Wir kennen’s alle: Du hast ein Projekt erfolgreich abgeschlossen, die Rechnung versendet und dann… nichts. Was ein Frust… In diesem Artikel schauen wir uns an, wie du jetzt am besten vorgehst, wie du eine freundliche Zahlungserinnerung schreibst und wie du an den Geld kommst.
Welche Mahnstufen gibt es in der Schweiz?
In der Schweiz sind die folgenden Mahnstufen gängig: Zahlungserinnerung, erste Mahnung und wenn der Kunde dann noch immer nicht bezahlt, geht die zweite und letzte Mahnung raus. Gesetzlich ist das in der Schweiz aber nicht klar geregelt.
Wenn deine Kundin nach der letzten Mahnung deine Rechnung noch immer nicht beglichen hat, könntest du sie betreiben. Je nachdem, um wie viel Geld es sich dabei handelt, lohnt sich das.
Ab wann soll ich eine Zahlungserinnerung senden?
Grundsätzlich könntest du ab dem ersten Tag nach Fälligkeit der Rechnung eine Zahlungserinnerung rauslassen. Ich persönlich warte gerne noch 1-2 Arbeitstage, bevor ich beim Kunden nachfrage. Es könnte schliesslich sein, dass die Zahlung genau am Fälligkeitsdatum rausging und verzögert bei dir ankommt.
All zu lange solltest du aber auch nicht warten, da sonst der Bezug zur Rechnung immer weiter zurückliegt und du schliesslich ein Anrecht auf dein Geld hast.
Kunde zahlt nicht, was tun?
Bevor du deinen Kunden mit einer Mahnung drohst, reicht in den meisten Fällen eine einfache und freundliche Zahlungserinnerung. Ich zeig dir gleich einen Beispieltext für eine Zahlungserinnerung. Aber zuvor solltest du noch einige Dinge checken…
Ist die Rechnung wirklich überfällig?
Zuerst schaust du dir kurz das Datum auf der Rechnung an und prüfst, ob die Rechnung auch wirklich überfällig ist. Es ist mir auch schon passiert, dass ich eine Rechnung mit dem falschen Fälligkeitsdatum versendet habe und anschliessend eine Zahlungserinnerung rausgelassen hab… Das war ein bisschen peinlich ?
Wenn du eine Rechnungs-Software verwendest, wie z.B. MILKEE, kannst du das ganz einfach im Auge behalten:
Ansonsten musst du die Rechnung halt kurz aufmachen und das Datum überprüfen.
Hat deine Kundin einen anderen Zahlungszyklus?
Normalerweise ist die Zahlungsfrist meiner Rechnung immer 14 Tage. Wenn du auch kürzere Zahlungsfristen hast, kann es passieren, dass dies nicht mit dem Zahlungszyklus deiner Kundin aufgeht. Beispielsweise arbeitete ich mal für eine Firma, die ihre Rechnungen immer am 24. bezahlte. Da das Projekt länger ging, verrechnete ich einfach immer am Ende des Monats meine Stunden, was dazu führte, dass ich teilweise 2 Monate auf eine Zahlung wartete.
Dem musst du dir natürlich bewusst sein. Wenn du also weisst, dass dein Kunde seine Rechnungen immer an einem bestimmten Tag bezahlt, würde ich bis zu diesem Tag warten, bevor du deine Zahlungserinnerung raus lässt.
Wurde die Rechnung wirklich noch nicht beglichen?
Bevor du die Zahlungserinnerung versendet, lohnt sich ein zweiter Blick auf dein Konto. Eventuell hast du einfach übersehen, dass die Rechnung bereits beglichen ist. Ist mir zum Glück noch nie passiert, aber ich kontrolliere das auch immer zweimal ?
Wenn du das alles gecheckt hast und dir sicher bist, dass eine Zahlungserinnerung raus muss, kommt die nächste Hürde: wie frage ich nach meinem Geld, ohne unhöflich zu wirken?
Schauen wir’s uns an…
Zahlungserinnerung schreiben
Es ist keine Schande mal nachzufragen, wo denn das Geld für deine erbrachten Leistungen bleibt. Ihr habt die Zahlungsbedingungen wahrscheinlich vorher abgemacht (siehe Offerte schreiben) und du hast deinen Teil eurer Abmachung bereits geliefert.
Die Frage ist also viel mehr, wie du das machst. Während du bei einer Mahnung durchaus direkt kommunizieren kannst, gilt (zumindest für mich) bei einer Zahlungserinnerung noch die Unschuldsvermutung.
Du kannst die Beziehung zu deiner Kundschaft hier nämlich auch schnell mal kaputt machen, wenn du bei diesem Schritt zu «vorwurfsvoll» handelst.
Ich achte jeweils besonders auf die folgenden Punkte, wenn ich eine Zahlungserinnerung formuliere:
Freundlich und verständnisvoll sein
Jetzt ist noch nicht der Zeitpunkt, um mit Betreibungen oder sonstigen rechtlichen Schritten zu drohen. Im Gegenteil… Geh am besten davon aus, dass dein Gegenüber einfach deine E-Mail übersehen hat, sie tatsächlich vergessen hat, deine Rechnung zu bezahlen oder es im Alltag untergegangen ist.
Das passiert den Besten… Zeig dich also in einer kurzen Einleitung verständnisvoll und freundlich.
Klare Infos zur Rechnung geben
Im nächsten Schritt müssen wir erwähnen, um welche Rechnung es sich handelt.
Mach es deiner Kundin möglichst einfach, die Rechnung zu finden und zu begleichen. In deiner E-Mail (oder deinem Brief, wenn du die Erinnerung per Post versenden willst) sollte also unbedingt stehen, wann du die Rechnung zugestellt hast. Folgende Infos könnten hier also stehen:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Rechnungsbetrag
Im besten Fall sendest du deine Rechnung gleich nochmals mit, damit dein Gegenüber diese nicht mühsam hervorsuchen muss.
Handlungsaufforderung & Kontaktmöglichkeit
Last but not least solltest du deinen Kunden noch die Möglichkeit geben, mit dir in Kontakt zu treten, sollten sie Fragen haben und ihnen eine klare Aufforderung geben, was sie tun sollten: nämlich die Rechnung in den kommenden Tagen zu begleichen.
Vorlagen für Zahlungserinnerungen
Nachfolgend findest du zwei Vorlagen, die ich jeweils verwendet habe. Eine davon ist für Kunden, mit denen du eine persönlichere Beziehung hast und die andere ist ein wenig distanzierter.
Du kannst du gerne copy-pasten und umschreiben, wie du willst 🙂
Persönliche Vorlage
Wenn du es gut hast mit deiner Kundin und ihr eine persönliche Beziehung pflegt, würde ich diese Vorlage nehmen:
Hey [Vorname deiner Kundin]
Ich hoffe, dir geht’s gut und du bist wohlauf!
Leider konnte ich für die Rechnung [Rechnungsnummer] noch keinen Zahlungseingang feststellen.Darf ich dich bitten, die in den kommenden Tagen zu begleichen?
Du findest eine Kopie der Rechnung im Anhang.Bei Fragen oder Anmerkungen stehe ich dir gerne zur Verfügung: [deine Telefonnummer / E-Mail]
Liebe Grüsse
[Dein Name]
Distanzierte Vorlage
Wenn du hingegen eine gewisse Distanz zu deinen Kunden bewahren willst, kann ich folgenden Text empfehlen:
Sehr geehrter Herr [Nachname]
Ich hoffe, diese Nachricht erreicht Sie in bester Verfassung.
Leider konnte bis dato kein Zahlungseingang für die Rechnung mit der Nummer [Rechnungsnummer] festgestellt werden.
Ich möchte Sie höflich darum bitten, die ausstehende Zahlung in bis zum [neues Fälligkeitsdatum] zu veranlassen. Im Anhang finden Sie eine Kopie der entsprechenden Rechnung für Ihre Unterlagen.
Für eventuelle Rückfragen oder weitergehende Informationen stehe ich Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung. Sie erreichen mich unter [Ihrer Telefonnummer] oder per E-Mail unter [Ihrer E-Mail-Adresse].
Ich danke Ihnen für die angenehme Zusammenarbeit und ihr Vertrauen.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Vor- und Nachname]
[Ihr Unternehmen]
Selbstverständlich kannst du die Infos beliebig ergänzen. Ich hab z.B. das neue Fälligkeitsdatum nicht immer drauf gepackt. Wenn du das Gefühl hast, dass die Firma die Rechnung auch nach der Zahlungserinnerung nicht bezahlen wird, würde ich unbedingt eine Frist setzen. Auf diese Frist kannst du dich bei einer eventuellen Mahnung dann beziehen.
Wenn du’s aber gut hast mit dem Kunden und du weisst, dass die Rechnung womöglich einfach untergegangen ist, kannst du das auch weglassen.
Sonstige Vorlagen
Wenn du ein ganzes Paket an Vorlagen zum Thema Mahnwesen suchst, kannst du einfach mal danach googeln. WEKA hat z.B. ein Angebot mit 9 Mustervorlagen für 40 Franken. Bei Mahnungen kann sich das schnell mal lohnen. Aber wenn du einfach ab und zu mal eine Zahlungserinnerung rauslassen musst, kannst du das auch selber texten 🙂
Kunde zahlt noch immer nicht?
Wenn dein Kunde nach deiner Zahlungserinnerung die Rechnung noch immer nicht beglichen hat, kannst du eine Mahnung schreiben.
Das schauen wir uns aber im nächsten Artikel an.
Zahlungserinnerungen – das Fazit
In Anbetracht des ärgerlichen Stillstands nach erfolgreichem Projektabschluss ist es wichtig, die richtigen Schritte für eine effektive Zahlungserinnerung zu kennen.
Wir haben uns in diesem Artikel die gängigen Mahnstufen in der Schweiz angeschaut, den optimalen Zeitpunkt für den Versand einer Zahlungserinnerung erläutert und hilfreiche Tipps zur Klärung möglicher Verzögerungsgründe beleuchtet.
Durch eine freundliche und verständnisvolle Kommunikation sowie klaren Angaben zur Rechnung und einer deutlichen Handlungsaufforderung hast du die besten Chancen, Zahlungseingänge zeitnah zu initiieren.
Die gezeigten Vorlagen bieten dabei flexibles Werkzeug für persönliche oder distanzierte Ansprache. In jedem Fall steht die Lösungssuche im Vordergrund, um die geschäftliche Beziehung zu schützen und langfristig davon profitieren zu können.
Ich hoffe, du bekommst dein Geld bald und wünsche dir viel Erfolg!
