Erfolgsrechnung einfach erklärt – Aufbau und Erklärung 2025

Nicolas Hämmerli am 26.07.2025

Die Erfolgsrechnung ist ein wichtiger Bericht aus der Finanzbuchhaltung und weist die Erträge (Umsätze), Aufwände (Ausgaben) und der daraus resultierende Gewinn eines Unternehmens aus über einen bestimmten Zeitraum aus. In diesem Artikel schauen wir uns die Erfolgsrechnung genauer an.

Da die Erfolgsrechnung oft im Zusammenhang mit der Bilanz aufkommt, haben wir hier einen Vergleich der beiden Dokumente erstellt: Erfolgsrechnung und Bilanz erklärt

Aber zurück zum Thema…

Was ist eine Erfolgsrechnung?

Die Erfolgsrechnung – auch Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) genannt – ist ein wichtiger Teil der Buchhaltung eines Unternehmens. Sie zeigt, ob ein Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum Gewinn oder Verlust gemacht hat.

Man kann sich das wie eine Liste vorstellen:
Oben stehen alle Einnahmen (z.B. durch Verkäufe oder Dienstleistungen), darunter alle Ausgaben (z.B. für Löhne, Miete, Material, Strom usw.).
Am Ende wird die Differenz berechnet:

• Wenn die Einnahmen höher sind als die Ausgaben, entsteht ein Gewinn.
• Wenn die Ausgaben höher sind, entsteht ein Verlust.

Die Erfolgsrechnung hilft Unternehmern, Investoren und Banken zu verstehen, wie erfolgreich ein Unternehmen wirtschaftet. Sie zeigt, ob es sich lohnt weiterzumachen, wo man sparen könnte oder ob man etwas verbessern muss.

Kurz gesagt:
Die Erfolgsrechnung gibt einen Überblick über die finanzielle Leistung eines Unternehmens – also darüber, wie viel «unterm Strich» übrig bleibt.

Wieso muss man eine Erfolgsrechnung erstellen?

In der Schweiz gehört die Erfolgsrechnung zusammen mit der Bilanz zum Jahresabschluss, den du für die Steuererklärung benötigst. Besonders juristische Personen wie GmbHs und AGs müssen eine solche Erfolgsrechnung dem Jahresabschluss beilegen. Aber: die Erfolgsrechnung ist nicht nur für’s Archiv. Im Gegenteil.

Du kannst damit die finanzielle Lage deines Unternehmens genauestens untersuchen und verstehen, woher dein Geld kommt und wohin es fliesst. Aufgrund dessen kannst du deine Firma auch optimieren. Es ist also auch ein wichtiges Hilfsmittel für die Unternehmensführung und Planung.

Aufbau einer Erfolgsrechnung

Eine Erfolgsrechnung ist in drei Abschnitte unterteilt: Einnahmen, Ausgaben, Gewinn / Verlust. Diese Angaben werden immer über einen bestimmten Zeitraum gemessen. Im Normalfall handelt es sich hierbei um das Geschäftsjahr, welches vom 01.01 bis zum 31.12 geht. Auf dem Dokument sind auch immer die Vorjahreszahlen zu sehen und die prozentuale Änderung zum Vorjahr.

Ertragskonten / Einnahmen

Über die Ertragskonten werden Einnahmen verbucht, wodurch dein Gewinn gesteigert wird. Laut Schweizer Kontenrahmen für KMU gibt es insgesamt 11 Ertragskonten. In der Selbständigkeit braucht man meistens folgende:

Nummer	Name	Beschreibung
3000	Produktionserlöse	Hier wird alles verbucht, das du selber produziert und dann verkauft hast. Wenn du Schreinerin bist und ein Möbel produzierst und verkaufst, kannst du das hier verbuchen.
3200	Handelserlöse	Einnahmen aus dem Verkauf von eingekauften Handelswaren, die ohne Weiterverarbeitung weiterverkauft werden.
3400	Dienstleistungserlöse	Einnahmen aus dem Erbringen von Dienstleistungen, also nicht-materiellen Leistungen. Du bist z.B. Webentwicklerin und verkaufst eine Webseite? Dienstleistungserlös!

Aufwandskonten / Ausgaben

Über die Aufwandskonten werden die Ausgaben deiner Firma verbucht, wodurch dein Gewinn gemindert wird. Bei den Aufwandskonten existieren laut Kontenrahmen für KMU über 20 verschiedene Optionen. Aufgeteilt sind sie in 3 Überkategorien:

Nummern	Name	Beschreibung
4000-4999	4 Aufwand für Material, Handelswaren, Dienstleistungen und Energie	Diese Kategorie umfasst alle direkten Aufwendungen, die im Rahmen der Leistungserstellung oder des Handels anfallen. So z.B. Materialaufwand, eingekaufte Handelswaren, oder externe Dienstleistungen, die dazugekauft wurden.
5000-5999	5 Personalaufwand	Hierunter gibt es verschiedene Konten für die Abrechnung von Löhnen, Sozialversicherungen, Taggelder und übrige Personalaufwände. Also alles, was mit deinen Mitarbeitenden zu tun hat.
6000-6999	6 Übriger betrieblicher Aufwand, Abschreibungen und Wertberichtigungen sowie Finanzergebnis	Bei den 6000er Konten kannst du deine Miete, Werbeausgaben, Abschreibungen, Fahrzeugaufwand usw. verbuchen. Alles, was nichts direktes mit deinen Aufträgen zu tun hat, du aber brauchst, um deine Firma aufrecht zu erhalten.

Gewinn / Verlust

Zuunterst auf dem Dokument ist dann noch der Gewinn oder Verlust zu sehen. Der berechnet sich relativ einfach, indem man die Ausgaben von den Einnahmen abzieht. Wenn diese Zahl dann tiefer als 0 ist, hat man einen Verlust gemacht. Über 0 ist es ein Gewinn.

Hier ist übrigens auch die Schnittstelle zur Bilanz. Denn dort wird der unverbuchte Gewinn / Verlust ebenfalls ausgewiesen, um Aktiven und Passiven in Balance zu halten.

Wie wird eine Erfolgsrechnung gelesen?

Ganz einfach: Oben stehen die Erträge, also Einnahmen durch Verkäufe, Dienstleistungen oder andere betriebliche Leistungen. Danach folgen die Aufwände, etwa für Löhne, Material, Miete oder Energie. Am Schluss wird die Differenz berechnet – das ist der Jahreserfolg. Ist der Ertrag höher als der Aufwand, spricht man von Gewinn. Ist es umgekehrt, liegt ein Verlust vor.

Eine gut aufgebaute Erfolgsrechnung zeigt aber noch viel mehr: Welche Kosten besonders ins Gewicht fallen, ob das Unternehmen effizient wirtschaftet oder ob es ausserordentliche Ereignisse gab, die das Ergebnis beeinflusst haben. Besonders spannend wird es beim Vergleich mit dem Vorjahr – so erkennst du Trends und Entwicklung. Diese Zahlen sollten im Normalfall auf dem Dokument ersichtlich sein.

Neben dem reinen Gewinn oder Verlust liefert die Erfolgsrechnung spannende Einblicke in die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens. Hier drei Beispiele:

Kostenstruktur erkennen

Die Erfolgsrechnung zeigt, wo die grössten Kostenblöcke liegen – zum Beispiel Personal, Material oder Miete. Das hilft, Sparpotenzial zu entdecken oder zu prüfen, ob der Aufwand im Verhältnis zum Umsatz sinnvoll ist.

Erfolgsquellen verstehen

Durch die Aufschlüsselung der Erträge (z. B. Produktion, Handel, Dienstleistungen) wird klar, welcher Bereich des Unternehmens am meisten zum Erfolg beiträgt – und wo es eventuell besser läuft als gedacht.

Warnsignale frühzeitig sehen

Ungewöhnlich hohe Aufwände oder stark schwankende Ergebnisse können auf Risiken oder Probleme hinweisen – etwa ineffiziente Prozesse, teure Kredite oder ausserordentliche Verluste. Früh erkannt kann gezielt gegengesteuert werden.

Erfolgsrechnung selber erstellen

Um eine Erfolgsrechnung selber zu erstellen (z.B. in Excel) musst du zuerst all deine Buchungen für den gewünschten Zeitraum durchgehen und für jede Buchung das entsprechende Aufwands- oder Ertragskonto hinterlegen.

Anschliessend gehst du zuerst die Ertragskonten durch und notierst dir für jedes Konto den Namen und den Kontostand. Das gleiche machst du dann mit den Aufwandskonten. Am Schluss berechnest du die Summe aller Ertragskonten und die Summe aller Aufwandskonten und subtrahierst die Aufwände von den Erträgen. Das ist dein Gewinn. Von der Struktur her kannst du dich an den obigen Beispielen orientieren.

Im Normalfall macht das aber eine gute Buchhaltungssoftware für dich automatisch. Da du in der Buchhaltungssoftware entweder manuell oder z.B. per Bankenimport all deine Buchungen immer auf dem laufenden hältst, ist die Erfolgsrechnung auch immer auf dem neuesten Stand und kann meist einfach als PDF heruntergeladen werden.

Brauche ich bei der einfachen Buchhaltung eine Erfolgsrechnung?

Nein, bei der einfachen Buchhaltung brauchst du keine Erfolgsrechnung. Denn bei der einfachen Buchhaltung musst du nur über Einnahmen und Ausgaben informieren. Das hat zwar grosse Ähnlichkeit mit dem hier beschriebenen Prozess, aber: Bei der einfachen Buchhaltung gibst du meist kein Aufwands- oder Ertragskonto an. Stattdessen zeigst du nur auf, ob es eine Einnahme oder Ausgabe ist.

Wenn du eine gute Software brauchst, um deine einfache Buchhaltung zu führen, dann wird sie dir deshalb eine Erfolgsrechnung generieren können. Ausserdem freut sich das Steueramt immer, wenn du mehr Infos zur Verfügung stellst, als notwendig.

Fazit

Zusammengefasst ist die Erfolgsrechnung einer der wichtigsten Berichte, den es in der Finanzbuchhaltung gibt. Sie zeigt auf, woher der Umsatz einer Firma kommt und wofür die Firma ihr Geld ausgegeben hat.