Ein eigenes Auto über das Geschäft laufen zu lassen, ist für viele Selbständige eine naheliegende Idee. Man spart sich den privaten Autokauf, hat die Kosten in der Buchhaltung und ist flexibel unterwegs. Aber sobald das Geschäftsfahrzeug auch für private Fahrten verwendet wird – und das ist fast immer der Fall – stellt sich ein paar wichtige Fragen:
Wie rechnet man das Ganze korrekt ab?
Wie wird der sogenannte Privatanteil behandelt?
Und wann lohnt sich das Ganze überhaupt?
Wir schauen uns deshalb die wichtigsten Grundlagen an und zeigen dir, wie du sauber zwischen geschäftlicher und privater Nutzung unterscheidest, welche Abrechnungsmethoden es gibt und wann welche Methode für dich am sinnvollsten ist.
Welche Fahrten gelten als privat und geschäftlich?
Bevor man sich Gedanken über Abrechnungsarten macht, muss klar sein, was überhaupt als privat und was als geschäftlich gilt.
So gilt grundsätzlich, dass Geschäftsfahrten alle Fahrten sind, die im Zusammenhang mit deiner Tätigkeit stehen: Kundentermine, Einkäufe fürs Geschäft, Anfahrten zu Arbeitsorten oder die Fahrt ins Büro.
Private Fahrten sind dagegen alle Fahrten, die nichts mit deinem Geschäft zu tun haben – zum Beispiel Ferien, Wochenendausflüge ins Tessin oder der Weg zum Sport.
Mehrheitlich geschäftliche oder private Nutzung
Ob du ein Auto überhaupt als Geschäftsfahrzeug buchen darfst, hängt von deiner Nutzung ab. Das Steuerrecht in der Schweiz sieht vor, dass ein Fahrzeug nur dann zum Geschäftsvermögen gezählt werden darf, wenn es zu mehr als 50 Prozent geschäftlich genutzt wird.
Nutzt du also das Auto zu mehr als 50 Prozent geschäftlich, darfst du es über das Geschäft kaufen oder leasen, und die laufenden Kosten wie Treibstoff, Versicherung, Reparaturen und Amortisation steuerlich geltend machen. Für deine privaten Fahrten damit musst du dann im Gegenzug einen Privatanteil verbuchen.
Wenn du das Auto zu weniger als 50 Prozent geschäftlich nutzt, gehört es zum Privatvermögen. Dann kannst du nur in deinen Geschäftskosten die tatsächlich betrieblich gefahrenen Kilometer als Aufwand abziehen, nicht aber fixe Kosten wie Versicherung oder Leasing. Das heisst, du musst dann eine saubere Aufzeichnung über deine geschäftlichen Fahrten führen (Fahrtenbuch), um diesen Teil der Nutzung steuerlich geltend zu machen.
Geschäftliche Nutzung: Zwei Wege zur Berechnung des Privatanteils
Sagen wir also, dein Fahrzeug gilt als Geschäftsfahrzeug, weil du es mehrheitlich geschäftlich nutzt. Dann geht es als Nächstes an die Berechnung und korrekte Erfassung des Privatanteils. Dabei hast du zwei Möglichkeiten, die als Methoden in der Schweiz zugelassen sind: die pauschale Methode und die effektive Methode mit Fahrtenbuch.
Die pauschale Methode ist bei vielen Selbständigen beliebt, weil sie einfach ist und keinen täglichen Aufwand verursacht.
So geht die pauschale Abrechnung:
Man rechnet 0,9 Prozent des Kaufpreises (exklusive Mehrwertsteuer; siehe Bestimmung der Schweizerischen Eidgenossenschaft) pro Monat als Privatanteil – also 10,8 Prozent im Jahr.
Beispiel:
Dein Geschäftsfahrzeug kostet CHF 35’000.– (exkl. MwSt).
→ Monatlicher Privatanteil: CHF 315.–
→ Jährlich: CHF 3’780.– werden als Privatentnahme bzw. Eigenverbrauch in der Buchhaltung verbucht. Auf diesen Teil bezahlst du dann Steuern.
Was ist alles in der Pauschale enthalten?
Die Pauschale deckt die gesamte private Nutzung ab – inklusive:
- Privatfahrten
- Arbeitsweg (Wohnort ↔ Geschäftssitz)
- Mitbenutzung durch Familienangehörige
So geht die effektive Abrechnung:
Die effektive Methode mit Fahrtenbuch ist präziser, dafür aber deutlich aufwendiger. Hier musst du ein lückenloses Fahrtenbuch führen, in dem du jede Fahrt – ob privat oder geschäftlich – mit Datum, Zweck und Kilometerangabe dokumentierst. Am Jahresende wird dann berechnet, wie viele Kilometer privat gefahren wurden. Diese werden mit einem fixen Kilometersatz – in der Regel 70 Rappen – multipliziert. Das ergibt den effektiven Privatanteil, der dann ebenfalls in der Buchhaltung verbucht wird.
Welche Methode passt besser zu dir – pauschal oder effektiv?
Ob du die pauschale oder die effektive Methode wählst, hängt vor allem davon ab, wie stark du dein Geschäftsfahrzeug tatsächlich privat nutzt, wie hoch der Kaufpreis des Fahrzeugs war und wie viel Aufwand du betreiben willst.
Nutzung und Aufwand
Wenn du das Auto regelmässig für private Fahrten brauchst, etwa am Wochenende oder in den Ferien, lohnt sich die pauschale Methode. Du weisst im Voraus, wie hoch der Privatanteil sein wird, musst nichts dokumentieren und hast Klarheit vor dem Steueramt.
Wenn du hingegen nur selten privat fährst – zum Beispiel, weil du mitten in der Stadt wohnst und privat meistens ÖV nutzt – kann sich die effektive Methode lohnen. Du zahlst dann nur auf den tatsächlich gefahrenen Kilometern Steuern. Bei seltenen privaten Fahrten sparst du damit im Vergleich zur pauschalen Methode Geld, hast allerdings mehr Aufwand mit dem Führen des Fahrtenbuchs.
Das Fahrtenbuch solltest du unbedingt konsequent führen. Lückenhafte Aufzeichnungen werden nicht akzeptiert, und in solchen Fällen greift das Steueramt meist auf die Pauschale zurück – selbst wenn du eigentlich weniger gefahren bist.
Kaufpreis
Auch die Höhe des Fahrzeugpreises spielt bei der Wahl der passenden Methode eine Rolle. Bei teuren Autos ist der pauschale Privatanteil entsprechend hoch – manchmal so hoch, dass sich ein Fahrtenbuch trotz des Aufwands lohnt. In einzelnen Kantonen gibt es ausserdem Sonderregelungen für sehr teure Fahrzeuge, zum Beispiel mit einem Neupreis über 120’000 Franken. Hier kann das Steueramt unter Umständen einen höheren Privatanteil verlangen. Bei niedrigen bis moderaten Kaufpreisen ist die pauschale Besteuerung des Privatanteils entsprechend günstiger.
Langfristige Planung
Wichtig ist auch: Du darfst nicht einfach beliebig zwischen den beiden Methoden hin und her wechseln. Wer in einem Jahr die effektive Methode anwendet, muss das gut dokumentieren. Ein Wechsel zur Pauschale im Folgejahr ist möglich – aber nicht rückwirkend. Ein bisschen Planung ist also sinnvoll. Wie oben bereits erwähnt entscheiden sich die meisten Selbständigen der Einfachheit halber für die pauschale Methode.
Beispiele aus der Praxis
Beispiel 1: Pauschale Methode
Nehmen wir das Beispiel von Sandra, Floristin in Zürich. Sie fährt fast täglich mit ihrem Lieferwagen durch die Stadt, nutzt ihn aber auch regelmässig für Privates. Da sie kein Interesse hat, sich mit einem Fahrtenbuch zu befassen, entscheidet sie sich für die Pauschale. Ihr Fahrzeug hat einen Kaufpreis von 25’000 Franken, was einen Privatanteil von 225 Franken pro Monat, also 2700 Franken pro Jahr ergibt. Dieser Betrag ist überschaubar und Sandra spart sich den Aufwand des Dokumentierens.
Beispiel 2: Effektive Methode
Luca, Webentwickler mit Sitz in Basel, fährt dagegen nur selten privat mit seinem Auto. Auch sein Fahrzeug hat 25’000 Franken gekostet. Nach einem Probemonat mit Fahrtenbuch merkt er, dass er nur rund 2’000 Kilometer im Jahr privat unterwegs ist. Das ergibt bei einem Satz von 70 Rappen lediglich 1’400 Franken – deutlich günstiger als die Pauschale. Er entscheidet sich daher für die effektive Methode, auch wenn das Fahrtenbuch etwas Disziplin verlangt.
Die private Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs ist erlaubt, aber sie muss korrekt abgerechnet werden. Ob du dich für die Pauschale oder die effektive Methode entscheidest, hängt stark von deinem Nutzungsverhalten ab. Wichtig ist vor allem: Nur wenn du das Auto zu mehr als 50 Prozent geschäftlich nutzt, darfst du es überhaupt als Geschäftsfahrzeug behandeln. Andernfalls gehört es ins Privatvermögen – mit ganz anderen Regeln. Und wie immer gilt natürlich – sprich dein Vorhaben am besten immer nochmal mit deiner Treuhänderin ab, um auch rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.
Nicolas
Keine Fachperson, aber selber seit einigen Jahren selbständig unterwegs. Da mir ein gutes Tool für die Buchhaltung und das Rechnungswesen meiner Einzelfirma gefehlt hat, hab ich MILKEE gegründet.
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