Was ist ein Kontierungsstempel?
Stell dir einen Stapel Quittungen und Lieferantenrechnungen vor, die alle verbucht werden müssen. Bevor das jemand macht, muss auf jedem Beleg klar sein, wie er zu buchen ist. Genau dafür gibt es den Kontierungsstempel: Man drückt ihn auf den Beleg und füllt die Felder aus.
Das Ganze nennt man kontieren, also einem Beleg die passenden Konten zuordnen. Der Stempel ist dabei nur das Hilfsmittel. Er sorgt dafür, dass immer dieselben Angaben notiert werden und nichts vergessen geht. So kann später jemand anderes die Belege sauber erfassen, ohne raten zu müssen.
Was steht auf dem Stempel?
Die Felder variieren je nach Stempel, aber ein paar gehören eigentlich immer dazu. Im Kern hält der Kontierungsstempel genau die Angaben fest, die auch ein Buchungssatz braucht.
Typisch sind ein Feld für das Soll- und das Haben-Konto, der Betrag, das Buchungsdatum, oft eine Kostenstelle und ein Feld für das Visum. Manche Stempel haben zusätzlich ein Feld «bezahlt am» oder Platz für die Belegnummer. Am Ende ist es ein kleines Formular zum Draufstempeln.
Wie kontiert man einen Beleg?
Kontieren heisst nichts anderes, als die Felder des Stempels korrekt auszufüllen. Du überlegst dir für den Beleg genau das, was du auch für einen Buchungssatz brauchst: Welches Konto wird belastet, welches erhält die Gutschrift, und um welchen Betrag geht es?
Die Kontonummern nimmst du aus deinem KMU-Kontenplan. Kaufst du zum Beispiel Büromaterial und bezahlst per Bank, kommt der Materialaufwand ins Soll und die Bank ins Haben. Genau diese zwei Konten trägst du in die Felder ein. Der Stempel macht den gedachten Buchungssatz sichtbar und dokumentiert ihn direkt auf dem Beleg.
Papier oder digital?
Der Kontierungsstempel stammt aus einer Zeit, in der Buchhaltung auf Papier lief. Jeder Beleg wurde gestempelt, kontiert, abgelegt und später von Hand ins Journal übertragen. Für eine saubere, prüfbare Ablage war das goldwert, gerade wenn mehrere Personen an derselben Buchhaltung arbeiteten.
Heute läuft das meist digital. Belege werden fotografiert oder als PDF erfasst, und die Kontierung passiert direkt in der Software. Der Vorteil: Die Angaben sind sofort mit der Buchung verknüpft und du kannst deine Belege digital aufbewahren. Der Gummistempel wird damit für viele überflüssig, das Prinzip dahinter bleibt aber genau dasselbe.
Kontierungsstempel in MILKEE
In MILKEE brauchst du keinen Stempel mehr. Wenn du deine Buchhaltung digital in MILKEE führst, erfasst du einen Beleg und ordnest ihm direkt die passenden Konten zu. Die Kontierung, die früher der Stempel geleistet hat, passiert also im Hintergrund, sauber verknüpft mit der Buchung.
Das spart nicht nur Tinte, sondern auch Zeit: kein Stempeln, kein Abtippen, kein Suchen nach dem passenden Papierbeleg. Und die Nachvollziehbarkeit, um die es beim Kontieren eigentlich geht, ist automatisch gegeben.
Fazit
Der Kontierungsstempel ist das klassische Werkzeug, um einen Beleg zu kontieren, also ihm Soll- und Haben-Konto, Betrag und Datum zuzuordnen. Er hält den geplanten Buchungssatz direkt auf dem Papier fest und sorgt so für eine nachvollziehbare Ablage.
Heute erledigt das meist die Buchhaltungssoftware digital. Der physische Stempel verschwindet langsam aus den Büros, die Idee dahinter, jeden Beleg sauber zu kontieren, ist aber so aktuell wie eh und je.