KMU-Kontenplan
Der Schweizer KMU-Kontenplan ist das Ordnungssystem deiner Buchhaltung: eine nummerierte Liste aller Konten, in die du jede Buchung einsortierst. Ein Konto ist dabei keine Bankverbindung, sondern eine Kategorie für deine Buchungen.
Die Konten sind nach Nummern in neun Kontenklassen geordnet. Die erste Ziffer verrät den Bereich: 1 sind Aktiven, 2 Passiven, 3 der Ertrag, 4 bis 8 der Aufwand und 9 die Abschlusskonten.
In der doppelten Buchhaltung arbeitest du mit fünf Kontenarten: Aktiven, Passiven, Ertrag, Aufwand und den Hilfs- oder Abschlusskonten. Aktiven und Passiven bilden die Bilanz, Ertrag und Aufwand die Erfolgsrechnung.
Grundlage ist der Kontenrahmen KMU, herausgegeben von veb.ch. Du darfst ihn für dein Geschäft anpassen, solltest die Struktur aber über die Jahre stabil halten, damit die Jahre vergleichbar bleiben.
Wenn du deine Buchhaltung selber führst, führt kein Weg am Kontenplan vorbei. Auf den ersten Blick wirkt er kompliziert, im Kern ist er aber nichts anderes als ein Ordnungssystem. Hier erfährst du, wie der KMU-Kontenplan in der Schweiz aufgebaut ist, was die Nummern bedeuten und wie sich die Konten am Ende in Bilanz und Erfolgsrechnung wiederfinden.
Der KMU-Kontenplan ist das Ordnungssystem deiner Buchhaltung. Er sagt dir, welche Konten es gibt und wohin jede einzelne Buchung gehört. Wer den Aufbau einmal verstanden hat, findet sich darin schnell zurecht, auch ohne Buchhaltungsausbildung.
In diesem Artikel geht's spezifisch um den KMU Kontenplan von Markus Helbling, publiziert über SwissAccounting. Hier ein kurzer Ausschnitt davon (Quelle: SwissAccounting):
Du kannst den gesamten KMU Kontenplan auf der Webseite von SwissAccounting downloaden: https://swissaccounting.org/kontenrahmen
Was ist ein Kontenplan?
Ein Kontenplan ist im Grundsatz eine Liste aller Konten, die du in deiner Buchhaltung verwenden kannst. Wichtig dabei: Ein Konto ist in der Buchhaltung nicht dein Bankkonto, sondern schlicht eine Kategorie für deine Buchungen. Der Kontenplan legt fest, welche Kategorien es gibt und wohin eine Buchung gehört.
Stell dir den Kontenplan wie ein Regal mit vielen beschrifteten Fächern vor. Jedes Fach hat eine Nummer und einen Namen. Machst du eine Buchung, legst du sie ins richtige Fach. Also nicht einfach «Geld kommt rein», sondern «das ist ein Dienstleistungsertrag». Nicht einfach «Geld geht raus», sondern «das ist Werbeaufwand».
Kurz gesagt: Der Kontenplan hilft dir, deine Buchhaltung sauber zu strukturieren. In der Schweiz orientieren sich kleine und mittlere Unternehmen am Kontenrahmen KMU. Der Kontenrahmen ist die allgemeine Vorlage, dein Kontenplan der Ausschnitt daraus, den du tatsächlich nutzt.
Warum der Kontenplan Nummern hat
Im Schweizer KMU-Kontenplan sind die Konten nach Nummern geordnet, und diese Nummern sind nicht zufällig. Die erste Ziffer zeigt dir, zu welchem Bereich ein Konto gehört. Man spricht von neun Kontenklassen.
Grob kannst du dir merken: Klasse 1 sind die Aktiven, Klasse 2 die Passiven, Klasse 3 die Ertragskonten für deine Einnahmen, die Klassen 4 bis 8 die Aufwandkonten und Klasse 9 die Hilfskonten für den Abschluss. Siehst du also ein Konto, das mit einer 1 beginnt, weisst du sofort: Das gehört zu den Aktiven. Beginnt es mit einer 6, geht es um einen Aufwand. Die Nummer hilft dir, ein Konto schneller einzuordnen.
Aktiven und Passiven: die Bilanzkonten
Die Aktiven (Klasse 1) zeigen, was dein Unternehmen besitzt oder was ihm noch zusteht, also alles mit einem Wert für dein Unternehmen. Das kann dein Bankguthaben sein, das Bargeld in der Kasse, offene Forderungen bei deinen Kundinnen, deine Fahrzeuge oder dein Computer. Die Frage hinter den Aktiven lautet: Was hat mein Unternehmen?
Aktiven werden in zwei Gruppen geteilt. Das Umlaufvermögen umfasst Werte, die normalerweise innerhalb eines Jahres zu Geld werden, etwa Bankguthaben, Vorräte oder offene Kundenforderungen. Das Anlagevermögen umfasst Werte, die länger im Unternehmen bleiben, etwa ein Firmenauto, Maschinen oder Mobiliar. Ein Firmenauto könntest du zwar innert eines Jahres verkaufen, du kaufst es aber, damit es dem Unternehmen über Jahre dient. Darum gehört es ins Anlagevermögen.
Die Passiven (Klasse 2) zeigen, woher das Geld im Unternehmen kommt und wem du es schuldest. Wenn die Aktiven die Frage «Was hat mein Unternehmen?» beantworten, beantworten die Passiven die Frage «Woher kommt das Geld dafür und wem gehört es?». Auch die Passiven werden zweigeteilt: in Fremdkapital, also deine Schulden, und Eigenkapital, also den Teil, der dir oder der Firma selbst gehört.
Das Fremdkapital wird nochmals unterteilt. Kurzfristiges Fremdkapital sind Schulden, die innerhalb eines Jahres zurückzuzahlen sind, etwa offene Lieferantenrechnungen (Kreditoren) oder die geschuldete Mehrwertsteuer. Langfristiges Fremdkapital sind Schulden, die länger als ein Jahr bestehen, etwa ein Bankdarlehen oder eine Hypothek. Wie das Eigenkapital aufgebaut ist, hängt von der Rechtsform ab: Bei der Einzelfirma ist es eng mit der Inhaberin verbunden, bei der GmbH gibt es Stammkapital, bei der AG Aktienkapital.
Ertrag und Aufwand: die Erfolgskonten
Der Ertrag (Klasse 3) zeigt, womit dein Unternehmen Geld verdient, also deine Einnahmen aus der Geschäftstätigkeit. Stellst du einer Kundin eine Rechnung für eine Dienstleistung, entsteht Dienstleistungsertrag. Verkaufst du Ware, entsteht Handelsertrag. Die Frage lautet nicht nur, dass Geld hereinkommt, sondern wofür es hereinkommt.
Der Aufwand ist meist der grösste Teil des Kontenplans und verteilt sich auf die Klassen 4 bis 6. In den 4000er-Konten buchst du den direkten Aufwand für Material, Ware, Dienstleistungen und Energie, also alles, was direkt mit deinen Aufträgen zu tun hat. Bist du Malerin und kaufst Farbe, um ein Haus zu streichen, ist das Materialaufwand. In den 5000er-Konten buchst du alles rund um Löhne, also Lohnkosten, AHV und Pensionskasse. Die 6000er-Konten umfassen die laufenden Betriebskosten, die nicht direkt zum Kerngeschäft gehören, aber trotzdem nötig sind, etwa Miete, Telefon, Software, Versicherungen oder Werbung.
Darüber gibt es noch die Klassen 7 und 8. In Klasse 7 wird der betriebliche Nebenerfolg gebucht, etwa Erträge und Aufwände aus Liegenschaften oder Zinsen. Klasse 8 dient häufig für ausserordentliche, betriebsfremde oder periodenfremde Positionen sowie für direkte Steuern. Im Alltag einer kleinen Firma kommen diese beiden Klassen eher selten zum Einsatz.
Bilanz- und Hilfskonten
Zuletzt gibt es die Bilanz- und Hilfskonten in Klasse 9. Sie werden für bestimmte technische Buchungen gebraucht, etwa für Eröffnungs- und Abschlussbuchungen. Man braucht sie, wenn eine Buchung ein Gegenkonto benötigt, aber keine normale Einnahme, Ausgabe, Schuld oder kein Vermögenswert gemeint ist.
Wird ein neues Geschäftsjahr eröffnet, müssen die Anfangsbestände übernommen werden. Wird ein Jahr abgeschlossen, wandert der Gewinn aus der Erfolgsrechnung in die Bilanz. Als Nutzerin einer Buchhaltungssoftware musst du diese Konten oft nicht von Hand anfassen, viele Systeme erledigen das automatisch im Hintergrund. Gut zu wissen ist aber, dass es sie gibt.
Wie alles zusammenspielt: Bilanz und Erfolgsrechnung
Aus den Konten entstehen am Ende zwei zentrale Auswertungen. Die Bilanz zeigt, was dein Unternehmen besitzt und wie das finanziert ist: Links stehen die Aktiven, rechts die Passiven. Die Bilanz muss immer ausgeglichen sein, Aktiven und Passiven sind also gleich hoch. Die Erfolgsrechnung zeigt, wie viel du umgesetzt und ausgegeben hast: Ertrag minus Aufwand ergibt Gewinn oder Verlust.
Bilanz und Erfolgsrechnung sind keine getrennten Welten, sie hängen zusammen. Bekommst du 1000 Franken von einer Kundin auf dein Bankkonto, nimmt die Bank zu, das ist Bilanz, weil die Bank ein Aktivkonto ist. Gleichzeitig steigt der Dienstleistungsertrag, das ist Erfolgsrechnung. Dieselbe Buchung betrifft also beide Auswertungen. Genau darum ist die doppelte Buchhaltung so aussagekräftig.
Darfst du den Kontenplan anpassen?
Grundsätzlich darfst du den KMU-Kontenplan anpassen, wenn es für dein Geschäft mehr Sinn ergibt. Du kannst Konten weglassen, die du nie brauchst, und eigene ergänzen. So lohnt sich zum Beispiel ein eigenes Konto «Lizenzgebühren», wenn du genau sehen willst, wie viel du für Softwarelizenzen ausgibst.
Wichtig ist nur, dass du es nicht übertreibst und die Grundstruktur der Kontenklassen erhalten bleibt. Halte den Kontenplan von Jahr zu Jahr möglichst stabil, damit deine Geschäftsjahre miteinander vergleichbar bleiben. Wer jedes Jahr alles umbaut, verliert genau diese Vergleichbarkeit.
KMU-Kontenplan in MILKEE
In MILKEE ist der KMU-Kontenplan bereits hinterlegt, du musst also nicht bei null beginnen. Beim Buchen hilft dir MILKEE, den Betrag dem richtigen Konto zuzuordnen, sodass du nicht jedes Mal raten musst, in welches Fach eine Buchung gehört.
Brauchst du ein zusätzliches Konto, etwa für deine Lizenzgebühren, kannst du den Kontenplan anpassen. So bleibt die Struktur sauber und trotzdem auf dein Geschäft zugeschnitten.
Fazit
Der KMU-Kontenplan ist das Ordnungssystem deiner Buchhaltung. Er zeigt dir, welche Konten es gibt und wohin deine Buchungen gehören. Die Nummern helfen dir dabei: Die erste Ziffer verrät die Kontenklasse und damit den Bereich, von den Aktiven in Klasse 1 bis zu den Abschlusskonten in Klasse 9.
Aktiven und Passiven ergeben die Bilanz, Ertrag und Aufwand die Erfolgsrechnung, und beide hängen über die Buchungen zusammen. Wer dieses Grundgerüst verstanden hat, muss den Kontenplan nicht mehr fürchten. Im Alltag nimmt dir MILKEE mit einem hinterlegten Kontenplan viel Arbeit ab, damit du dich auf dein Geschäft konzentrieren kannst.