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Rechnung schreiben als Freiberufler – Anleitung 2022

Ganz egal welcher Tätigkeit du in deiner Selbständigkeit nachgehst. Das Schreiben von Rechnungen ist eine der wichtigsten Arbeiten, die du tun wirst. Denn ohne Rechnungen hast du kein Einkommen. Aber was muss auf eine Rechnung drauf? Und wie erstelle ich eine QR-Rechnung? Wir schauen uns in diesem Artikel an, wie du als Freelancer:in deine Rechnungen schreibst.

Eigentlich ist es eine schöne Aufgabe, eine Rechnung für die geleistete Arbeit auszustellen. Trotzdem kenne ich nur wenige Personen in meinem Umfeld, die sich auf den Rechnungslauf freuen. Besonders wenn man neu in der Selbständigkeit ist, kommen dabei nämlich einige Fragen auf.

Dieser Artikel richtet sich explizit an Selbständige, nicht an GmbH’s oder AG’s. Ausserdem vernachlässigen wir hier die Mehrwertsteuer, da du unter 100’000 CHF Jahresumsatz keine Mehrwertsteuer verrechnen musst.

Was gehört auf eine Rechnung?

Das KMU Portal von admin.ch hat diesbezüglich eine saubere Aufstellung gemacht. Hier nochmals zusammengefasst für Selbständige, die keine Mehrwertsteuer abrechnen:

  • Dein Name und deine Adresse
  • Der Name und die Adresse des Empfänger / der Empfängerin
  • Datum der Leistungserbringung
  • Eine genauere Bezeichnung der Dienstleistung oder der Produkte, die du verkauft hast
  • Der Betrag, der bezahlt werden muss

Wie du siehst ist das Erstellen einer Rechnung also keine Wissenschaft.

Wie erstelle ich eine Rechnung?

Am einfachsten und am günstigsten geht das mit Excel. Du kannst dir dort eine Vorlage einrichten und dann für jede Rechnung die Daten anpassen.

Du kannst hier eine Rechnungsvorlage von uns herunterladen: hier herunterladen
Nachdem du deine Daten entsprechen abgefüllt hast, kannst du das Excel als PDF exportieren und dieses PDF dann versenden. Folgendes musst du noch anpassen

  • Name & Adresse deines Kunden
  • Name & Adresse von dir
  • Deine Aufwände
  • Deine IBAN

Wenn du deine Vorlage lieber selber erstellen willst, kannst du das natürlich auch. Am Schluss könnte deine Rechnung in etwa so aussehen:

Rechnung schreiben als Freiberufler
Beispiel: Rechnung schreiben als Freiberufler

Natürlich bist du in der Gestaltung deiner Rechnung vollkommen frei, solange alle relevanten Informationen darauf ersichtlich sind. Grundsätzlich lohnt es sich aber, gewisse Modalitäten einzuhalten. Zum Beispiel, dass oben links der Name deiner Kunden steht und unten rechts dein Name.

Welche Zahlungsfrist bei Rechnungen ist angebracht?

Am gängigsten sind Zahlungsfristen von 5, 10 oder 30 Tagen. Ich persönlich gebe meinen Kund:innen jeweils eine Zahlungsfrist von 15 Tagen. 10 Tage finde ich ein bisschen zu kurz, 30 ein bisschen zu lange. Grundsätzlich kannst du aber irgendeine dir beliebige Zahlungsfrist angeben. Weniger als 5 Tage sind aber sehr unkonventionell.

Benötige ich einen QR Code?

Nein, du brauchst nicht zwingend einen QR-Einzahlungsschein auf deinen Rechnungen. Dieser bietet deinen Kund:innen aber viel Komfort. Denn mit einem QR Code können sie die Rechnung einfach scannen und müssen nicht alles mühsam abtippen. Trotzdem: notwendig ist er nicht.

Jedoch solltest du auch keine orangen oder roten Einzahlungsscheine mehr verwenden. Diese können ab dem 30.09.2022 nicht mehr verwendet werden. Wenn du also deinen Rechnungen einen Einzahlungsschein beilegst, dann bitte mit QR-Code.

Wie erstelle ich eine QR Rechnung?

Da QR-Rechnungen sehr angenehm zum Bezahlen sind, wollen wir uns trotzdem noch anschauen, wie du eine solche erstellst.

Die schlechte Nachricht: das geht leider nicht so einfach mit Excel. Du benötigst dazu ein externes Tool.
Die gute Nachricht: Es gibt Tools die sind gratis…

Nachfolgend zwei Tools, die ich empfehlen kann.

QR Einzahlungsschein erstellen mit qr-rechnung.net

qr-rechnungen.net ist ein kostenloses Tool. Der Nachteil: du kannst deine Kund:innen nicht speichern und die tabellarische Aufführung von Dienstleistungen ist nicht wirklich möglich.

Aber es ist optimal als Ergänzung zu deiner Rechnung, die du in Excel erstellt hast.

Um einen QR-Einzahlungsschein zu erstellen gehst du auf qr-rechnung.net und klickst als erstes auf das Plus in der oberen Navigation (auf dem Bild rot markiert.)

Milchbüechli Rechnung schreiben
Beispiel: Rechnung schreiben als Freiberufler mit qr-rechnungen.net

Anschliessend trägst du im unteren Bereich deine Daten ein.

Rechnung schreiben als Freiberufler mit Milchbüechli
Beispiel: QR-Rechnung erstellen mit qr-rechnung.net

Wenn du diesen Einzahlungsschein nun an deine Rechnung anfügen willst, kannst du das auch direkt auf dieser Webseite machen. Dafür klickst du im oberen Bereich auf den Button «in Dokument einfügen»

QR Rechnung in Dokument integrieren
Beispiel: QR-Einzahlungsschein einer Rechnung beifügen

Anschliessend kannst du deine Rechnung hochladen und das PDF mit Einzahlungsschein wieder runterladen.

Laut Datenschutzbestimmungen der Webseite werden die von dir eingetragenen Daten nicht gespeichert. Sollte also safe to use sein.

QR-Rechnung erstellen mit koleo.ch

Ich persönlich erstelle meine Rechnungen jeweils koleo.ch (nein, wir bekommen keine Kommission für diesen Beitrag 😋)

Für 12.90 im Monat kannst du deine Kund:innen speichern und detaillierte Aufstellungen machen, welche Dienstleistungen bezogen worden sind. Das ist ja, wie wir am Anfang dieses Artikels geschrieben haben, notwendig auf einer Rechnung.

Zudem bekommst du eine kleine Auswertung deiner Einnahmen und Ausgaben und siehst immer direkt, welche Rechnungen noch offen sind.

Fazit

Rechnungen zu schreiben ist also eigentlich keine grosse Sache. Mit den richtigen Tools kannst du innert einigen Minuten all deine Rechnungen erstellt haben. Wenn du hingegen kein Geld für diese Tools ausgeben willst, dauert das ganze ein wenig länger.