Vermutlich hast du bereits die kostenlose Version von smallinvoice ausprobiert und merkst jetzt, dass sie langfristig nicht ausreicht.
Allerdings musst du bereits 45.- Franken pro Monat zahlen, wenn du zum Beispiel grundlegende Funktionen wie Zeiterfassung benötigst. Dabei gibt es deutlich günstigere Tools, die möglicherweise besser auf deine Bedürfnisse zugeschnitten sind. Je nachdem, ob du ein KMU oder Freelance-Business hast, könnte eine umfangreichere oder simplere Lösung für dich besser sein.
Deshalb zeige ich hier interessante smallinvoice Alternativen für Freelancer und KMU.
MILKEE
Geeignet für: Freelancer und kleine Unternehmen
Wichtigste Vorteile gegenüber smallinvoice: MILKEE ist günstiger als smallinvoice und wurde speziell für Freelancer und kleine Unternehmen entwickelt. Du kannst deshalb alternativ zur doppelten auch die einfache Buchhaltung führen und so Treuhandkosten sparen. Ausserdem brauchst du für die Bedienung von MILKEE keine Buchhaltungskenntnisse oder Erfahrung. Nutzer berichten, dass sie das Tool in kurzer Zeit problemlos beherrschen.
Hier zeige ich dir im Detail, warum MILKEE eine sinnvolle Alternative zu smallinvoice ist:
Du kannst die einfache Buchhaltung führen (wichtig für Freelancer)
Du verdienst unter 500'000.- Franken im Jahr? Dann kann dir die einfache Buchhaltung (anstelle der doppelten Buchhaltung) das Leben vereinfachen. Du erfasst nur Einnahmen und Ausgaben, ganz ohne Bilanz, Erfolgsrechnung oder Kontenplan. So ist deine Buchhaltung nicht so aufwändig und du musst weniger Geld für Treuhänder ausgeben. Genau diese Möglichkeit fehlt dir bei smallinvoice, denn die Software ist nur auf die doppelte Buchhaltung ausgelegt. In MILKEE dagegen kannst du dich frei zwischen den beiden Buchhaltungsmethoden entscheiden und kannst jederzeit wechseln.
Du sparst Zeit mit KI-Buchungsvorschlägen
Während in smallinvoice Ausgaben oft über manuelle Belege oder Datei-Importe zugeordnet werden, geht MILKEE einen Schritt weiter: Du bindest dein Schweizer Bankkonto einfach direkt per Live-Schnittstelle an, und die Software sieht alle deine Kontobewegungen. Für jede einzelne Ausgabe macht dir MILKEE einen Buchungsvorschlag inklusive passender Kategorie, den du nur noch prüfen und bestätigen musst. Du musst also gar nicht erst auf deine Tastatur tippen. Die KI lernt dabei mit jeder Buchung dazu und wird mit der Zeit immer treffsicherer.
Du brauchst keine Vorkenntnisse in der Buchhaltung
Spätestens bei der MWST-Abrechnung und dem Jahresabschluss stösst du bei smallinvoice schnell an deine Grenzen, wenn du keine Buchhaltungserfahrung mitbringst. MILKEE ist dagegen von Grund auf so entwickelt, dass auch ein kompletter Anfänger ohne Vorkenntnisse zurechtkommt.
Beim Jahresabschluss erstellst du mit einem Klick eine PDF und erhältst ein fertiges Dokument, das von der ESTV anerkannt wird. Du musst es nur noch an deine Steuererklärung anhängen.
Bei der MWST bekommst du sogar ein Dokument, das dir zeigt, wo du welchen Wert im ESTV-Formular eintragen musst:
MILKEE bietet eine umfangreichere Zeiterfassung mit Grafiken und Auswertungen
Bei meinem letzten Test von Smallinvoice ist mir aufgefallen, dass du deine Zeiten nur manuell eintragen kannst. MILKEE bietet dir dagegen einen Timer, mit dem du deine Zeit live aufnimmst.
Nach dem Stoppen trägst du ein, was du in dieser Zeit gemacht hast. Das wird später automatisch in deine Rechnung importiert. So sieht dein Kunde transparent, wie du die angerechnete Zeit genutzt hast.
Zusätzlich stellt dir MILKEE deine erfasste Zeit visuell in einem Kalender dar:
So erkennst du, wo du vielleicht vergessen hast, deine Zeit zu erfassen und du kannst deine Produktivität tracken.
Ein weiterer wichtiger Unterschied zu smallinvoice: Bei der Zeiterfassung kannst du festlegen, ob die jeweilige Zeit verrechenbar ist oder nicht. So siehst du später in der Auswertung deinen effektiven Stundenlohn und vieles mehr:
Pricing
Bei Milkee zahlst du 29.- Franken im Monat, während dich ein vergleichbares Paket bei Smallinvoice 45.- Franken im Monat kostet. Bei den günstigeren Paketen von smallinvoice hast du nicht einmal Zeiterfassung.
In MILKEE hast du dagegen auch noch:
Die Möglichkeit zur einfachen Buchhaltung
Eine umfangreichere Zeiterfassung mit Timer und Kalenderansicht
KI-Buchungsvorschläge, die dir manuelle Arbeit abnehmen
Starte einfach die kostenlose Testphase (keine Kreditkarte notwendig) und schau, ob MILKEE zu dir passt!
Banana
Geeignet für: Kleinunternehmen, Vereine und Selbstständige
Wichtigster Vorteil gegenüber smallinvoice: Banana ist deutlich günstiger und bietet dir viel Freiraum, deine Buchhaltungsprozesse individuell zu gestalten. Dieses Tool funktioniert ähnlich wie Excel und hat deshalb keine strikt vordefinierten Abläufe.
Preis: 89.- Franken pro Jahr (auch Gratis-Plan vorhanden)
Während smallinvoice eine moderne Oberfläche bietet, arbeitest du in Banana mit einer Excel-Tabelle. Warum das Vorteilhaft ist?
Du bist nicht an eine vorgegebene Struktur gebunden, sondern kannst so gut wie alles an deine eigene Arbeitsweise anpassen. Du kannst zum Beispiel Einnahmen und Ausgaben über separate Spalten filterbasiert einzelnen Projekten zuordnen. Und mit nur einer Lizenz führst du beliebig viele Buchhaltungen gleichzeitig. Das ist sehr praktisch, wenn du mehrere Firmen oder Kunden betreust. Wenn du dich technisch etwas auskennst, kannst du die Software mit Zusatzfunktionen erweitern.
Auch der Kostenvorteil ist signifikant. Der Einstiegspreis gilt allerdings nur, solange du nicht mehrwertsteuerpflichtig bist. Sobald du MWST abrechnen musst, brauchst du den teureren Advanced-Plan. Selbst dann bleibt Banana mit CHF 149.–/Jahr aber deutlich günstiger als smallinvoice.
Was du bei Banana allerdings beachten solltest: Die Software läuft primär lokal auf deinem Computer statt in der Cloud. Die Zusammenarbeit mit deinem Treuhänder ist entsprechend umständlicher. Dazu kommt ein stark limitierter Support von nur drei Anfragen pro Jahr, selbst im teuersten Plan – ausgerechnet bei einer Software, die aufgrund ihrer Komplexität häufiger Hilfe erfordern würde.
bexio
Geeignet für: KMU
Grösster Vorteil gegenüber smallinvoice: bexio ist ein vollwertiges ERP-System für wachsende KMU, während smallinvoice als Werkzeug für die Rechnungsstellung und Administration konzipiert ist. Fast jeder Schweizer Treuhänder kennt die Software.
Preis: Ab 35.- Franken pro Monat
bexio hat für grössere Unternehmen mehr zu bieten. Unter anderem Kundenpflege in einem CRM, Lieferantenmanagement und Lagerverwaltung. KMU erhalten dadurch eine Plattform, die Insellösungen im Unternehmen überflüssig macht.
Viele Unternehmen entscheiden sich für bexio insbesondere wegen des direkten Treuhänder-Zugangs. Bei smallinvoice müssen Daten für den Jahresabschluss oft umständlich exportiert werden. bexio hingegen erlaubt es dem Treuhänder, sich mit einem kostenlosen Experten-Zugang direkt in das System einzuloggen. Da bexio der Schweizer Marktführer ist, arbeiten die meisten Treuhandbüros standardmässig damit. Diese nahtlose Zusammenarbeit spart KMU wertvolle Zeit, reduziert Fehlerquellen bei der Bilanz- sowie Erfolgsrechnung und senkt schlussendlich die jährlichen Treuhandkosten.
Ein weiterer Pluspunkt ist das riesige Ökosystem von bexio. Über den eigenen Marketplace lassen sich hunderte Schweizer und internationale Drittanbieter-Tools anbinden. Du kannst zum Beispiel einen Onlineshop wie Shopify oder eine andere spezialisierte Branchensoftware anbinden. smallinvoice stösst bei solchen Angelegenheiten schnell an seine Grenzen.
CashCtrl
Geeignet für: KMU
Grösster Vorteil gegenüber smallinvoice: Selbst im dauerhaft kostenlosen Basis-Abo steht KMU bereits eine komplette Finanzbuchhaltung inklusive Bilanz und Erfolgsrechnung zur Verfügung.
Preis: Ab 350.- Franken pro Jahr (Gratis-Plan vorhanden)
Für KMU ist CashCtrl eine gute Alternative, weil es maximale buchhalterische Freiheit und tiefere finanzielle Kontrolle bietet. Du bist nicht an starre Vorgaben gebunden, sondern kannst Kontenstrukturen, Kostenstellen und Budgets präzise auf deine individuellen Bedürfnisse anpassen.
Im Gegensatz zu smallinvoice hat CashCtrl im PRO-Tarif eine integrierte Lohnbuchhaltung. Bei smallinvoice ist die Lohnbuchhaltung kein nativer Bestandteil der eigenen Software-Infrastruktur. Deshalb musst du ein externes Modul dazubuchen. In CashCtrl ist die Lohnbuchhaltung deshalb einfacher und nicht mit zusätzlichen Kosten verbunden.
Ein weiteres starkes Argument für CashCtrl ist das hervorragende Preis-Leistungs-Verhältnis. Während bei smallinvoice die Kosten bei steigendem Dokumentenvolumen oder zusätzlichem Bedarf an Buchhaltungsfeatures rasch ansteigen, bleibt CashCtrl selbst im PRO-Tarif mit rund CHF 350 pro Jahr äusserst günstig.
Allgemein kann man sagen: CashCtrl ist für KMU immer dann die bessere Wahl, wenn komplexes Reporting und buchhalterische Flexibilität im Vordergrund stehen.
Magic Heidi
Geeignet für: Freelancer
Grösster Vorteil gegenüber smallinvoice: Magic Heidi bietet eine richtige mobile App anstelle von einer responsive Web-App.
Preis: Ab 25.- Franken pro Monat
Für Freelancer ist Magic Heidi eine gute Alternative, weil es Prozesse durch künstliche Intelligenz und einer mobilen App beschleunigt. Der AI-Belegscanner ist ein gutes Beispiel. Er liest Quittungen (Betrag, Händler, MWST-Sätze) damit du sie nicht manuell abtippst.
Zwar bietet auch smallinvoice KI-Funktionen und mobile Belegerfassung, doch es gibt einen Unterschied: smallinvoice setzt mobil primär auf eine responsive Web-App im Browser und nutzt klassische OCR-Texterkennung. Magic Heidi hingegen bietet echte, native Apps mit einem voll funktionsfähigen Offline-Modus. Zudem liest die KI selbst zerknitterte Quittungen oder ausländische Belege fehlerfrei aus, ordnet sie automatisch den Schweizer Steuerkategorien zu und rechnet Fremdwährungen sofort um, ohne dass man manuell im Browser nachbessern muss.
Was ich besonders hilfreich finde: Die Software überwacht automatisch den Umsatz und warnt den Nutzer rechtzeitig, bevor die kritische Schweizer MWST-Pflichtgrenze von CHF 100'000 erreicht wird. Bei smallinvoice musst du solche Steuerprognosen manuell im Auge behalten.
Ein Nachteil muss aber noch genannt werden: In Magic Heidi kannst du nicht zur doppelten Buchhaltung wechseln. Heisst: Sobald du mehr verdienst und die doppelte Buchhaltung für dich mehr Sinn macht oder verpflichtend wird, musst du zu einem anderen Tool wechseln.
Fazit
Bist du Freelancer oder führst ein kleines Unternehmen und willst deine Buchhaltung ohne Vorkenntnisse und ohne unnötigen Funktionsballast erledigen, ist MILKEE die naheliegendste Wahl: du hast die Wahl zwischen einfacher und doppelter Buchhaltung, KI-Buchungsvorschläge sparen dir Zeit, und du hast Zeiterfassung mit ausführlichen Analysen. Dabei zahlst du für das alles einen deutlich niedrigeren monatlichen Preis.
Legst du dagegen besonderen Wert auf maximale Anpassbarkeit und bringst bereits Buchhaltungswissen mit, bietet dir Banana diese Freiheit, allerdings mit einer steileren Lernkurve. Wächst dein Unternehmen und du brauchst Lohnbuchhaltung, ein CRM oder mehr, ist bexio oder CashCtrl die vollständigere, aber auch deutlich teurere Lösung.
Keine Fachperson, aber selber seit einigen Jahren selbständig unterwegs. Da mir ein gutes Tool für die Buchhaltung und das Rechnungswesen meiner Einzelfirma gefehlt hat, hab ich MILKEE gegründet.
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