Du führst eine Einzelfirma und überlegst, deine erste Mitarbeiterin einzustellen? Das ist für viele ein grosser Schritt und bringt einige administrative und rechtliche Pflichten mit sich. Aber keine Sorge, mit den richtigen Tipps wird das Ganze einfacher, als du jetzt vielleicht denkst. Lass uns also gleich loslegen mit den wichtigsten Infos zum Einstellen von Mitarbeiter:innen in deiner Einzelfirma!
Darf eine Einzelfirma überhaupt Mitarbeitende einstellen?
JA, als Inhaber:in einer Einzelfirma darfst du selbstverständlich ebenso jemanden anstellen wie in einer GmbH oder AG. Auch wenn deine Einzelfirma rechtlich mit dir als Person verbunden ist, steht es dir frei, Angestellte zu beschäftigen und Löhne auszuzahlen. Wichtig ist, dass du dich um die notwendigen Strukturen und versicherungstechnischen Pflichten kümmerst. Es gibt keine gesetzliche Einschränkung, die dich daran hindern würde, dein Team zu erweitern.
Wann lohnt es sich, Mitarbeitende fest einzustellen?
Jemanden anzustellen, kann dein Business auf das nächste Level bringen. Vielleicht wächst dein Auftragsvolumen oder du möchtest dich auf deine Kernkompetenzen konzentrieren und administrative Aufgaben delegieren. Eine zusätzliche Person im Team kann dir helfen, effizienter zu arbeiten, neue Dienstleistungen anzubieten oder deine Kund:innen besser zu betreuen.
Festanstellung vs. Freelancer:innen
Freelancer:innen sind eine super Lösung für kurzfristige Projekte, doch eine Festanstellung bringt mehr Verlässlichkeit und Kontinuität. Feste Mitarbeiter:innen sind enger in dein Business eingebunden, wodurch sich Wissen und Abläufe langfristig im Unternehmen halten. Das kann auch dir als bisherige Solo-Selbständige mehr Struktur im Arbeitsalltag geben. Zudem kannst du Verfügbarkeiten besser planen und musst nicht befürchten, dass deine Co-Worker:innen plötzlich für andere Kund:innen arbeiten. Um also langfristig zu wachsen und stabile Unternehmensstrukturen aufzubauen ist es absolut sinnvoll, dich mit der Möglichkeit einer Festanstellung in deinem Einzelunternehmen vertraut zu machen. Natürlich gehst du damit auch eine langfristige finanzielle Verantwortung ein, daher solltest du mit deinem Unternehmen an einem Punkt sein, an dem du das gewährleisten kannst.
Welche Pflichten kommen auf dich zu?
Sobald du Mitarbeiter:innen einstellst, wirst du zur offiziellen Arbeitgeberin. Das bedeutet, du musst Sozialversicherungen abrechnen und diverse administrative Aufgaben übernehmen. Die absoluten Must-Do’s, die in jedem Fall auf dich zukommen, sind:
Lohnabrechnungen: Jeden Monat müssen korrekte Lohnabrechnungen erstellt werden.
AHV-/IV-/EO- und ALV-Beiträge: Die Anmeldung erfolgt bei der zuständigen Ausgleichskasse.
Pensionskasse: Sobald der Jahreslohn deiner Angestellten über CHF 22’050 (Stand 2024) liegt, musst du sie in eine Pensionskasse aufnehmen.
Unfallversicherung: Die Grundversicherung für Berufsunfälle ist obligatorisch. Für Nichtberufsunfälle wird sie notwendig, wenn deine Mitarbeiter:innen mindestens 8 Stunden pro Woche arbeiten.
Es gibt noch mehr Punkte, die du dann im Einzelfall prüfen kannst, ob sie auf deinen Fall zutreffen:
- Familienausgleichskasse (falls deine Mitarbeiter:innen Kinder haben)
- Arbeitsbewilligungen & Quellensteuer (für ausländische Mitarbeiter:innen)
- Zusatzversicherungen (z.B. Krankentagegeldversicherung)
Du kannst das alles aber auch nochmal ausführlich nachlesen im SECO -Leitfaden für Arbeitgeber:innen.
Lass uns nun den ersten Punkt in der Liste oben nochmal genauer anschauen: die Lohnabrechnung.
Wie funktioniert die Lohnabrechnung in einer Einzelfirma?
Sobald du eine:n Mitarbeiter:in anstellst, bist du verpflichtet, eine Lohnbuchhaltung zu führen. In der Schweiz gibt es zwei Hauptvarianten: die ordentliche und die vereinfachte Lohnabrechnung. Welche für dich sinnvoll ist, hängt von deinem Umsatz, der Anzahl deiner Mitarbeiter:innen und dem Aufwand ab.
Hinweis: Da wir uns mit MILKEE auf die einfache Buchhaltung spezialisiert haben und Lohnbuchhaltung ein recht komplexer Teil der Buchhaltung ist, haben wir uns bewusst dafür entschieden, sie nicht in unser Tool zu integrieren. Stattdessen gibt es Tools, die sich explizit auf die Lohnbuchhaltung spezialisiert haben und die du ergänzend zu MILKEE nutzen kannst. So profitierst du in beiden Bereichen von der grössten Expertise. Mehr Infos dazu findest du weiter unten im Text.
Ordentliche vs. vereinfachte Lohnabrechnung: die Unterschiede
Der wichtigste Unterschied liegt in der Abrechnung der Sozialversicherungen: Die ordentliche Lohnabrechnung erfordert eine detaillierte Aufschlüsselung aller Beiträge (AHV, IV, EO, ALV, BVG), während die vereinfachte Variante eine pauschale Abgabe von 5 % des Bruttolohnsan die AHV-Ausgleichskasse vorsieht.
Ein weiterer Punkt ist die Pensionskassenpflicht (BVG): In der ordentlichen Abrechnung ist sie ab einem Jahreslohn von CHF 22’050 Pflicht, in der vereinfachten entfällt sie.
Zudem ist die vereinfachte Lohnabrechnung nur nutzbar, wenn der Lohn pro Mitarbeitendem CHF 25’000 pro Jahr nicht übersteigt und der Gesamtlohn aller Angestellten höchstens CHF 56’400 beträgt.
Administrativ ist die vereinfachte Lohnabrechnung deutlich einfacher, da nur eine Jahresmeldung an die AHV-Ausgleichskasse erforderlich ist, während bei der ordentlichen Variante monatliche Abrechnungen und detaillierte Deklarationen nötig sind.
Welche Variante ist die richtige für dich?
Wenn du nur gelegentlich kleine Löhne auszahlst oder temporär Mitarbeiter:innen beschäftigst, ist die vereinfachte Lohnbuchhaltung eine praktische Lösung, um Zeit und Aufwand zu sparen. Falls du jedoch langfristig planst, dein Team auszubauen oder höhere Löhne zahlst, führt kaum ein Weg an der ordentlichen Lohnbuchhaltung vorbei. Sie gibt dir mehr Flexibilität, sorgt für eine korrekte Abwicklung aller Sozialversicherungen und hilft dir, finanzielle Überraschungen zu vermeiden.
Übersicht: die vereinfachte Lohnabrechnung
Die vereinfachte Lohnabrechnung ist eine spezielle Regelung für Kleinstbetriebe mit wenig administrativem Aufwand. Sie eignet sich für dich, wenn du:
- Wenige oder gelegentliche Mitarbeiter:innen hast
- Keine Löhne über CHF 25’000 pro Person im Jahr zahlst
- Sozialabgaben pauschal abrechnen möchtest
- Eine einfache Lösung ohne Pensionskassenpflicht suchst
Lohnabrechnung selber machen – eine gute Idee?
Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Lohnabrechnung in deiner Einzelfirma zu erledigen – je nach deinem Budget, deiner Erfahrung und dem gewünschten Aufwand. Gleich vorneweg möchte ich dir aber sagen, dass ich, auch wenn ich es sonst super finde, Dinge selbst zu machen, dir im Fall der Lohnabrechnung eher dazu raten würde, dir Unterstützung zu holen. Denn die Lohnabrechnung kann, wenn man darin noch keine Erfahrung hat, einiges an Aufwand und Know-How erfordern. Das macht die Hürde, deine erste Mitarbeiterin anzustellen, möglicherweise zu hoch und das muss nicht sein. Aber lass uns zunächst mal einen Blick auf deine Optionen werfen:
Selbst erledigen: Falls du dich mit Lohnbuchhaltung auskennst, kannst du die Lohnabrechnung selbst erstellen. Dafür brauchst du ein gutes Verständnis der Sozialversicherungen und gesetzlicher Abzüge. Ein Excel-Template oder ein kostenloses Online-Tool kann helfen, allerdings steigt der Aufwand mit mehreren Mitarbeiter:innen und wie oben schon erwähnt sollte das gut überlegt sein.
Treuhänder:in oder Buchhalter:in beauftragen: Wenn es in dein Budget passt, kannst du dich an Expert:innen wenden. Das ist zwar teurer, spart dir aber Zeit und gibt dir Sicherheit, dass alles korrekt erledigt wird. Das kann gerade am Anfang eine Hilfe sein.
Lohnbuchhaltungssoftware nutzen: Der gute Mittelweg – professionelle Tools, die dich durch den Prozess führen und dennoch günstiger sind als das Abrechnungsverfahren ganz abzugeben. Diese Tools übernehmen automatisch die Berechnungen für beispielsweise Sozialversicherungen, Quellensteuer und BVG (Pensionskasse) und reduzieren dadurch deinen administrativen Aufwand. Bekannte Anbieter in der Schweiz sind dafür unter anderem quitt.ch, findea.ch oder payrollplus.ch, wobei du dich dort am besten selbst mal erkundigst, inwiefern die Tools für dich als Einzelunternehmer:in infrage kommen.
(Sonderfall) Lohnabrechnung über eine Ausgleichskasse: Falls du die vereinfachte Lohnabrechnung nutzt, kannst du wie bereits erwähnt die gesamte Abrechnung prinzipiell über die AHV-Ausgleichskasse erledigen. Dazu meldest du einmal jährlich die Löhne und die Sozialabgaben werden pauschal berechnet. Infos dazu findest du beispielsweise auf diesem Merkblatt für vereinfachte Abrechnungsverfahren oder auf der Website der jeweiligen Ausgleichskassen.
Welche dieser Optionen am besten für dich passt, hängt also vor allem davon ab, wie viel Zeit du investieren willst und wie komplex deine Lohnabrechnung ist. Bei wenig Mitarbeiter:innen kann eine Software ausreichen, bei grösseren Teams oder wachsendem Geschäft solltest du dich auf jeden Fall näher mit der Möglichkeit auseinandersetzen, deine Lohnbuchhaltung über eine Treuhänderin abzuwickeln.
Mitarbeiter:innen einstellen als Einzelfirma: kein Problem!
Einzelfirmen haben keine Doppelbuchhaltungspflicht, Lohnabrechnungen müssen dennoch sauber dokumentiert werden. Ich hoffe, dass ich dir mit diesem Artikel die Hürde vor dem ersten Einstellen einer Mitarbeiterin etwas nehmen konnte. Wie immer wirst du auch in diese Thematik hineinwachsen und schliesslich sind feste Teammitglieder ein Investment in die Zukunft deiner Einzelfirma – also nur Mut! Mach am besten gleich den ersten Schritt und schau dich bei den vorgeschlagenen Buchhaltungstools um oder vereinbare ein Gespräch mit einer Treuhänderin und vielleicht hat deine Einzelfirma dann schon bald ihre erste Mitarbeiterin. Viel Erfolg!
Nicolas
Keine Fachperson, aber selber seit einigen Jahren selbständig unterwegs. Da mir ein gutes Tool für die Buchhaltung und das Rechnungswesen meiner Einzelfirma gefehlt hat, hab ich MILKEE gegründet.
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