In der Schweiz können Selbständige und Einzelfirmen ihre Buchhaltung mit der sogenannten Milchbüechli-Rechnung erledigen. Diese vereinfachte Form der Buchhaltung ist eine Aufstellung aller Einnahmen und aller Ausgaben. In diesem Artikel schauen wir uns an, wie du die Milchbüechli-Rechnung führen kannst und worauf zu achten ist.
In der Schweiz gibt es grundsätzlich zwei Optionen, wie du deine Buchhaltung in der Selbständigkeit führen kannst:
Die vereinfachte Buchhaltung, eben auch Milchbüechli-Rechnung genannt
Während die doppelte Buchhaltung einiges an Know-How braucht, ist die einfache Buchhaltung, wie der Name bereits verrät, sehr einfach zu führen und für die meisten Selbständigen mehr als ausreichend.
Um diese vereinfachte Form der Buchhaltung führen zu dürfen, musst du aber gewisse Kriterien erfüllen…
Kriterien für die Milchbüechli-Rechnung
Das wichtigste Punkt ist wohl, dass die einfache Buchhaltung nur für Personengesellschaften erlaubt ist. Wenn du selbständig bist, hast du womöglich eine Einzelfirma oder eine Kollektivgesellschaft. Diese beiden Rechtsformen dürfen die einfache Buchhaltung führen.
GmbHs, AGs und so weiter sind dagegen verpflichtet, eine doppelte Buchhaltung zu führen. Sie dürfen also keine Milchbüechli-Rechnung führen.
Ausserdem darfst du mit der einfachen Buchhaltung maximal 500’000 Franken Jahresumsatz machen. Wenn du dieses Limit übersteigst, musst du auch zur doppelten Buchhaltung zurückgreifen.
Im Gegensatz zur doppelten Buchhaltung führst du bei der Milchbüechli-Rechnung nur alle Ausgaben und alle Einnahmen auf. Die Differenz daraus ist dann dein Gewinn. Dieser Gewinn ist dann relevant für deine Steuern und die AVH.
Bei der doppelten Buchhaltung gibst du bei jeder Buchung immer noch ein Bankkonto und ein Aufwands- oder Ertragskonto an. Ausserdem erstellst eine Bilanz und musst dich um Aktiven, Passiven usw. kümmern. Du zeigst also nicht nur auf, wie viel Gewinn du in einem Jahr gemacht hast, sondern auch, woher dein Geld kommt, wohin es fliesst, wo es gerade liegt und wem das Geld gehört.
Wie du siehst, kommt da einiges zusammen, um das du dich kümmern musst. Auch das ist natürlich machbar und kein Hexenwerk. Aber im Gegensatz zur doppelten Buchhaltung ist die Milchbüechli-Rechnung wirklich ein Kinderspiel. Lass uns anschauen, wie du das machen kannst…
Wie führe ich eine Milchbüechli-Rechnung?
Eine Milchbüechli-Rechnung zu führen ist wirklich sehr sehr einfach. Du kannst das ganz einfach mit Excel machen oder eine Software wie MILKEE verwenden. Schauen wir zuerst, wie du das mit Excel machen kannst:
Milchbüechli-Rechnung mit Excel
Wenn du deine einfache Buchhaltung mit Excel führen willst, empfehle ich dir unsere kostenlose Vorlage für die einfache Buchhaltung. Darin findest du dann zwei Tabellen, eine für die Einnahmen und die andere für die Ausgaben.
Wie du vielleicht schon erahnen kannst, trägst du jetzt unter den Einnahmen all deine Einnahmen ein, die du in diesem Jahr gemacht hast. Das gleiche machst du dann noch für die Ausgaben.
Wenn du das gemacht hast, suchst du für jede Buchung den richtigen Beleg und legst diesen in einem Ordner ab. Ich ändere hierbei den Namen immer zu E[Beleg-Nr] für Einnahmen und A[Beleg-Nr] für Ausgaben. Der Beleg micosoft_office.pdf wird dann also A1_microsoft_office.pdf.
Ganz wichtig: Zu jeder Buchung gehört immer ein Beleg!
So kann ich sicher sein, dass ich meine Belege immer schnell zur Hand hab, wenn ich mal in eine Steuerkontrolle komme oder sie anderweitig benötige.
Das könnte dann ungefähr so aussehen:
Wenn du das für alle Belege gemacht hast, druckst du die Zusammenfassung des Excels aus (du findest das im 1. Reiter in der Excel-Datei mit dem Titel «Auswertung SE»), unterschreibst das Dokument und legst es deiner Steuererklärung bei.
Die Belege würde ich unbedingt doppelt speichern, denn du musst sie mindestens 10 Jahre aufbewahren.
Milchbüechli-Rechnung mit Software führen
Schauen wir uns jetzt noch an, wie du die Milchbüechli-Rechnung mit MILKEE führen kannst. MILKEE ist eine Buchhaltungssoftware für Selbständige, die dir das führen deiner Buchhaltung extrem erleichtert.
Ein weiterer Vorteil an einer Cloud-Software ist, dass du deine Belege automatisch den richtigen Buchungen zuweisen kannst und dir dadurch enorm viel Zeit sparen kannst.
Im Grundsatz funktioniert das bei MILKEE genau gleich:
Und that’s it. Dieses Formular auszufüllen dauert rund 15 Sekunden. Wenn dir das zu lange geht, bietet MILKEE auch eine automatische Bankensynchronisation an, die deine Buchungen täglich importiert und mit AI einen Vorschlag für dich macht.
Fazit
Die Milchbüechli-Rechnung ist also eine super Alternative zur klassischen doppelten Buchhaltung, besonders für Selbständige, die einfache Geschäftsabläufe haben. Beide Arten der Buchhaltung haben ihre Vor- und Nachteile und wenn du unsicher bist, was für dich das richtige ist, frag am besten bei einer Fachperson nach.
Nicolas Haemmerli
Ich habe MILKEE 2022 gegründet und entwickle die Software seither selbst. Meine eigene Einzelfirma buche ich natürlich auch damit, und nebenbei stecke ich gerade in der Ausbildung zum Sachbearbeiter Rechnungswesen (kvedupool).
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