Mit einem Rechnungsprogramm mit Zeiterfassung musst du deine Zeiten nicht mehr manuell übertragen oder doppelt erfassen. Allerdings brauchst du – egal ob KMU oder Freelancer – viel mehr als einen einfachen Timer in deinem Rechnungsprogramm, schau:
Das ideale Rechnungsprogramm vereint Projektmanagement, Zeiterfassung und Rechnungserstellung miteinander. Heisst konkret:
Du musst in der Lage sein, die aufgenommenen Zeiten direkt in die Rechnungen zu importieren – zusammen mit den Beschriftungen der jeweiligen Aktivitäten, damit die Rechnungen für deine Kunden nachvollziehbar sind.
Du musst Zeiten für vordefinierte Projekte mit Budgetgrenzen aufnehmen können. So kannst du benachrichtigt werden, bevor dein Zeitaufwand über das Budget hinausgeht.
Das Tool muss dir zeigen, was dein effektiver Stundenlohn in einem Projekt ist. So kannst du langfristig besser beurteilen, was für Projekte und welche Kunden sich für dich mehr lohnen.
Du brauchst auch eine mobile App, mit der du unterwegs deine Zeit erfassen kannst.
Für KMU sind sogar noch mehr Funktionalitäten wichtig. Zum Beispiel musst du die Sollzeiten, Überstunden und Abwesenheiten von Angestellten verknüpfen können.
Wenige Tools kombinieren all diese Aspekte in einer Lösung. Doch mit diesem Artikel hat deine Suche ein Ende. Ich zeige dir hier die besten Schweizer Rechnungsprogramme mit Zeiterfassung.
MILKEE: Schweizer Rechnungsprogramm mit Zeiterfassung für Freelancer und KMU
MILKEE ist ein Schweizer Buchhaltungstool für Freelancer und KMU. Die Zeiterfassung in MILKEE ist mit der Rechnungserstellung, dem Projektmanagement und der Lohnbuchhaltung verbunden. Hier zeige ich dir, wie sie funktioniert:
1) Definiere ein Projekt
Ein häufiges Problem bei Zeiterfassung: Du hast am Ende des Monats keine Ahnung mehr, wofür du deine Zeit aufgenommen hast. Du siehst sehr viele aufgenommene Zeitfenster, aber die Beschreibungen sind nicht detailliert genug oder gar nicht vorhanden.
Deshalb hast du in MILKEE die Möglichkeit, Projekte zu erstellen:
Bei der Projekterstellung gibst du an, für welchen Kunden du dieses Projekt machst, deinen Stundensatz und ob du nach Aufwand oder mit einem Budget arbeitest – diese Details sind für die Zeiterfassung extrem wichtig. Stell dir vor, du arbeitest mit mehr als 5 Kunden. Wenn deine Zeiten nicht ordentlich kategorisiert sind, weisst du am Ende des Monats gar nicht, wem du wie viele Stunden anrechnen kannst.
Ein weiterer Vorteil von projektbasierter Zeiterfassung: Das Tool wird dich darauf hinweisen, wenn du langsam das Budget des Projekts überschreitest.
2) Starte den Timer
Wähle das Projekt, an dem du arbeiten willst, und starte den Timer:
Besonders praktisch: Du kannst ankreuzen, ob diese Zeit verrechenbar ist oder nicht. Viele Freelancer erfassen nicht die Zeit, die sie ihren Kunden nicht in Rechnung stellen können. Das ist ein grosser Fehler. Denn wenn du in MILKEE neben der verrechenbaren Zeit auch deine nicht verrechenbare Zeit erfasst, siehst du später deinen effektiven Stundenlohn – also wie viel du pro Stunde verdienst, wenn man deinen gesamten Zeitaufwand berücksichtigt. So kannst du nachher schlussfolgern, welche Projekte und Kunden sich für dich insgesamt mehr lohnen.
Nachdem du den Timer gestoppt hast, kannst du kurz eintragen, was du in dieser Zeit gemacht hast – und auch das ist wichtig. Angenommen, du schickst eine Rechnung mit insgesamt 60 Stunden raus und dein Kunde ist völlig überrascht: “Wieso hast du ganze 60 Stunden dafür gebraucht?”.
Als Freelancer hast du vermutlich schon mal dieses unangenehme Gespräch gehabt. Das verhinderst du, indem du nach dem Stoppen des Timers kurz deine Aktivitäten beschreibst. Denn wenn du die Zeiten nachher in die Rechnung importierst, steht bei jedem erfassten Zeitraum, was du konkret gemacht hast. So musst du dich nicht für deine Zeiten rechtfertigen und baust auch mehr Vertrauen bei deinem Kunden auf.
3) Importiere die Zeiten in deine Rechnung
Das hier ist der wichtigste Teil. Mit einem Klick importierst du alle aufgenommenen Zeiten in eine Rechnung. Was manuell bis zu 20 Minuten dauern kann, machst du in weniger als einer Minute.
Du musst bei der Rechnung nur deinen Kunden auswählen und “Offene Zeiten importieren” klicken. Anschliessend werden alle entsprechenden Zeiten importiert – zusammen mit allen relevanten Daten: dem Stundenlohn, der aufgenommenen Zeit, den Beschreibungen deiner Aktivitäten usw.:
5) Erfasse deine Zeiten unterwegs mit der mobilen App
Anders als bei anderen Tools ist die mobile App von MILKEE kein kostenpflichtiges Add-on und bereits im günstigsten Abo-Paket vorhanden. Sie erfasst übrigens nicht nur Zeiten, sondern kann auch Belege scannen und Buchungen machen.
4) Trage vergessene Stunden nachträglich ein
Die Kalenderansicht zeigt dir visuell, wie viel du zu welchem Zeitpunkt gearbeitet hast:
So erkennst du schnell, ob du an einem bestimmten Tag vergessen hast, deine Zeit zu erfassen. In diesem Fall kannst du die Zeiten nachträglich manuell eintragen.
6) Auswertung deiner Zeiten
Magst du es, deine Performance zu tracken? Dann wird dir die Zeiterfassung in MILKEE umso mehr Spass machen. Alle Aspekte deiner geleisteten Zeit werden ausgewertet. Zum Beispiel siehst du, wie viel Prozent deiner Zeit verrechenbar war – nach Kunde, Projekt oder insgesamt.
6) Wichtig für KMU: Sollzeiten, Abwesenheiten und Urlaubstage managen
Ein Rechnungsprogramm mit Zeiterfassung muss auch berücksichtigen, wie viel jemand laut Vertrag arbeiten soll, wie viele Ferientage noch offen sind und wie lange jemand krank gemeldet war. Schliesslich müssen diese Daten am Monatsende sauber in die Lohnbuchhaltung übergehen.
MILKEE löst das, indem Sollzeiten, Abwesenheiten und tatsächlich erfasste Stunden bald im selben System zusammenlaufen. Überstunden und Minusstunden werden automatisch berechnet. Auch Ferientage und Krankmeldungen werden erfasst. Am Monatsende liegen alle Werte, die die Lohnbuchhaltung braucht, bereits vor. So musst du diese Informationen nicht aus verschiedenen Quellen zusammenbringen oder doppelt erfassen. Diese Funktionen werden in den nächsten Monaten verfügbar sein.
7) Optional: Integriere dein bestehendes Zeiterfassungs-Tool in MILKEE
MILKEE lässt sich mit bestehenden Lösungen verknüpfen, wie zum Beispiel timeBuzzer oder toggl. Du kannst also mit deinem gewohnten Zeiterfassungstool weiterarbeiten, ohne die Daten durch Exporte oder per doppelter Erfassung nach MILKEE zu bringen.
bexio
bexio ist eine cloudbasierte Business-Software, die speziell für die Schweiz entwickelt wurde und Rechnungsstellung, Buchhaltung, Lohnbuchhaltung und mehr abdeckt.
Was die Zeiterfassung betrifft, bietet bexio einen soliden Grundumfang: Zeiten lassen sich entweder per Stoppuhr mit einem Klick oder manuell erfassen. Diese Zeiten lassen sich direkt in eine Rechnung importieren.
Ein Vorbehalt beim Preis: Die mobile Zeiterfassung ist nicht in den günstigeren Paketen enthalten, sondern erst im Optima-Paket für CHF 79 pro Monat. Für Freelancer und kleinere Betriebe, die genau das als Kernfunktion suchen, ist das ein relevanter Kostenfaktor. Zum Vergleich: Bei MILKEE hast du alle Funktionen inklusive App bereits ab 24.90.- Franken pro Monat.
Auch wichtig: Wenn du Freelancer bist, hat bexio einen Funktionsumfang, den du möglicherweise gar nicht brauchst. Deshalb ist das Tool auch insgesamt etwas komplexer.
Bexio hat nach unserer Recherche in der Zeiterfassung auch keine Sollzeit-, Ferien- und Abwesenheitsverwaltung.
Magic Heidi
Magic Heidi passt am besten zu Solo-Freelancern und Einzelfirmen, die einen einfachen Workflow wollen. Rechnungsstellung, Spesenerfassung, Bankabgleich und MWST-Verwaltung sind alle abgedeckt.
Was die Zeiterfassung konkret leistet: Stunden lassen sich direkt verrechnen und in QR-Rechnungen umwandeln. Weitergehende Funktionen wie Sollzeiten, Abwesenheitsverwaltung, Budgetkontrolle pro Projekt oder eine Lohnbuchhaltungsanbindung fehlen allerdings. Magic Heidi ist nämlich bewusst schlank gehalten und richtet sich ausschliesslich an Einzelpersonen. Für KMU mit Angestellten ist das Tool damit keine Option.
KLARA
KLARA ist eine modulare Business-Software für Schweizer KMU. Sie bringt Buchhaltung, Lohnabrechnung, Rechnungsstellung, CRM, Zeiterfassung, Inventarverwaltung und einen Online-Shop unter einem Dach zusammen. Alle Module sind miteinander verbunden und synchronisieren Daten automatisch.
Die Zeiterfassung läuft über das separate Modul KLARA Time. Arbeitszeiten lassen sich per App auf iPhone und Android erfassen, Abwesenheiten können erfasst werden, und Auswertungen zu Ferien und geleisteten Stunden sind jederzeit abrufbar. Wer darüber hinaus Projekte verwalten will, kann mit KLARA Projekt Soll-Ist-Vergleiche erstellen und Rechnungen direkt aus der erfassten Zeit generieren.
Beim Preis wird es schnell komplex: Die Buchhaltung startet ab 48.- Franken pro Monat, Zeiterfassung kostet zusätzlich 4.- Franken pro Person jeden Monat und die Lohnbuchhaltung wird pro Abrechnung verrechnet. Heisst: Wenn du mehrere Module kombinierst, werden die Kosten schnell steigen.
Wer nur Zeiterfassung und Rechnungsstellung sucht, zahlt für viel Funktionsumfang, den er nicht braucht. Für KMU, die eine umfassende Gesamtlösung suchen und bereit sind, entsprechend zu investieren, ist KLARA hingegen eine interessante Option.
smallinvoice
Neben der Rechnungsstellung umfasst smallinvoice Zeiterfassung, Projektverwaltung, Spesenverwaltung und Integrationen mit Schweizer Banken und Buchhaltungssystemen. Aus erfassten Stunden, Material und Spesen lassen sich per Knopfdruck automatisch Rechnungen erstellen.
Abwesenheitsverwaltung und Lohnbuchhaltung fehlen allerdings. Für KMU mit Angestellten, die einen vollständigen Personalzeitverwaltungs-Workflow suchen, ist smallinvoice damit keine vollständige Lösung. Dieses Tool empfehle ich deshalb eher Freelancern und kleinen Unternehmen.
Swiss21
Swiss21 ist ein digitales Ökosystem für Schweizer KMU. In dem Tool sind Rechnungsstellung, Buchhaltung, Lohnabrechnung, CRM und Zeiterfassung unter einem Dach vereint.
Besonders beliebt ist die mobile App. Sie deckt Zeiterfassung, Leistungserfassung, Spesenmanagement, Belegscannung und Abwesenheitsmanagement ab. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten direkt in der App eingeben, Leistungen einem spezifischen Kunden zuordnen und mit wenigen Klicks detaillierte Berichte erstellen.
Auch Sollzeiten und Abwesenheiten sind integriert: Gleitzeitsaldo, Ferienberechnung, Anstellungsverhältnisse und Korrekturbuchungen lassen sich direkt im System verwalten.
Der Funktionsumfang kommt jedoch mit mehr Komplexität. Wer eine schlanke Lösung primär für Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Buchhaltung sucht, hat bei Swiss21 mehr als nötig. Deshalb empfehle ich diese Lösung eher fortgeschrittenen KMU mit komplexen Anforderungen.
Zusammenfassung
Hier siehst du alle Tools in Hinblick auf ihren Preis und für wen sie geeignet sind:
Keine Fachperson, aber selber seit einigen Jahren selbständig unterwegs. Da mir ein gutes Tool für die Buchhaltung und das Rechnungswesen meiner Einzelfirma gefehlt hat, hab ich MILKEE gegründet.
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