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Einfache Buchhaltung selber machen

Milchbüechli Rechnung in 5 Schritten – Einfache Buchhaltung selber machen

Du bist Selbständig und willst deine einfache Buchhaltung selber machen? Dann bist du hier genau richtig. Wir schauen uns heute an, wie du deine einfache Buchhaltung effizient und selbständig führen kannst.

Die Voraussetzung für diese Anleitung ist, dass du eine vereinfachte Buchhaltung führen darfst. Du erfährst in diesem Artikel genauer, wann das der Fall ist. Kurz zusammengefasst sollten aber folgende Kriterien auf dich zustimmen:

  • Du bist eine Einzelfirma(Keine GmbH, AG)
  • Du machst weniger als 100’000 CHF Umsatz im Jahr
  • Du hast dich nicht freiwillig der Mehrwertsteuer unterstellt

1. Einfache Buchhaltung selber machen – Die Vorbereitungen

Die Anforderung an unsere Buchhaltung ist, dass wir alle Einnahmen aufgeführt haben müssen und möglichst viele Ausgaben aufgeführt haben wollen. Denn jede Ausgabe die wir für unser Geschäft machen mussten, vermindert unseren Profit. Das klingt im ersten Moment etwas negativ. Aber je tiefer unser Profit, desto weniger Steuern müssen wir bezahlen.

Bei den Einnahmen ist der Fall ein anderer. Wenn wir hier eine Einnahme nicht aufführen, gilt das als Steuerhinterziehung. Und das wird meist mit einer Geldstrafe oder gar mit einer Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren bestraft.

Wichtig bei den Ausgaben ist auch, dass sie nur für rein geschäftliche Zwecke getätigt wurden. Wenn du private Ausgaben in der Buchhaltung deiner Einzelfirma aufführst, ist das ebenso Steuerhinterziehung.

Deswegen: wir müssen alle Einnahmen aufführen und wollen möglichst alle Ausgaben aufführen.

Um sicherzustellen, dass wir wirklich alle unsere Einnahmen und Ausgaben in unserer Buchhaltung eingetragen haben, werfen wir doch am besten einen Blick in unsere Konten. Am einfachsten lädst du dafür deinen Kontoauszug aus deinen Bankkonten herunter.

Kontoauszüge herunterladen

In deinem Kontoauszug siehst du nämlich alle Transaktionen, die mit einem bestimmten Konto getätigt wurden. Das gilt nicht nur für Konten bei traditionellen Banken. Einen Kontoauszug kannst für alle möglichen Konten herunterladen:

  • PayPal
  • Kreditkarte
  • Prepaid Karte
  • Skrill

Und so weiter. Sobald du die Auszüge für alle Konten hast, brauchen wir die Belege für all deine Buchungen.

Belege vorbereiten

Keine Buchung ohne Beleg. Denn wenn das Steueramt kommt und du deine Buchungen nicht belegen kannst, hast du ein Problem. Und das wollen wir ja genau vermeiden.

Nun sortierst du deine Belege nach Monat. Mach dazu einfach für jeden Monat einen Ordner und verschiebe die Belege dann entsprechend. Dieses Vorgehen hilft uns später beim Buchen extrem, den richtigen Beleg zu jeder Buchung zu finden.

Digital oder physisch?

Es kann sein, dass du gewisse Belege digital und gewisse Belege physisch haben wirst. In diesem Artikel erfährst du genauer, wie die Situation bei digitalen Belegen aussieht. Grundsätzlich läuft’s aber darauf hinaus, dass ein digitaler Beleg in den meisten Fällen vollkommen ausreicht oder gar bevorzugt wird.

Ich mach’s deswegen immer so, dass ich meine physischen Belege mit einer App scanne und als PDF speichere. Die Originalbelege landen dann in einer Klarsichtmappe in einem Ordner. Den habe ich aber bis jetzt noch nie benötigt.

2. Buchen

Wenn du deine Kontoauszüge bereit hast und deine Belege sortiert sind, können wir mit dem eigentlichen Buchen beginnen. Da stellt sich natürlich erstmal die Frage, mit welchem Tool wir das am besten erledigen?

Das richtige Tool

Grundsätzlich reicht da ein Excel oder ein Google Sheet vollkommen aus. Du könntest deine Milchbüechli-Rechnung theoretisch auch auf einem Papier machen.

Tools wie MILKEE oder Airtable bieten da schon einiges mehr an Komfort.

Damit du jetzt nicht noch 30 verschiedene Softwares testen musst, kannst du dir hier unsere kostenlose Excel-Vorlage herunterladen. Die Vorlage ist ganz rudimentär gestaltet, bietet aber alles, was du für den Anfang benötigst.

Transaktionen abbilden

Das eigentliche verbuchen deiner Transaktionen gestaltet sich jetzt recht einfach. Bevor du beginnst, überprüfe nochmals, ob du alle Belege nach Monat sortiert hast und du all deine Kontoauszüge bereit sind.

Du kannst bevor du mit dem Eintragen beginnst auch alle Kontoauszüge durchgehen und die geschäftlichen Transaktionen farbig markieren.

Anschliessend nimmst du alle Kontoauszüge für den ersten Monat hervor. Trage nun chronologisch jede Transaktion, die mit deinem Geschäft zu tun hat, in das Excel ein.

Bei jeder Buchung trägst du zusätzlich noch eine Buchungsnummer ein. Beginne bei der Nummer 1 und zähle sie bei jeder Buchung um eines hoch. Diese Nummer darf nur einmal verwendet werden. Wir brauchen die im nächsten Schritt für das zuweisen der Belege.

Belege zuweisen

Wenn du alle Transaktionen verbucht hast, kannst du mit dem Zuweisen der Belege beginnen. Es spielt übrigens keine Rolle, ob du zuerst alle Transaktionen eines Jahres einträgst und anschliessend die Belege zuweist oder ob du jeweils einen Monat nach dem anderen machst.

Suche jetzt für jede Transaktion den zugehörigen Beleg. Wenn du ihn gefunden hast, benennst du die Datei neu. Füge vor den Namen der Datei die Buchungsnummer ein.

Der Beleg für die Buchung 1 würde also von “Beleg_XY.pdf” zu “1_Beleg_XY.pdf” werden.

Diese Nummerierung hilft dir zum Beispiel im Falle einer Steuerkontrolle. So kannst du ohne grossen Aufwand die von dir verlangten Belege zücken und einsenden.

3. Kontrollieren

Die Chance, dass sich in diesem ganzen Zahlenwirrwarr ein Fehler eingeschlichen hat, ist gross. Wenn du fertig bist mit all deinen Transaktionen, lohnt es sich also, alles nochmals zu kontrollieren. Hierzu gibt es verschiedene Tests, die du machen kannst.

Zum Beispiel kannst du alle Einnahmen auf deinen Kontoauszügen addieren und die Summe mit der Summe in deiner Buchhaltung vergleichen. Stimmt die Zahl überein? Dann hast du wohl alles richtig gemacht. Das gleiche bei den Ausgaben.

Du kannst natürlich auch alle Buchungen einzeln nochmals überprüfen. Das ist zwar sehr Zeitintensiv, dafür aber auch sehr genau. Solltest du dich für diese Variante entscheiden, hilft es vielleicht, vor dem Kontrollieren ein, zwei Tage Pause zu machen und dich mit gelüftetem Kopf dahinter zu machen.

Wenn du ganz sicher sein willst, dass du keine Fehler gemacht hast, gibst du dein Excel noch einer Fachperson. Natürlich kostet das Geld, aber dafür kannst du Nachts ruhig schlafen.

4. Jahresabschluss generieren

Für die Steuern musst du dann noch einen Jahresabschluss erstellen, den du beilegen kannst. In unserem kostenlosen Excel hast du auch bereits eine Vorlage für deinen Jahresabschluss. Du kannst im Register “Abschluss” all deine Einnahmen und Ausgaben zusammenfassen. Am Schluss kannst du das gesamte Excel als PDF exportieren und hast dann einen Jahresabschluss mit Buchungsjournal.

5. Weiterführen

Deine Buchhaltung ist jetzt wieder up to date. Fühlt sich gut an, oder?

Du wirst festgestellt haben, dass das ein rechtes Unterfangen war. Das liegt vor allem daran, dass du gerade ein ganzes Jahr an Transaktionen nachführen musstest.

Viel einfacher ist es, wenn du deine Buchhaltung in regelmässigen Abständen führst. Was der beste Rhythmus für dich ist, musst selber herausfinden. Ich nehme mir jeweils am Anfang des Monats 30 Minuten Zeit um das zu erledigen.

Wenn du vorhast, deine Buchhaltung weiterhin selbständig zu führen, dann wirf doch mal ein Blick in MILKEE! Wir bieten dir einige hilfreiche Funktionen an, die dir dabei helfen können.

Zum Beispiel wöchentliche oder monatliche Erinnerungen, dass du deine Buchhaltung nachführen solltest, eine digitale Belegverwaltung, einen automatischen Jahresabschluss und interessante Statistiken.

Das war’s

Das war’s. Keine komplizierte doppelte Buchhaltung mit Kontenplan, keine teuren Softwares und keine Buchungssätze.

Wenn du Fragen zur einfachen Buchhaltung hast, kannst du dich gerne in den Kommentaren weiter unten melden.

Disclaimer

Noch ein kurzer Disclaimer: Ich bin kein Steuerberater oder Treuhänder o.Ä. Die Informationen auf diesem Blog stammen aus meinen eigenen Erfahrungen und Recherchen und sollen lediglich den Einstieg in dieses Thema vereinfachen und keine effektive Beratung ersetzen.

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