Auch als kleine Einzelfirma kann es sich lohnen, wenn du dich freiwillig bei der Mehrwertsteuer anmeldest. Einerseits sparst du dir dadurch die 8.1% auf deine geschäftlichen Ausgaben, andererseits kannst du so auch ein Stücklein professioneller gegenüber deinen Kund:innen wirken. Wir schauen uns in diesem Artikel an, welche Optionen du hast, wenn du dich der Mehrwertsteuer unterstellen willst.
Grundsätzlich muss man sich als Firma erst ab einem Jahresumsatz von 100’000.- CHF bei der Mehrwertsteuer anmelden. Wie bereits angetönt, macht es in einigen Situationen aber auch Sinn, sich freiwillig der MWST anzuschliessen.
Vorwissen
Bevor du diesen Artikel liest, solltest du dir ein grundlegendes Wissen über die Mehrwertsteuer aneignen. Der Bund hat einen super Artikel veröffentlicht, der das Thema ausführlich erklärt: hier geht’s zum Artikel
MWST Pflicht bei Einzelfirmen in der Schweiz
Eigentlich sind in der Schweiz alle Unternehmen der MWST-Pflicht unterstellt. Dies gilt auch für Selbständige, respektive für Einzelfirmen. Wenn du jedoch unter 100’000 Franken Jahresumsatz machst, kannst du auch darauf verzichten, dich der Mehrwertsteuer zu unterstellen.
Natürlich gibt es auch hier wieder eine Ausnahme: Die Bezugsteuer… Wenn du nämlich mehr als 10’000 Franken an Leistungen aus dem Ausland beziehst, dann musst du die Bezugsteuer bezahlen und du wirst dadurch auch MWSt-pflichtig. «Leistungen aus dem Ausland» können dabei auch Facebook Ads sein, da Facebook keinen Sitz in der Schweiz hat.
Mehr zu der Bezugssteuer findest du hier.
Welche Abrechnungsmethoden gibt es bei der Mehrwertsteuer?
Du kannst zwischen zwei Abrechnungsmethoden auswählen. Zum Einen gibt es die Saldosteuersatzmethode, zum Anderen die «effektive Mehrwertsteuerabrechnung». Wir schauen uns beide genauer an und finden heraus, welche Variante für dich am optimalsten ist.
Es gibt zudem die Pauschalsteuersatzmethode. Die kann jedoch nur von steuerpflichtigen autonomen Dienststellen der Gemeinwesen benutzt werden. Das sind z.B. Kirchgemeinden, private Schulen, Wassergenossenschaften o.Ä. Mehr dazu findest du hier. Als Einzelfirma kommt diese Methode demnach nicht in Frage.
Welche Steuersätze gibt es?
Für den weiteren Verlauf dieses Artikels möchte ich kurz erwähnen, dass es verschiedene Mehrwertsteuersätze gibt. Bitte informiere dich, welchen Steuersatz du verwenden musst. Du findest alle Informationen in diesem Artikel über die Mehrwertsteuer vom Bund.
Nachfolgend hab ich das für dich aber zusammengefasst:
8.1% Normalsatz
Normalerweise musst du deinen Kund:innen die normalen 8.1% Mehrwertsteuer verrechnen. Vorausgesetzt natürlich, dein Angebot ist nicht mit dem reduzierten Satz oder dem Sondersatz steuerbar.
3.8% – Sondersatz Beherbergung
Der Sondersatz für Beherbergung von 3.8% greift, wie es der Name schon verrät, wenn du irgendwo übernachtest (auch ein allfälliges Frühstück würde unter diesen Steuersatz fallen).
2.6% – Reduzierter Satz
Der reduzierte Satz von 2.6% greift z.B. bei Lebensmittel, Zeitungen oder Medikamenten. Hier findest du eine ausführliche Beschreibung, wann der reduzierte Satz greift.
Soweit so gut, schauen wir uns nun die beiden Optionen an, die du für die Abrechnung mit der Mehrwertsteuer hast.
Die effektive Mehrwertsteuerabrechnung
Als erstes schauen wir uns die effektive Mehrwertsteuerabrechnung an. Diese ist vom Prinzip her relativ einfach zu verstehen, dafür in der Praxis umso komplexer.
Grundsätzlich verrechnest du deinen Kund:innen die Mehrwertsteuer. Dies musst du auf deinen Belegen ausweisen. Den Gesamtbetrag musst du vierteljährlich bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung melden.
Gleichzeitig bezahlst du ja aber bei deinen Einkäufen schon Mehrwertsteuer. Diese bereits bezahlten Beträge kannst du wieder abziehen. Man nennt das auch die «Vorsteuer», weil du sie bereits im Voraus bezahlt hast.
Die Differenz von den Beträgen, die deine Kund:innen bezahlt haben und den Beträgen, die du bezahlt hast, ist dann die tatsächliche Steuerschuld.
Beispiel für die effektive Mehrwertsteuerabrechnung
Am besten machen wir ein Beispiel, da das Thema sonst schnell sehr abstrakt wird.
Nehmen wir an, du bist Malerin oder Maler. Du hast einen Auftrag bekommen und musst eine Hauswand neu anmalen. Für deine Zeit und das Material verrechnest du deinem Kunden insgesamt 1000.- CHF. Auf diese 1000.- CHF kommen jetzt noch die 8.1% Mehrwertsteuer.
Insgesamt kommt der Rechnungsbetrag also auf 1081.- CHF und davon gehen 81.- Franken ans Steueramt.
Du hast aber für diesen Auftrag für 200.- CHF Farbe eingekauft und darauf auch schon 8.1% Mehrwertsteuer bezahlt. Diese 14.99 CHF (das sind die 8.1% MWST, die du bereits bezahlt hast) kannst du nun von den 81.- CHF abziehen. In unserem Beispiel schuldest du den Steueramt also noch 66.01 CHF.
Die Formel für die Berechnung der bezahlten Mehrwertsteuer lautet:
Bezahlte MWST = Bruttopreis – (Bruttopreis / (MWST-Satz + 1))
Woher weiss ich, wie viel Vorsteuer ich bezahlt habe?
Das ist Sache deiner Buchhaltung.
Für jede Ausgabe die du tätigst, bekommst du einen Beleg. Auf diesem Beleg muss die bezahlte MWST ausgewiesen werden. Wenn nichts auf dem Beleg steht, dann hast du keine MWST bezahlt.
Das kann vorkommen, wenn die Firma noch nicht mehrwertsteuerpflichtig ist.
Vor- und Nachteile
Der Vorteil von der effektiven Abrechnungsmethode ist, dass du extrem genau arbeitest. Du bezahlst am Ende nur den effektiven Betrag, den du am Steueramt schuldest.
Der Nachteil dieser Methode ist dafür der Aufwand. Du musst bei jeder Ausgabe den MWST-Satz in deiner Buchhaltung erfassen.
Als kleinere Einzelfirma oder grundsätzlich als kleinere Firma gibt es eine einfachere Lösung für die Abrechnung mit der Mehrwertsteuer. Die Saldomethode
Die Saldomethode – Abrechnen mit der Mehrwertsteuer als Einzelfirma
Schauen wir uns nun noch die Saldosteuersatzmethode, kurz SSS-Methode, an.
Es gibt einen wesentlichen Unterschied zur effektiven Abrechnung: es ist egal, wie viel Vorsteuer du tatsächlich bezahlt hast. Du bezahlst bei dieser Abrechnungsart einen fixen prozentualen Betrag auf deinen Umsatz inkl. MWST.
Du verrechnest also deinen Kund:innen, genau gleich wie bei der effektiven Methode, die 8.1% Mehrwertsteuer (respektive dein spezifischer MWST-Satz).
Anschliessend schlägst du in der Branchenübersicht deinen Saldosteuersatz nach. Für Dienstleistungsanbietende beträgt der Saldosteuersatz beispielsweise 5.9%.
Du gibst nicht die 8.1% von deinem Umsatz ab, sondern nur 5.9%. Wenn du also einen Umsatz von 10’810.- CHF inklusive MWST machst, dann gibst du davon 637.79 CHF ans Steueramt weiter.
Die Differenz von deinen MWST-Einnahmen und deinen MWST-Ausgaben, in unserem Fall wären das 172.21 CHF, darfst du dann behalten. Dieser Betrag ersetzt sozusagen deine effektive Vorsteuer.
Bis wann lohnt sich die Saldomethode?
Die Schnelldenkenden unter euch werden gemerkt haben: das kann auch ganz schön in die Hose gehen. Wenn du nämlich in einem Jahr sehr hohe Ausgaben hast, z.B. wegen Neuanschaffungen, dann würdest du mit der effektiven Mehrwertsteuerabrechnung um einiges günstiger kommen.
Über die Jahre ist das aber ein Nullsummenspiel.
Wir haben hier für dich einen Rechner erstellt, mit dem du überprüfen kannst, ob sich die Saldomethode für dich finanziell lohnt.
Der Rechner spuckt dir einen Betrag aus, den du maximal ausgeben darfst, sodass sich das Ganze für dich noch lohnt. Wenn du diesen Betrag überschreitest, ist die von dir geleistete Vorsteuer höher als der pauschale Abzug der Saldomethode. Sprich, die effektive Abrechnungsmethode käme günstiger.
Das Finanzielle ist aber leider nicht das einzige.
Denn wenn du auf die effektive Abrechnungsmethode umsteigen willst, dann zieht das einen ganzen Rattenschwanz nach sich. Denn die Saldomethode bringst du gut mit deiner Einnahmen-Ausgaben-Rechnung unter einen Hut.
Bei der effektiven MWST-Abrechnung hingegen musst du wirklich bei jeder Ausgabe den MWST-Satz verwenden, der auf dem Beleg angegeben ist und dies entsprechend in deiner Buchhaltung eintragen.
Das mit einer einfachen Buchhaltung zu machen, ist zwar möglich. Jedoch wird das schnell sehr komplex und am Ende des Tages würde es sich dann wahrscheinlich lohnen, einfach eine doppelte Buchhaltung zu führen.
Limitierungen bei der Saldomethode
Natürlich gibt es auch hier einige Limitierungen:
- Du darfst nicht mehr als 5 Mio. Franken Umsatz im Jahr machen
- Die geschuldete Steuer darf nicht höher als 103’000 Franken sein
Wenn du aktuell die effektive Abrechnungsmethode verwendest und auf die Saldomethode wechseln willst, darfst du im Jahr des Wechsels folgende Umsätze nicht überschreiten:
- bei Saldosteuersatz bis 2,0 % max. CHF 5,005 Mio.
- bei Saldosteuersatz von 2,8 % max. CHF 3,68 Mio.
- bei Saldosteuersatz von 3,5 % max. CHF 2,95 Mio.
- bei Saldosteuersatz von 4,3 % max. CHF 2,40 Mio.
- bei Saldosteuersatz von 5,1 % max. CHF 2,02 Mio.
- bei Saldosteuersatz von 5,9 % max. CHF 1,75 Mio.
- bei Saldosteuersatz von 6,5 % max. CHF 1,59 Mio.
Deinen Saldosteuersatz findest du hier.
Mehrwertsteuer als Einzelfirma – das Fazit
Also, fassen wir nochmals zusammen:
Wenn du selbständigerwerbend bist und dich neu bei der MWST-Anmelden willst, empfiehlt sich die Saldomethode enorm. Besonders, wenn du noch eine einfache Buchhaltung führst und keine grossen Anschaffungen hast.
Wenn du aber beispielsweise teure Maschinen kaufen musst, sonstige teure Anschaffungen hast oder sowieso eine doppelte Buchhaltung führst, dann wird sich die effektive Abrechnungsmethode schnell lohnen.
Vergiss aber nicht: nebst dem finanziellen Aspekt ist auch der Aufwand ein grosses Kriterium, dass du beim Auswählen deiner Abrechnungsmethode im Auge behalten solltest.
