Rechnungen bezahlen: Wann drohen Mahngebühren?
Rechnungen bezahlen gehört zum Alltag – sowohl privat als auch für Selbständige. Und immer wieder stellt sich die Frage: „Bis …
Du bist Selbständig und willst deine einfache Buchhaltung selber machen? Dann bist du hier genau richtig. Wir schauen uns heute an, wie du deine einfache Buchhaltung effizient und selbständig führen kannst.
Die Voraussetzung für diese Anleitung ist, dass du eine einfache Buchhaltung führen darfst. Ich gehe weiter unten genauer darauf ein, wann das der Fall ist und wann es auch Sinn macht.
Ich hab dir das Thema «einfache Buchhaltung» auch in diesem Video zusammengefasst:
In der Schweiz gibt es zwei Arten, eine Buchhaltung zu führen. Die doppelte Buchhaltung und die vereinfachte Buchhaltung. Was die doppelte Buchhaltung genau ist, hat bexio in diesem Artikel super erklärt. Mein Fazit der doppelten Buchhaltung ist: es wird schnell kompliziert, wenn du nicht vom Fach bist. Und wahrscheinlich hast du wegen der doppelten Buchhaltung dein Buchhaltungs-Trauma.
Bei der vereinfachten Buchhaltung hingegen musst einzig und alleine deine Einnahmen und Ausgaben in einer Liste erfassen und die Differenz daraus in der Steuererklärung angeben.
Das klingt vorerst ein wenig abstrakt. Aber wir schauen uns gleich Schritt für Schritt an, wie du vorgehen musst.
Zusammengefasst darfst du eine einfache Buchhaltung führen, wenn du folgende Fragen mit ja beantworten kannst:
Sobald du der MWST unterstellt bist, also spätestens ab 100’000 Franken Umsatz im Jahr, musst du dir zweimal überlegen, ob die einfache Buchhaltung das Richtige ist für dich. Je nachdem, wie du deine MWST abrechnest, wird das mit der einfachen Buchhaltung zu kompliziert.
Du hast nämlich zwei Optionen, die Mehrwertsteuer abzurechnen. Ich habe das in meinem Artikel über die Mehrwertsteuer als Einzelfirma genauer erklärt. Kurz zusammengefasst: Wenn du mit der Saldosteuersatzmethode abrechnest, kannst du wunderbar eine vereinfachte Buchhaltung führen. Wenn du mit der Effektiven Methode abrechnen willst, wird’s ein bisschen komplexer. Dann würde ich empfehlen, auf eine doppelte Buchhaltung zu setzen.
Wenn du jetzt nicht verstehst, von was ich rede, dann bist du sowieso nicht davon betroffen und kannst das vorerst ignorieren 🙂
Das Prinzip hab ich vorher schon erklärt. Du musst einfach all deine Einnahmen und all deine Ausgaben in einer Liste aufstellen. Wenn du dann die Differenz der Einnahmen und Ausgaben ausrechnest, hast du auch schon deinen Gewinn, den du in der Steuererklärung angeben musst.
Dabei musst du natürlich all deine Belege aufbewahren, falls das Steueramt einmal Fragen dazu hat.
Das Führen dieser Liste kannst du entweder mit Excel machen oder mit einer speziellen Buchhaltungssoftware wie MILKEE.
Während Excel den Vorteil hat, dass es mehr oder weniger gratis ist, nimmt dir eine Software wie MILKEE wichtige und mühsame Aufgaben ab. So kannst du z.B. deine Belege direkt in eine Schweizer Cloud hochladen, den Jahresabschluss per Knopfdruck generieren lassen oder wiederkehrende Buchungen, wie beispielsweise deine Miete oder dein Handyabo automatisieren.
Aber zurück zum Thema…
Um deine einfache Buchhaltung zu führen, musst du eigentlich nichts anderes machen, als all deine Transaktionen von deinen Kontoauszügen durchzugehen, auszusortieren und zu verbuchen.
Wenn du ein eigenes Konto für dein Einzelunternehmen hast, ist das relativ einfach. Wenn du deine Zahlungen auf deinem Privatkonto empfängst, musst du bei jeder Transaktion noch überprüfen, ob das wirklich eine Ausgabe ist, die für dein Geschäft getätigt wurde. Sollte das nicht der Fall sein, darfst du die Ausgabe nicht in deiner Buchhaltung aufführen.
Es gilt nämlich dieser wichtige Grundsatz:
Beim Führen deiner Buchhaltung gilt immer der Grundsatz: Ich muss alle Einnahmen angeben und will alle Ausgaben aufführen. Wenn du Einnahmen nicht angibst, hinterziehst du Steuern. Das ist Strafbar.
Wenn du hingegen Ausgaben nicht angibst, dann musst du mehr Steuern bezahlen, weil dein Gewinn höher ist. Trotzdem darfst du nur Ausgaben aufführen, die direkt mit deiner Geschäftstätigkeit zusammenhängen.
Bevor du all deine Buchungen erfassen kannst, musst du zuerst mal all deine Kontoauszüge herunterladen. Wichtig ist hierbei einfach, dass du kein Konto vergisst.
Besonders im Internet bezahlt man schnell mal mit verschiedensten Kredit- oder Debitkarten, mit PayPal oder sonstigen Online-Zahlungsmethoden. Sofern diese nicht direkt mit deinem Bankkonto verbunden sind, wie z.B. Twint, musst du die Transaktionen der entsprechenden Konti ebenfalls in deine Buchhaltung übernehmen. Hier eine Liste von gängigen Online-Zahlungsplattformen:
Auch wenn die meisten dieser Plattformen mittlerweile die Buchungen auch ohne Download anzeigen könnten, lade ich mir die Auszüge gerne herunter, weil ich sonst immer wieder ausgeloggt werde und Browser-Tabs wechseln muss.
Sobald du all deine Kontoauszüge gesammelt hast, geht’s ans aussortieren. Viele Ausgaben werden wahrscheinlich nichts mit deinem Geschäft zu tun haben. Diese Ausgaben gehören auch nicht in die Buchhaltung. Am besten nimmst du dir also kurz die Zeit, alle Kontoauszüge durchzugehen und markierst dabei einfach die Buchungen, die du in die Buchhaltung übernehmen musst.
Transaktionen zwischen deinen Bankkonten musst du in der vereinfachten Buchhaltung nicht aufführen. Wenn du also Beispielsweise von deinem Konto bei der ZKB Geld auf dein PayPal Konto lädst, dann übernimmst du das nicht in deine Buchhaltung. Wenn du hingegen eine Zahlung mit deinem PayPal Konto tätigst, dann trägst du das in die Buchhaltung ein.
Bevor du dich jetzt ans eigentliche Buchen machst, empfehle ich dir, all deine Belege zu besorgen. Dadurch kannst du deine Einnahmen und Ausgaben im Anschluss viel schneller verbuchen.
Sammle also zuerst all deine physischen Belege und leg sie neben deinen Computer. Anschliessend gehst du nochmals alle Transaktionen durch und besorgst dir all deine digitalen Belege.
Ich hab mir dafür einen Ordner mit dem Namen «offene Belege» gemacht. Immer wenn ich nun einen digitalen Beleg erhalte, verschiebe ich das Mail vorerst mal in diesem Ordner. Wenn ich mir dann die Zeit nehme, um meine Buchhaltung zu führen, habe die meisten Belege bereits zur Hand.
Wichtig hierbei ist einfach, dass du die E-Mails nach dem verbuchen aus dem Ordner entfernst. Ansonsten hast du da nach einigen Wochen keinen Überblick mehr.
Und jetzt geht’s ans Eingemachte. Ich erkläre dir im nächsten Abschnitt ganz genau, wie du deine Buchungen erfassen kannst. Grundsätzlich musst du aber einfach den Betrag, das Datum und den Buchungstext in deine Buchhaltung übernehmen.
Auf deinen physischen Belegen kannst du dann jeweils noch die Buchungsnummer aufschreiben, damit du die Belege später wieder deinen Buchungen zuordnen kannst. Das erkläre ich aber gleich noch genauer.
Anstatt dass du deine Buchungen alle händisch erfasst, kannst du deine Kontoauszüge auch ganz einfach in MILKEE importieren. Nach dem Import kannst du auch noch genauer auswählen, ob gewisse Buchungen ignoriert werden sollen (falls du Ausgaben hast, die nicht geschäftsrelevant sind).
Eine genaue Anleitung, wie du deine Kontoauszüge importieren kannst, habe ich dir hier erstellt.
Du machst deine Buchhaltung erst am Ende des Jahres?
Tipp: Wenn du deine Buchhaltung erst am Ende des Jahres machst, dann empfehle ich dir, dein Vorhaben zu unterteilen. Beginne beispielsweise im Januar und übernimm zuerst alle Einnahmen in deine Buchhaltung. Anschliessend trägst du alle Ausgaben für den Januar ein. Dann das gleiche Spiel für den Februar. So behältst du den Überblick und es wirkt nicht wie ein riesengrosser Brocken Arbeit.
Besserer Tipp: Buchhaltung fortlaufend führen.
Wenn du deine Buchhaltung fortlaufend führst, umso besser. So bist du am Ende des Jahres nicht nur ready für die Steuererklärung, sondern weisst auch immer, wie’s grad so um deine Finanzen steht. Du kannst so auch ungefähr planen, wie viel AHV und Steuern du bezahlen wirst und entsprechende Rücklagen machen.
Nun will ich dir zeigen, wie das eigentliche Verbuchen deiner Ausgaben und Einnahmen funktioniert.
Wie bereits angetönt, kannst du deine einfache Buchhaltung auch mit einem Excel machen. Wenn ich dich aber schonmal hier habe, will ich dir kurz zeigen, wie easy das mit unserem Buchhaltungstool MILKEE geht.
Ausserdem bekommst du so auch eine bessere Vorstellung davon, wie du deine Buchhaltung als Einzelfirma in der Praxis tatsächlich umsetzen kannst.
Bei MILKEE hast du eine super einfache Eingabemaske für das Erfassen deiner Buchungen. Wir gehen die verschiedenen Felder kurz durch.
Einnahme-Nr
Die Referenznummer für einen eventuellen Papierbeleg. Schreibe die Nummer einfach auf den Beleg.
Betrag
Relativ simpel – wie viel Geld hast du eingenommen?
Datum
Das Datum des Zahlungseingangs.
Kategorie
Dank den Kategorien kannst du deine Ausgaben genauer sortieren. Mehr zu Kategorien (Kategorien heissen neuerdings «Tags»… Lass dich davon nicht verwirren!)
Kommentar
Beschreibe hier, für das du Geld bekommen hast.
Beleg
Der Beleg für deine Buchung. Dieser wird direkt deiner Buchung zugewiesen und sicher in einem Schweizer Datencenter gelagert.
Bei den Ausgaben ist es genau das gleiche Spiel. Hier kommen jedoch noch die Aufwandskonten hinzu.
Was sind Aufwandskonten?
Durch die Aufwandskonten weisst du immer ganz genau, wofür du dein Geld ausgegeben hast. Diese Aufwandskonten werden auch auf deinem Jahresabschluss angezeigt und bieten dem Steueramt einen genaueren Einblick in deine Finanzlage.
Du findest hier eine genaue Auflistung, wann du welches Aufwandskonto verwenden musst.
Aufwandskonten wirken erstmal kompliziert, sind sie aber gar nicht. Es geht dabei wirklich grob darum einzuteilen, für was du dein Geld verwendet hast. Anstatt Aufwandskonto könntest du das ganze also auch «Ausgabegrund» nennen.
Wenn du nun fertig bist mit dem Buchen kannst du deine Buchhaltung auswerten. So weisst du genau, wie viel im Plus du bist, welche Monate am besten laufen und wofür du dein Geld ausgibst. Mit diesen Informationen kannst du auch während des Geschäftsjahres bereits Rücklagen für die Steuern und die AHV beiseite legen.
MILKEE bietet dir nebst der einfachen Eingabemaske und der Auswertung auch weitere hilfreiche Funktionen. So kannst du beispielsweise deinen Jahresabschluss für die Steuererklärung mit einem Klick generieren lassen. Durch MILKEE machst deine Buchhaltung als Einzelfirma also noch einfacher.
Natürlich kannst du deine einfache Buchhaltung auch mit Excel führen. Ich habe dir hier eine kostenlose Vorlage dafür erstellt. Lass uns kurz anschauen, wie du dafür am besten vorgehst…
Die Excel Vorlage sieht folgendermassen aus:
Wie du vielleicht bemerkst, ist der Unterschied zu MILKEE nicht all zu gross. Du kannst hier auf der linken Seite einfach all deine Einnahmen eintragen und auf der rechten Seite all deine Ausgaben.
Wenn du unten das Blatt wechselst, hast du auch noch eine Übersicht über deine Einnahmen und Ausgaben. Diese Infos kannst du dann in unsere kostenlose Vorlage für den Jahresabschluss übernehmen und der Steuererklärung beifügen.
Excel ist durchaus eine Alternative zu Tools wie MILKEE. Der grösste Vorteil daran ist natürlich, dass es dir mehr oder weniger kostenlos zur Verfügung steht. Falls du noch auf der Suche nach der passenden Buchhaltungslösung bist, findest du hier einen Vergleich von Buchhaltungssoftwares für Selbständige in der Schweiz.
Wenn du damit leben kannst, dass du ein paar Franken mehr steuern bezahlst, dafür ein bisschen schneller in der Buchhaltung bist, dann hab ich da was für dich.
Bei dieser Variante suchst du dir einfach alle Rechnungen zusammen, die du in dem Jahr verschickt hast. Hierbei ist es wirklich wichtig, dass du keine Einnahme vergisst. Wenn du ein eigenes Konto für dein Einzelunternehmen hast, kannst du im Onlinebanking alle Einnahmen herausfiltern und das so nochmals kontrollieren.
Der Unterschied zur vorherigen Methode liegt beim Zusammensuchen der Ausgaben. Anstatt dass du jede Transaktion deines Bankkontos durchgehst, gehst du hier ein bisschen analytischer vor.
Warum das eine Rolle spielt?
Im Schnitt haben unsere Nutzenden doppelt so viele Ausgaben wie Einnahmen. Dementsprechend nehmen die Ausgaben auch mindestens doppelt so viel Zeit in Anspruch.
Überlege dir also, wo du überall Geld ausgegeben hast. Beispiele hierfür sind:
Der letzte Punkt ist relativ schwer zu verfolgen, da diese Ausgaben sehr divers sein können. Je nachdem kannst du deine Rechnungen durchforsten und findest dort noch einige Anhaltspunkte.
Am besten schreibst du alles auf, was dir in den Sinn kommt. Anschliessend suchst du dir alle entsprechenden Belege zusammen und trägst die Buchungen in deiner Buchhaltung ein.
Wenn du dich jetzt fragst, ob du wirklich alle Transaktionen durchgehen sollst oder einfach die zweite Variante wählen solltest: Das sind meine Gedanken dazu.
Während den ersten zwei Jahren meiner Selbständigkeit habe ich die Buchhaltung immer mit der einfachen Variante geführt. Da ich eigentlich noch in der Lehre war und nebenbei einfach nur einige Webseiten gemacht habe, war die Anzahl Ausgaben und Einnahmen sehr überschaubar. Dementsprechend lohnte es sich einfach nicht, jeden Monat meine 3 Belege in einem Excel einzutragen.
Als der Ball dann aber mehr und mehr ins Rollen kam, wechselte ich dann zur genauen Variante und bin seither auch dabei geblieben.
Wenn du also die Buchhaltung deiner Einzelfirma also sehr überschaubar ist, dann würde ich definitiv die letztere, einfache Variante empfehlen.
Sobald du aber ein bisschen mehr Umsatz machst und sich einige Belege im Monat ansammeln, empfiehlt sich die genaue Variante sehr. So sparst du dir auch bei den Steuern und der AHV einige Franken.
Vor lauter Zahlen und Belegen schleicht sich schnell mal ein Fehler in deine Buchhaltung ein. Um grobe Fehler zu vermeiden überprüfe ich immer folgende Punkte:
Natürlich gibt es auch die Option, dass du deine Buchhaltung von einer Fachperson überprüfen lässt. Besonders in den ersten ein, zwei Jahren lohnt sich das. Auch, weil sie dir beim Ausfüllen der Steuererklärung behilflich sein können.
Im Kanton Zürich kann ich Aline Andres herzlichst empfehlen. Sie ist Buchhalterin in Uster, sehr unkompliziert und kompetent.
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Vergleich Buchhaltungssoftware für Einzelfirmen 2023
Keine Fachperson, aber selber seit einigen Jahren selbständig unterwegs. Da mir ein gutes Tool für die Buchhaltung und das Rechnungswesen meiner Einzelfirma gefehlt hat, hab ich MILKEE gegründet.
MILKEE ist eine moderne Software für Selbständige aus der Schweiz. Du kannst damit deine Buchhaltung führen, deine Rechnungen & Offerten schreiben und sogar deine Zeiterfassung erledigen. Klingt nice? Probier’s mal aus!
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