Vorsteuer

Vorsteuer ist die Mehrwertsteuer, die ein Unternehmen beim Einkauf selbst bezahlt. Als steuerpflichtige Person darfst du diese Vorsteuer von der Mehrwertsteuer abziehen, die du deinen eigenen Kunden verrechnest. Dieser Vorsteuerabzug sorgt dafür, dass die Steuer am Ende nur auf dem Mehrwert lastet, den du schaffst, nicht auf dem vollen Umsatz.

Was ist Vorsteuer?

Bei der Mehrwertsteuer gibt es aus Sicht deines Unternehmens zwei Richtungen. Verkaufst du etwas, schlägst du auf deine Rechnung die Mehrwertsteuer auf und schuldest sie der Eidgenössischen Steuerverwaltung. Das ist die Umsatzsteuer. Kaufst du etwas ein, bezahlst du deinerseits die Mehrwertsteuer, die dein Lieferant verrechnet. Das ist die Vorsteuer.

Die Vorsteuer ist für dich kein verlorener Betrag. Solange du MWST-pflichtig bist und den Einkauf für dein Unternehmen tätigst, darfst du sie zurückfordern. Genau das ist der Kern des Systems: Jede Stufe der Wertschöpfungskette zahlt nur die Steuer auf ihrem eigenen Beitrag.

Wie funktioniert der Vorsteuerabzug?

In der MWST-Abrechnung stellst du zwei Summen einander gegenüber. Auf der einen Seite steht die Umsatzsteuer, die du deinen Kunden verrechnet hast. Auf der anderen Seite die Vorsteuer, die du selbst bezahlt hast. Der ESTV überweist du nur die Differenz.

Diese Differenz heisst Zahllast. Ist deine Umsatzsteuer höher als deine Vorsteuer, zahlst du den Überschuss. Ist es umgekehrt, etwa in einem Jahr mit grossen Investitionen, bekommst du ein Guthaben von der ESTV zurück.

Welche Vorsteuer darfst du abziehen?

Art. 28 Abs. 1 MWSTG nennt drei Arten von Vorsteuer, die du im Rahmen deiner unternehmerischen Tätigkeit abziehen darfst:

• Die in Rechnung gestellte Inlandsteuer: die Mehrwertsteuer, die dir ein Schweizer Lieferant auf seiner Rechnung ausweist. Das ist der häufigste Fall.

• Die deklarierte Bezugsteuer: die Steuer auf Leistungen, die du aus dem Ausland beziehst und selbst abrechnest, das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren.

• Die entrichtete Einfuhrsteuer: die Mehrwertsteuer, die beim Import von Waren an der Grenze anfällt.

Voraussetzung ist immer eine korrekte Rechnung, aus der die Mehrwertsteuer hervorgeht, und der Nachweis, dass du die Vorsteuer bezahlt hast. Deshalb lohnt es sich, Belege sauber aufzubewahren.

Was eine Rechnung enthalten muss, damit du die Vorsteuer abziehen darfst, regelt Art. 26 MWSTG. Dazu gehören der Name und der Ort des Leistungserbringers samt seiner MWST-Nummer, der Name und der Ort der Empfängerin, das Datum oder der Zeitraum der Leistung, deren Art und Umfang, das Entgelt sowie der anwendbare Steuersatz und der Steuerbetrag. Fehlen diese Angaben, kann die ESTV den Vorsteuerabzug verweigern. Für kleine Barbeträge gelten in der Praxis erleichterte Anforderungen.

Wann ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen oder gekürzt?

Nicht auf jeden Einkauf darfst du die Vorsteuer abziehen. Es gibt drei typische Fälle, in denen der Abzug ganz entfällt oder gekürzt werden muss.

Erstens bei von der Steuer ausgenommenen Leistungen. Wer Umsätze erzielt, die von der Mehrwertsteuer ausgenommen sind, etwa im Bereich Bildung, Gesundheit oder Versicherung, hat auf den dafür bezogenen Einkäufen keinen Vorsteuerabzug (Art. 29 MWSTG), sofern er nicht freiwillig für die Versteuerung optiert.

Zweitens bei gemischter Verwendung. Nutzt du etwas teils geschäftlich und teils privat, zum Beispiel ein Fahrzeug, musst du die Vorsteuer im Verhältnis der Verwendung korrigieren (Art. 30 MWSTG). Für den privaten Anteil gibt es keinen Abzug.

Drittens bei Subventionen. Erhältst du Subventionen oder ähnliche öffentlich-rechtliche Beiträge, musst du deinen Vorsteuerabzug verhältnismässig kürzen (Art. 33 Abs. 2 MWSTG). Andere Nicht-Entgelte wie Spenden lassen den Abzug dagegen unberührt.

Beispiel: die Zahllast berechnen

Nehmen wir an, du hast in einem Quartal für 10 000 Franken Leistungen verkauft und darauf 8,1 Prozent Mehrwertsteuer verrechnet, also 810 Franken Umsatzsteuer. Im selben Quartal hast du für 4 000 Franken eingekauft und dabei 324 Franken Vorsteuer bezahlt.

Von den 810 Franken Umsatzsteuer ziehst du die 324 Franken Vorsteuer ab. Du überweist der ESTV also 486 Franken. Ohne Vorsteuerabzug müsstest du die vollen 810 Franken abliefern, obwohl ein Teil der Steuer bereits in deinen Einkäufen steckt.

Diese Rechnung machst du für jede Abrechnungsperiode, in der Regel pro Quartal oder Halbjahr. Du summierst dazu die Umsatzsteuer aus allen Verkäufen und die Vorsteuer aus allen Einkäufen der Periode und stellst beide einander gegenüber. Gerade in einem Quartal mit einer grossen Anschaffung kann die Vorsteuer die Umsatzsteuer übersteigen, sodass unter dem Strich ein Guthaben herauskommt.

Vorsteuer in MILKEE

In MILKEE hinterlegst du bei jeder Ausgabe die Mehrwertsteuer, und die Vorsteuer wird automatisch erfasst. So sammelt sich über das Quartal die abziehbare Vorsteuer, ohne dass du sie von Hand aus jeder Rechnung herausrechnen musst.

Bei der MWST-Abrechnung stellt MILKEE die Umsatzsteuer und die Vorsteuer einander gegenüber und zeigt dir die Zahllast. Du siehst also jederzeit, was du der ESTV schuldest oder von ihr zugutehast.

Fazit

Die Vorsteuer ist die Mehrwertsteuer, die du beim Einkauf bezahlst und als steuerpflichtiges Unternehmen zurückholen darfst. Über den Vorsteuerabzug zahlst du der ESTV nur die Differenz zu deiner Umsatzsteuer, also die Steuer auf deiner eigenen Wertschöpfung.

Wichtig ist, die Grenzen zu kennen: Bei ausgenommenen Leistungen, privater Mitbenutzung und Subventionen ist der Abzug ausgeschlossen oder gekürzt. Wer seine Belege sauber führt und die Vorsteuer konsequent erfasst, verschenkt kein Geld und rechnet die Mehrwertsteuer korrekt ab.