Ausgaben vor der Gründung? So erfasst du sie richtig im Milchbüechli

Viele Selbständige starten ihr Projekt lange bevor sie offiziell eine Firma gründen. Selten beginnt der Weg in die Selbständigkeit mit dem Handelsregistereintrag. Du recherchierst, besuchst vielleicht einen Kurs, lässt dir bereits eine Webseite bauen oder kaufst Software und Material. Und dann stellt sich die Frage: «Kann ich diese Ausgaben auch nachträglich in meiner Buchhaltung erfassen?» Die kurze Antwort: Ja, das kannst du – und solltest du auch.

Diese «Ausgaben vor der Gründung» sind zum einen steuerlich relevant, zum anderen aber auch für deine eigene Übersicht und eventuelle künftige Partner:innen, Banken und Investoren interessant. Denn sie zeigen, dass du persönlich bereits in dein Unternehmen investiert hast.

Trotzdem herrscht hier oft Unsicherheit. Muss ich dafür doppelte Buchhaltung führen? Was, wenn ich alles privat bezahlt habe? Gibt es Fristen? Und wie geht das konkret im Milchbüechli?

Dieser Artikel beantwortet diese Fragen und du erfährst, wie du Ausgaben vor der Gründung korrekt verbuchst.Er richtet sich an Einzelfirmen, Selbständige, Freelancer:innen und Gründer:innen in der Schweiz, die ihre Buchhaltung selbst führen oder mit Tools wie MILKEE erledigen – ohne komplizierte Buchhaltungsexpertise, aber trotzdem korrekt und nachvollziehbar.

Was zählt als «Ausgaben vor der Gründung»?

Lass uns zunächst mal schauen, was denn überhaupt unter Ausgaben vor der Gründung läuft. Dabei gilt grundsätzlich, dass die Kostenpunkte möglichst eindeutig deiner Firmengründung zuzuordnen sind und nicht etwa deiner Freizeit. Denn wenn klar ist, dass dass die jeweiligen Ausgaben zur geschäftlichen Vorbereitung gehört haben, ist es unproblematisch, wenn sie zeitlich vor der offiziellen Firmengründung liegen. Schauen wir uns also an, was genau zu diesen Vorgründungskosten gehört.

Typische Beispiele sind:

• Beratungs- oder Notariatskosten
• Gründungskosten (z. B. Handelsregister)
• Website-Domain und Hosting
• Laptop, Software, Büromaterial
• Coworking-Abo oder Arbeitsraum
• Fachliteratur, Workshops wie Businessplan-Coaching, erste Marketingausgaben

Entscheidend ist: Die Ausgabe muss im direkten Zusammenhang mit deiner künftigen selbständigen Tätigkeit stehen.

Darf ich diese Ausgaben vor der Gründung nachträglich in die Buchhaltung aufnehmen?

Ja. Auch, wenn deine Firma zum Zeitpunkt der Ausgabe formell noch nicht existiert hat, kannst du sie rückwirkend verbuchen, sobald du offiziell gegründet hast. Das ist in der Schweiz ausdrücklich erlaubt, sofern ein paar Grundregeln eingehalten werden.

Die Grundregel dafür sind:

• Die Ausgabe muss klar dem späteren Geschäftsbetrieb zugeordnet werden können (siehe in der Liste oben).
• Wichtig: Du brauchst einenBeleg– auch wenn du ihn als Privatperson bezahlt hast. Sämtliche Rechnungen und Quittungen für die Beträge, die du nachträglich einbuchen möchtest, müssen vorhanden sein.
• Die Kosten sollten zeitlich in einem vernünftigen Rahmenvor der Gründung liegen (meist bis max. 6–12 Monate vorher).

Einfache oder doppelte Buchhaltung – wie werden Vorgründungskosten verbucht?

Ob du eine einfache oder doppelte Buchhaltung führst, beeinflusst, wie du Ausgaben vor der Gründung erfasst– nicht ob du sie erfassen darfst.

Ganz formell korrekt würden Vorgründungskosten in einer doppelten Buchhaltung erfasst – dort gibt es ein sogenanntes Privatkonto, über das solche Ausgaben sauber verbucht werden. Am Jahresende wird dieses mit dem Eigenkapitalkonto verrechnet, sodass sichtbar ist, was du privat ins Geschäft eingebracht hast.

Wenn du jedoch – wie viele Selbständige – mit einer einfachen Buchhaltung arbeitest, geht das deutlich unkomplizierter:
 Du kannst die vor der Gründung angefallenen Kosten einfach als normale Ausgabe erfassen, sobald du deine Buchhaltung beginnst. Am Ende ergibt sich der gleiche buchhalterische Effekt wie in der doppelten Buchhaltung – nur ohne Kontenlogik.

Doppelte vs. Einfache Buchhaltung: Wenn du eine Einzelfirma mit weniger als CHF 500’000 Jahresumsatz führst, reicht die einfache Buchhaltung. Dabei erfasst du Einnahmen und Ausgaben und hast deutlich weniger Aufwand als in der doppelten Buchhaltung. (Falls du Input dazu brauchst, ob du doppelte oder einfache Buchhaltung machen solltest, findest du ihn hier.)

So buchst du Ausgaben vor der Gründung in der einfachen Buchhaltung

In der einfachen Buchhaltung trägst du die betreffenden Ausgaben einfach als reguläre Geschäftsausgaben ein – so, als wären sie nach der Gründung erfolgt. Wichtig ist, dass du die Buchhaltung erst ab einem bestimmten Stichtag führst, z. B. ab dem 1. Januar oder ab dem Gründungsdatum. In deiner ersten Buchhaltungsperiode kannst du dann auch ältere Belege eintragen, sofern sie sachlich dazugehören.

Alltagstipp: Notiere bei Ausgaben vor dem Startdatum eine kleine Zusatzbemerkung, z. B. „vor Gründung privat bezahlt“ – so behältst du den Überblick.

Wenn du die einfache Buchhaltung führst, geht’s ganz unkompliziert:

1. Gründungsdatum als Startpunkt wählen
    Das kann dein offizielles Eintragungsdatum oder ein vereinfachter Startzeitpunkt wie der 1. Januar sein.
2. Alle relevanten Belege erfassen
    Trage die Ausgaben ganz normal ins Milchbüechli ein – also als „Ausgaben“.
3. Hinweis bei privat bezahlten Ausgaben (optional)
    Du kannst in einer Spalte „privat bezahlt“ notieren – für Übersicht und evtl. Rückerstattung an dich selbst.

Wie weit darf ich zurückgehen? Fristen für Vorgründungskosten

Es gibt keine fixe gesetzliche Frist, aber man kann pauschal annehmen, das maximal 12 Monate vor der Gründung unproblematisch sind. Unter Umständen ist bei grösseren Anschaffungen auch ein längerer Zeitraum möglich – z. B. wenn du deinen Laptop schon 18 Monate vorher gekauft hast. Kläre das aber immer individuell (z.B. mit deiner Treuhänderin) ab.

Keine Angst vor Ausgaben vor der Gründung

Auch wenn deine Firma auf dem Papier erst ab dem Gründungsdatum existiert, beginnt dein Unternehmertum meist schon viel früher – und damit auch die ersten Investitionen. Viele Selbständige bezahlen in der Vorbereitungsphase bereits aus eigener Tasche Dinge wie Software, Beratung, Materialien oder Werbemassnahmen. Diese Kosten gehören ganz klar zum Geschäft und dürfen auch nachträglich in die Buchhaltung aufgenommen werden.

Für alle, die eine einfache Buchhaltung führen, ist das erfreulich unkompliziert: Du erfasst die Ausgaben einfach per Startdatum als Geschäftsausgaben und hältst intern fest, dass sie vorab privat bezahlt wurden. Solange du Belege hast und der geschäftliche Zusammenhang nachvollziehbar ist, steht dem nichts im Weg.

Wer eine doppelte Buchhaltung führt, muss etwas formeller vorgehen – etwa über das Privatkonto oder Eigenkapital. Doch auch hier gilt: Die Buchhaltung soll widerspiegeln, was tatsächlich passiert ist. Und wenn du vor dem Start investiert hast, darf (und soll) sich das auch in deinen Zahlen zeigen.

Kurz gesagt: Lass diese Kosten nicht unter den Tisch fallen, denn sie verbessern deine Steuerrechnung und zeigen ausserdem dein persönliches Engagement für deine Firma.

Nicolas

Keine Fachperson, aber selber seit einigen Jahren selbständig unterwegs. Da mir ein gutes Tool für die Buchhaltung und das Rechnungswesen meiner Einzelfirma gefehlt hat, hab ich MILKEE gegründet.

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