Wenn du deine Finanzen in den Griff bekommen willst, kommst du nicht um irgendeine Art des Budgetierens herum. Dieser Artikel soll dir als Leitfaden dienen und dich beim Erstellen und vor allem beim Beibehalten deines Budgets unterstützen.
Wahrscheinlich bist du bereits auf budgetberatung.ch gestossen und hast dir dort eine der Budgetvorlagen heruntergeladen. Während diese Vorlagen ein super Anhaltspunkt sind, um mal herauszufinden, wie viel Geld du monatlich für gewisse Dinge ungefähr ausgeben solltest, will ich in diesem Beitrag einen anderen Weg einschlagen.
Was ist das Ziel eines Budgets?
Für mich geht es beim Budgetieren nämlich nicht um das Limitieren von Ausgaben, sondern vielmehr darum, meine Finanzen zu planen. Ein Budget soll mir mehr Freiheit geben und meinen Finanzstress reduzieren. Nicht andersrum.
Du sollst durch dein Budget nicht mehr Geld sparen, sondern du gibst dein Geld bewusster aus. Durch das bewusste Ausgeben deines Geldes schaffst du dir eine gute Grundlage, um deine Ausgaben zu optimieren.
Ausserdem ist es wichtig, dass dein Budget eine gewisse Flexibilität mit sich bringt. Selbstverständlich ist das viel einfacher, wenn du mehr verdienst als du jeden Monat brauchst, weil du sonst nur schwer ein Polster aufbauen kannst. Aber das schauen wir uns später noch genauer an.
Bevor wir mit der eigentlichen Anleitung beginnen, will ich noch einen kurzen Abstecher für Selbständige machen. Falls du in keinster Weise selbständig bist, kannst du den nächsten Part einfach überspringen.
Budget erstellen – funktioniert auch für Selbständige
Ich bin selber seit einigen Jahren mit einem Fuss in der Selbständigkeit. Als ich vor zwei Jahren begonnen hab, YNAB für mein Privatleben zu verwenden, ging’s nicht lange und ich machte das Gleiche auch für meine Einzelfirma.
Budgetieren ist genau so wichtig, wenn nicht sogar wichtiger für Selbständige und Firmen. Denn dadurch kannst du viel besser planen, du weisst, wann du wieder mehr Aufträge brauchst und wie lange dein Geld noch ausreicht. Und das gibt mir persönlich immer sehr viel Sicherheit!
Ausserdem kannst du dir dadurch ein Budget aufbauen für Monate, in denen es nicht so gut läuft. Auch das wirkt extrem beruhigend.
Grundsätzlich funktionieren die nachfolgenden Schritte genau gleich für dich und deine Einzelfirma. Du musst dir also einfach überlegen, welche Ausgaben du für dich und deine Einzelfirma hast und diese dann in deinem Budget abbilden.
Auch wenn du jetzt nicht zu 100% Selbständig bist, wenn du dich für Budgets und Finanzen interessierst, hast du wahrscheinlich auch schon mal über ein Side Hustle nachgedacht. Und auch dann kann ich dir empfehlen, in irgend einer Art ein Budget zu führen, das deine Einnahmen und Ausgaben im Überblick behält.
Aber genug davon, lass und jetzt mit dem eigentlichen Thema starten…
1. Wie hoch sind meine Ausgaben?
Bevor du dich daran machst, ein Budget zu erstellen, steht ein ganz wichtiger Schritt an: Du musst herausfinden, was du eigentlich jeden Monat ausgibst. Ein Budget sollte nicht als Beschränkung angesehen werden, sondern als ein Werkzeug, das dir Sicherheit in deiner Finanzplanung bietet. Und dieses Gefühl der Sicherheit bekommst du nur, wenn du genau weißt, wohin dein Geld fließt.
Ein bewährter Weg, um einen klaren Überblick über deine Ausgaben zu bekommen, ist das Durchgehen deiner Kontoauszüge. Ob du die letzten einen, drei oder gar sechs Monate unter die Lupe nimmst, hängt ganz davon ab, wie detailliert du vorgehen möchtest.
Für eine einfache Handhabung lade am besten eine CSV-Datei von deinem Bankkonto herunter und öffne diese in Excel. Dann gehst du Schritt für Schritt vor und kategorisierst jede deiner Ausgaben. Deine Einnahmen kannst du in diesem Schritt mal aussen vor lassen.
Nachdem alles sauber kategorisiert ist, filtere deine Ausgaben nach den jeweiligen Kategorien und berechne, wie viel du monatlich für jede Kategorie ausgibst. Am einfachsten machst du dazu eine Liste all deiner Kategorien und arbeitest dann mit der SUMMEWENN-Funktion.
Et voilà – du stehst nun vor deiner eigenen, maßgeschneiderten Ausgabenanalyse! Allein dieser detaillierte Blick auf deine Finanzen wird dir auf zweierlei Weise enorm weiterhelfen: Erstens siehst du ganz genau, welche monatlichen Kosten auf dich zukommen, und zweitens bekommst du ein klares Bild davon, wofür du dein Geld tatsächlich ausgibst.
Im nächsten Schritt erstellen wir ein Budget mit YNAB.
2.1 Budget erstellen mit YNAB
YNAB (steht für You Need A Budget) ist eine App für das Verwalten deines Budgets. YNAB begleitet mich seit rund zwei Jahren und ist ein echter Game Changer!
An dieser Stelle will ich kurz anmerken, dass ich nicht von YNAB bezahlt wurde, sondern einfach ein Fan des Produkts bin! Ich gehe nachher auch noch darauf ein, wie du das mit Excel lösen könntest.
Beispielbudget in YNAB
Der Grund dafür ist die Methode, die hinter YNAB steht. Die App bedient sich nämlich der sogenannten Zero-Based-Budget-Methode. Dieser fancy Begriff heisst nicht’s anderes, als dass du jedem Rappen, den du verdienst, eine Aufgabe zuweist. Wenn du also 4000 Franken im Monat verdienst, muss du diese 4000 Franken auf dein gesamtes Budget verteilen.
Das heisst natürlich nicht, dass du diese 4000 Franken jeden Monat ausgeben musst – im Gegenteil. In YNAB hast du nämlich auch die Option, Sparbudget zu erstellen. Diese Sparbudgets eigenen sich perfekt für Ausgaben, die nicht sehr häufig oder unregelmässig anfallen. Ein Beispiel hierfür wäre deine Autoversicherung, die du nur einmal im Jahr bezahlen musst oder auch Rücklagen für ein neues Handy.
Keine Sorge, falls das jetzt alles noch nicht so viel Sinn ergibt. Wir erstellen gleich gemeinsam unser erstes persönliche Budget aufgrund deiner Ausgabeposten, die du im letzten Schritt erstellt hast.
Budget erstellen mit YNAB
Als erstes machst du dir dafür natürlich einen Account auf ynab.com. YNAB erstellt dir dann automatisch dein erstes Budget. Ausserdem führt dich die App eigentlich durch den ganzen Prozess. Ich will trotzdem noch einige Sachen anmerken…
Konto hinzufügen
Wenn du aufgefordert wird, ein Konto hinzuzufügen, musst du zuerst «Unlinked» auswählen. Das heisst einfach, dass YNAB nicht direkt auf dein Bankkonto zugreift und du stattdessen deine Buchungen von Hand eintragen wirst. Leider gibt es in der Schweiz diese Option nicht, das würde enorm viel Aufwand sparen.
Anschliessend wähle ich immer aus, dass es sich um einen Checking-Konto handelt. Das hat aber auf die eigentliche Handhabung der App keinen Einfluss.
Kategorien erstellen
Im Anschluss auf das «Onboarding» von YNAB, würde ich dir empfehlen, alle vorgegebenen Kategorien zu löschen und deine eigenen zu erstellen. Dafür hast du im ersten Schritt deine Ausgaben so genau analysiert.
Für deine Kategorien musst du dann jeweils ein Target erstellen. Klicke dafür auf die Kategorie und anschliessend auf der rechten Seite auf «Create Target».
Für regelmässige Ausgaben, wie z.B. Essen oder die Miete, erstelle ich jeweils ein Target der Art «Needed for Spending».
Für unregelmässige Ausgaben oder Rücklagen erstelle ich ein Target der Art «Monthly Savings Builder». Diese Art des Budgets summiert einfach dein nicht verwendetes Guthaben und überträgt es auf den nächsten Monat. Dies eignet sich besonders gut für Zahlungen an Versicherungen, die nur einmal im Jahr anfallen oder z.B. auch Rücklagen für die Steuern.
Ich empfehle dir auch, Abonnements in einer eigenen Gruppe einzeln aufzuführen. das kreiert ein zwar mehr administrativen aufwand, weil du deine Budgets immer anpassen musst, aber dafür hast du deine Abos auch im Blick und ein sauberes Budget. Ich hab es auch schon mit einem einzigen «Abo-Budget» probiert, aber da verliert man schnell den Überblick.
Ausgaben in YNAB erfassen
Wenn es darum geht, Ausgaben zu erfassen, ist es super praktisch, die YNAB-App direkt auf deinem Handy zu haben. Mein Tipp: Trag jede Ausgabe direkt ein, sobald du sie machst. So behältst du immer den Überblick. Aber, ich gebe zu: Selbst ich schaffe das nicht immer. Deshalb werfe ich alle 2-3 Tage einen kurzen Blick auf den Kontostand in YNAB und vergleiche ihn mit meinem tatsächlichen Kontostand. Entdecke ich dabei einen Unterschied, weiß ich sofort, dass ich eine Ausgabe übersehen habe.
Wenn ich dann merke, dass ich Ausgaben nachtragen muss, dann mach ich das meistens am Computer, weil’s da übersichtlicher ist und schneller geht.
Zum Erfassen von Transaktionen wählst du auf der linken Seite einfach das betreffende Konto aus und klickst anschließend auf „Add Transaction“. Dann gibst du das Datum der Transaktion ein, wählst die passende Kategorie und trägst den Betrag bei «Outflow» ein.
Einnahmen in YNAB erfassen
Wenn du ein Budget erstellst, musst du offensichtlich auch deine Einnahmen eintragen. Und das ist eigentlich genauso einfach wie das Erfassen deiner Ausgaben. Der kleine, aber feine Unterschied: Statt den Betrag unter „Outflow“ einzutragen, kommt er unter „Inflow“.
Hast du erst einmal alle Zahlen eingetippt und wirfst einen Blick auf deine Budgetübersicht, taucht dort unter «Ready to Assign» der eingetragene Betrag auf. Das ist der Betrag, den du jetzt beliebig auf deine Budgetposten verteilen kannst.
Zum Verteilen gehst du einfach zur Spalte „Assigned“, klickst auf den Betrag und passt ihn nach Belieben an. Und das Tolle ist, du kannst direkt in dem Feld rechnen. Möchtest du zum Beispiel zu deinem aktuellen Betrag noch 200 Franken dazuaddieren, tippst du das einfach ein (also +200) und – schwupps – zeigt dir YNAB den aktualisierten Endbetrag. Ziemlich praktisch, oder?
Das machst du jetzt jeden Monat. Du kannst wiederkehrende Buchungen selbstverständlich auch automatisieren und musst sie dann nur noch freigeben.
2.2 Budget erstellen mit Excel
Ich verstehe natürlich, wenn du keine Lust auf ein weiteres Abo für 150 Franken im Jahr hast und lieber mit Excel (oder Google Sheets oder whatever) ein Budget erstellen willst. Natürlich kannst du diese Zero-Based-Budget Methode nie so gut in einem Excel umsetzen, wie das YNAB in ihrer App gemacht hat. Aber für den Anfang reicht ein einfaches Excel vollkommen aus.
Am besten googelst du hierfür einfach mal «excel budget template» und suchst dir eine Vorlage aus, die dir zusagt. Alternativ kannst gibt es auch auf etsy.com verschiedene Templates. Dafür musst du dann jedoch 5-20 Franken ausgeben.
Da jedes Excel Template anders funktioniert, kann ich hier nur schlecht darauf eingehen, wie du Template verwenden solltest. Letztendlich gelten aber die gleichen Prinzipien wie bei YNAB:
Dein Budget sollte dich nicht einschränken
Budgetiere so viel, wie du auch tatsächlich brauchst
Führe dein Budget regelmässig nach
Dann sollte das mit den meisten Excel Templates auch klappen 🙂
3. Budget einhalten
Ein Budget zu haben, ist die halbe Miete. Jetzt musst du dieses Budget nur noch einhalten.
Ich hab ja bereits mehrmals erwähnt, dass dich dein Budget nicht einschränken oder limitieren soll. Dementsprechend solltest du eigentlich auch immer genügend
Ausgaben regelmässig eintragen
Der wohl wichtigste Punkt, um dein Budget einzuhalten: Trage deine Ausgaben regelmässig ein! Am besten täglich! Ich persönlich mach das aber auch nur alle 2-3 Tage. Das hat nämlich zwei Vorteile:
Deine Kategorien (also deine einzelnen Budgetposten in YNAB) sind immer auf dem aktuellsten Stand. Dadurch kannst du, bevor du dir etwas kaufst, kurz überprüfen, ob du dir das auch wirklich leisten kannst.
Wenn du deine Ausgaben nur einmal im Monat einträgst, dann ist das viel mehr Aufwand und dadurch ist die Chance grösser, dass du es einfach nicht machst.
Tu dir also den Gefallen und trag deine Ausgaben regelmässig ein.
Budget für Unerwartetes
Offensichtlich kannst du nicht alles vorhersehen, du bist ja nicht Mike Shiva. Deswegen ist es wichtig, dass du ein Budget für Unerwartetes hast. Dort kannst du monatlich einen bestimmten Betrag drauf einzahlen und im Ernstfall darauf zurückgreifen. Ich empfehle dir maximal 10% deines Monatsbudgets dafür zu verwenden. Das kommt natürlich ganz auf deine persönliche Situation an.
Aber Achtung: Wenn du plötzlich einige hundert oder tausend Franken für «Unerwartetes» angespart hast, beginnst du vielleicht zu hinterfragen, was denn wirklich unerwartet ist. Wenn dein Handy z.B. kaputt geht, dann ja, ist das etwas unerwartetes.
Wenn du aber alle 2 Jahre ein neues Handy kaufst und du das einfach nicht budgetiert hast, dann kommt das ja nicht wirklich unerwartet.
Verwende diesen Budgetposten also wirklich nur, wenn’s nicht anders geht.
Flexibel bleiben
Jetzt kann es vorkommen, dass dein Budget für Unerwartetes bereits aufgebraucht ist und dein Handy trotzdem kaputt gegangen ist. Was machst du dann?
In diesem Fall kannst zwischen deinen Budgetposten (oder eben Kategorien in YNAB) Geld hin und her schieben. Das heisst, du machst dich auf die Suche, bei welcher Kategorie du aktuell vielleicht mehr Geld angespart hast, als dass du wirklich benötigst.
Anschliessend kannst du dieses Geld einfach auf die benötigte Kategorie überweisen. Das ist vollkommen okay und gehört dazu.
4. Budget anpassen
Im Verlaufe der Zeit veränderst du dich und dementsprechend tut das auch dein Budget. Auch das gehört dazu. Deshalb ist es wichtig, dass du regelmässig hinterfragst, ob deine aktuelle Budgetstruktur dein Leben auch wirklich akkurat abbildet. Wenn nicht, kannst du in YNAB einfach ein neues Budget erstellen oder dein bestehendes Budget anpassen.
Befolge dabei die gleichen Schritte, die du beim ersten Budget befolgt hast:
Ausgaben analysieren
Budget erstellen
Ausgaben regelmässig eintragen
Sehr simpel 🙂
YNAB oder Excel?
Ich will noch kurz darauf eingehen, ob du mit Excel oder mit YNAB dein Budget erstellen solltest. Ich persönlich würde immer YNAB empfehlen. Einfach weil die simple Bedienoberfläche die Handhabung meiner Finanzen enorm vereinfacht. Ich hatte früher verschiedene Excels verwendet und keines hat mich lange begleitet.
Einzig wenn du wirklich knapp bei Kasse bist, dann würde ich mir die 150 Franken im Jahr wahrscheinlich sparen.
Fazit
Also, fassen wir zusammen: Wenn du ein Budget erstellen willst, musst du zuerst deine Ausgaben analysieren. Anschliessend erstellst du dein Budget in YNAB oder in einer App deiner Wahl und trägst dann deine Ausgaben regelmässig ein.
Viel Glück!
Weiterführende Links
Wenn du Selbständig bist, erinnert dich diese Art des Budgets wahrscheinlich an die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Ich habe hier einen Artikel dazu geschrieben, wie du deine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen kannst.
Keine Fachperson, aber selber seit einigen Jahren selbständig unterwegs. Da mir ein gutes Tool für die Buchhaltung und das Rechnungswesen meiner Einzelfirma gefehlt hat, hab ich MILKEE gegründet.
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