Als Dienstleister auf der Suche nach einem Rechnungsprogramm stösst du häufig auf zwei Extreme:
Entweder hat ein Tool alle erdenklichen Funktionen und ist somit zu komplex für dich, oder es ist zu simpel gehalten. Bei den zu simplen Lösungen kannst du keine Zeiten erfassen, um sie später in Rechnungen zu importieren, du musst die Rechnungen manuell aus deinem E-Mail-Postfach heraus senden und du hast keine Übersicht über den Status deiner Rechnungen.
Bei den zu komplexen Lösungen ist die Benutzeroberfläche voller Schaltflächen und Features, die du niemals brauchen wirst. Dabei vergraben sie die Funktionen, die du tatsächlich brauchst und machen die Bedienung schwierig.
Im schlimmsten Fall holst du dir ein internationales Tool, das gar nicht auf den Schweizer Markt zugeschnitten ist. Denn das führt später zu Problemen bei der Buchhaltung, insbesondere wenn du MWST-pflichtig bist.
Deshalb stelle ich dir hier Rechnungsprogramme vor, die speziell für Schweizer Dienstleister wie dich entwickelt wurden:
MILKEE: Schweizer Rechnungsprogramm für Dienstleister (insbesondere Freiberufler & kleine Agenturen)
MILKEE ist ein Schweizer Rechnungs- und Buchhaltungstool, das von Grund auf für selbständige Dienstleister und Inhaber kleiner Agenturen entwickelt wurde. Du brauchst bei diesem Tool keine Buchhaltungskenntnisse und hast praktisch keine Lernkurve, weil es so leicht zu bedienen ist. Über 780 Schweizer Freelancer und kleine Agenturen nutzen es bereits und auf Google hat MILKEE eine makellose Bewertung.
Wie MILKEE Komplexität auf ein Minimum reduziert, ohne auf relevante Features zu verzichten
Bei einem generischen Tool siehst du häufig viele Features, die du nicht brauchst: Lagerverwaltung, Lohnbuchhaltung, Artikelstämme, Kostenstellen, usw. Diese ungenutzten Optionen verstopfen das Interface und vergraben genau die Funktionen, die du brauchst. Dazu kommt der Fachjargon. Viele Rechnungstools wurden für Leute mit vertieften Buchhaltungskenntnissen entwickelt. Das Problem dabei: Alleine schon bei der Erstellung der Rechnung musst du häufig Begriffe googeln, weil du nicht weisst, was du anklicken sollst.
In MILKEE dagegen siehst du nur Features, die für Dienstleister relevant sein können. Dabei hat das Interface auch keine komplexen Fachbegriffe. Als Beispiel zeige ich dir gerne, wie die Rechnungserstellung in MILKEE aussieht:
Vergleiche das mal mit anderen Tools. Dort siehst du meistens zu viele Schaltflächen auf einmal und weisst nicht genau, was jede einzelne zu bedeuten hat.
Auch wichtig: In MILKEE kannst du nicht nur Rechnungen erstellen, sondern deine gesamte Buchhaltung managen. Das Beste dabei: MILKEE unterstützt die einfache Buchhaltung. Die meisten Tools bieten ausschliesslich die komplizierte doppelte Buchhaltung an. Dabei reicht für die meisten Freelancer die einfache Buchhaltung – insbesondere wenn sie keine MWST zahlen. Wenn das auf dich zutrifft, wirst du mit der einfachen Buchhaltung in MILKEE deutlich mehr Zeit und Treuhänderkosten sparen.
Du hast einen schnelleren Workflow beim Versenden von Rechnungen
Nachdem du die Rechnung in MILKEE erstellt hast, musst du sie nicht als PDF herunterladen, dein Postfach öffnen, eine E-Mail verfassen und sie manuell an deinen Kunden schicken.
Stattdessen versendest du die Rechnung direkt aus dem Tool heraus. Dein E-Mail-Text wird immer automatisch wiederverwendet und den Kundennamen fügt MILKEE dabei automatisch ein – je nachdem, an wen die Rechnung geht:
Importiere aufgenommene Zeiten mit einem Klick in die Rechnung
Als Dienstleister arbeitest du mit hoher Wahrscheinlichkeit für einen Stundenlohn. Deshalb ist es wichtig, dass dein Rechnungsprogramm Zeiten erfassen kann. Denn wenn du deine Zeiten getrennt von deinem Rechnungsprogramm erfasst, entstehen häufig diese Probleme:
Du hast unsaubere Daten und weisst nicht mehr, für wen du welche Zeiten aufgenommen hast und was du konkret in spezifischen Zeiträumen gemacht hast. So wird es schwierig, deine Rechnung beim Kunden zu rechtfertigen.
Du musst die Zeiten manuell in die Rechnung übertragen. Das ist aufwändig und kann zu Fehlern führen. Wenn deine Zeiterfassung in deinem Rechnungsprogramm integriert ist, machst du das in einer Sekunde mit nur einem Klick.
Deshalb ist in MILKEE die Zeiterfassung direkt mit der Rechnungsstellung verbunden. Du legst ein Projekt an, gibst Kunden, Stundensatz und Arbeitsmodell an – und startest dann einfach den Timer, wenn du loslegst. Nach jedem Zeitblock trägst du kurz ein, was du gemacht hast:
Wenn du die Zeiten später in die Rechnung importierst, steht bei jedem Eintrag genau, was du in welchem Zeitraum gemacht hast:
Rechnungen in diesem Format zu versenden ist professionell und deine Kunden werden dich als transparenten und vertrauenswürdigen Dienstleister wahrnehmen.
Auch sehr praktisch: Du kannst in MILKEE auch deine nicht verrechenbaren Zeiten aufnehmen. So siehst du später in der Analyse, was dein effektiver Stundenlohn bei jedem Kunden und insgesamt ist.
Du kannst deine Buchhaltung grösstenteils selber machen und sparst Treuhänderkosten
MILKEE kümmert sich nicht nur um die Rechnungserstellung, sondern auch um deine Buchhaltung. Wenn du dein Bankkonto verknüpfst, passiert das grösstenteils automatisch mithilfe einer KI. Sie sieht deine Ein- und Ausgaben und macht für dich Buchungsvorschläge, die du nur akzeptieren oder gegebenenfalls anpassen musst. Dabei lernt diese KI mit und macht mit der Zeit immer bessere Vorschläge.
Du bist MWST-pflichtig? Dann aktivierst du die Steuer einfach in den Einstellungen und wählst deine Abrechnungsmethode – effektive Methode oder Saldosteuersatz. Wenn die Abrechnung fällig ist, berechnet MILKEE automatisch, wie viel du der ESTV schuldest. Und damit du nicht vor einem leeren Formular sitzt und rätseln musst, zeigt dir das Tool Feld für Feld, wo du welchen Wert im offiziellen ESTV-Dokument einträgst.
Auch den Jahresabschluss erledigst du in MILKEE mit einem Klick. Basierend auf allen Buchungen wird dir ein Dokument erstellt, das du bei deiner Steuererklärung anhängen musst.
Behalte den Status aller Rechnungen im Überblick
Du betreust mehrere Kunden? Dann verlierst du irgendwann den Überblick: Welche Rechnung wurde bezahlt? Welche ist seit zwei Wochen überfällig? Wann muss gemahnt werden?
Deshalb hat in MILKEE jede Rechnung einen Status: Entwurf, Versendet, Unbezahlt, Überfällig, Mahnung oder Bezahlt. Du siehst sofort, wo Handlungsbedarf besteht, ohne zu suchen oder nachzurechnen. Und wenn eine Rechnung überfällig ist, kannst du die Mahnung direkt aus MILKEE heraus versenden:
Keine Gebühren oder Treuhänder für die Einrichtung des Tools nötig
In vielen Rechnungsprogrammen kannst du am Anfang keine Rechnung verschicken, bis du das Formular zur Einrichtung ausgefüllt hast. Meistens ist das ein sehr komplexes Formular, bei dem du Hilfe von einem Treuhänder brauchst. Du bezahlst teilweise bis zu 250.- Franken für Einrichtungshilfe, bevor du das Tool überhaupt genutzt hast und beurteilen kannst, ob es zu dir passt.
MILKEE funktioniert anders. Es weiss von Anfang an, dass du ein Dienstleister bist und richtet das meiste automatisch für dich ein. Du gibst nur deine Basisdaten ein und kannst in zwei Minuten deine erste Rechnung erstellen.
Pricing
MILKEE kostet ab 24.90.- Franken pro Monat. Bei anderen Tools, die einen vergleichbaren Umfang inklusive Zeiterfassung bieten, zahlst du in der Regel um die 70.- Franken pro Monat oder mehr.
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Magic Heidi
Magic Heidi ist ein Schweizer Rechnungs- und Buchhaltungstool. Der Fokus liegt bei diesem Tool klar auf Solo-Freelancern und Einzelfirmen, nicht auf KMUs mit komplexen Anforderungen. Genau wie MILKEE wurde Magic Heidi speziell für den Schweizer Markt entwickelt.
Heisst konkret: Alle Schweizer MWST-Sätze sind bereits konfiguriert, verschiedene Sätze lassen sich auf derselben Rechnung kombinieren, und die Abrechnung wird korrekt für die Schweizer Steuerbehörden aufbereitet. Deine Daten werden in Zürich gespeichert und verlassen das Land angeblich nicht. Für Freelancer, die auf Datenschutz und lokale Compliance achten, ist das ein klarer Vorteil gegenüber internationalen Lösungen.
Den KI-gestützten Belegscanner finde ich sehr praktisch: Du fotografierst einen Beleg, und die KI liest automatisch Betrag, Datum, MWST, Kategorie und Lieferant – ohne manuelle Dateneingabe. Alternativ kannst du Belege per E-Mail an eine dedizierte Adresse weiterleiten, und Magic Heidi verarbeitet sie automatisch.
Wo Magic Heidi an seine Grenzen stösst: Wenn du eine kleine Agentur mit Angestellten hast, ist Magic Heidi zu simpel. Zum Beispiel gibt es keine Lohnbuchhaltung und die doppelte Buchhaltung zu führen ist ebenfalls nicht möglich.
Swiss21
Swiss21 wäre eher für Agenturinhaber mit Angestellten relevant. In der Theorie kann die Plattform aber auch von Freelancern genutzt werden. Sie ist zwar komplexer als Lösungen wie MILKEE oder Magic Heidi, bietet aber einen interessanten Einstieg für Dienstleister:
Der Starter-Plan von Swiss21 ist dauerhaft kostenlos und umfasst einen Nutzer, einen Kunden, 1'000 Belege pro Jahr und 10 OCR-Belegerkennungen pro Monat. Wer gerade am Anfang steht und noch wenig Volumen hat, kann Swiss21 ohne Kostenrisiko ausprobieren.
Auf der Funktionsseite bietet Swiss21 alles, was du brauchen könntest: QR-Rechnungen, automatisierte Mahnungen, wiederkehrende Rechnungen, Teilrechnungen und Ratenrechnungen sind alle im System vorhanden. Wenn du regelmässig an die gleichen Kunden die gleichen Rechnungen schickst, ist die Funktion für wiederkehrende Rechnungen besonders praktisch. Du richtest das einmal ein und von da an läuft es automatisch.
Was ich bei Swiss21 weniger gut finde: Die Einrichtung ist nicht so einfach und erfordert viel Fachwissen. Da wirst du vermutlich Hilfe von einem Treuhänder brauchen. Auch wenn es zum Jahresabschluss kommt, wirst du als Laie vermutlich nicht weit kommen. An diesen Stellen wäre es deutlich einfacher, mit MILKEE zu arbeiten.
smallinvoice
smallinvoice hat sehr viele Funktionen. Neben der Rechnungsstellung bietet es ein umfangreiches CRM, ein Kreditoren-Modul zur Ausgabenverwaltung, Projektverwaltung und Arbeitszeiterfassung. Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, lässt sich eine Rechnung mit allen zugehörigen Stunden und Auslagen mit einem einzigen Klick erstellen. Das ist genau, was Dienstleister brauchen, wenn sie mehrere Projekte parallel führen.
smallinvoice kann auch viel mehr als das. Und genau das ist der Haken. Wenn du ein einfaches Rechnungsprogramm suchst, wirst du mit smallinvoice vermutlich überfordert sein. Es hat nämlich so viele Funktionen, dass du damit dein gesamtes Business managen könntest. Aber wenn du gerade zufällig deine interne IT umstrukturieren willst und alles aus einem Tool heraus steuern möchtest, könnte smallinvoice genau das Richtige für dich sein.
KLARA
Was KLARA von den anderen Tools in dieser Liste unterscheidet, ist der modulare Aufbau. Die Plattform vereint Buchhaltung, Lohnabrechnung, Kassensystem, Zahlungen, CRM, Zeiterfassung und Online-Shop in einer einzigen Lösung. Ist das aber nicht zu viel für die meisten Freelancer? Ja, aber du buchst dir nur die Module dazu, die du auch wirklich brauchst.
Wenn du zum Beispiel kein CRM brauchst, dann lässt du dieses Modul einfach aussen vor. Und sobald du eins brauchst, buchst du es dir einfach dazu. Der Vorteil bei diesem Konzept ist, dass dieses Tool konstant mit dir mitwächst.
Allerdings kann KLARA schnell sehr teuer werden, wenn du mehrere Module dazu holst. Das ist eine der häufigsten Kritikpunkte auf Trustpilot.
Fazit
Alle Tools in dieser Liste richten sich an den Schweizer Markt. Deshalb kannst du bei der Wahl grundsätzlich nicht viel falsch machen. Meine Empfehlung liegt aber ganz klar bei MILKEE, wenn du ein Freelancer bist oder eine kleine Agentur hast.
Bei den meisten Tools hast du nämlich eins der beiden Probleme: Entweder fehlen wichtige Funktionen wie zum Beispiel Zeiterfassung oder es gibt zu viele unnötige Funktionen, die alle relevanten Features auf der Benutzeroberfläche vergraben. MILKEE dagegen hat für Dienstleister die ideale Balance und bietet ausschliesslich relevante Features.
Swiss21 eignet sich gut für Agenturinhaber mit Angestellten, die einen kostenlosen Einstieg suchen und bereit sind, mehr Zeit in die Einrichtung zu investieren. smallinvoice ist interessant, wenn du dein gesamtes Business – CRM, Projekte, Rechnungen – aus einem einzigen Tool heraus steuern willst. KLARA wächst modular mit dir mit, kann aber schnell teuer werden, sobald du mehrere Module dazubuchst.
Keine Fachperson, aber selber seit einigen Jahren selbständig unterwegs. Da mir ein gutes Tool für die Buchhaltung und das Rechnungswesen meiner Einzelfirma gefehlt hat, hab ich MILKEE gegründet.
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