Teilrechnungen erstellen – so geht’s! Anleitung 2023

Wenn du grössere Projekte hast, die sich über mehrere Wochen oder Monate strecken, macht es Sinn, deine Leistungen in mehreren Teilrechnungen zu verrechnen. In diesem Artikel schauen wir uns an, wie du eine Teilrechnung erstellen kannst und was die Vorteile davon sind.

Teilrechnung erstellen – wieso und wann macht das Sinn?

Wenn du grössere Projekte hast, also beispielsweise über mehrere Monate für die gleiche Firma arbeitest, hat das verwenden von Teilrechnungen mehrere Vorteile.

Erstens gibt es dir die Möglichkeit, regelmässiger bezahlt zu werden. Ich weiss nicht wie’s dir geht, aber ich hab keine Lust 6 Monate auf meinen Lohn zu warten. Dementsprechend macht es Sinn, solche Projekte in mehreren Schritten zu verrechnen, sodass du auch immer etwas warmes zu essen hast ?

Nebst diesem Gedanken ist es aber auch für Firmen interessant, deine Leistungen über mehrere Monate zu bezahlen. Denn das belastet ihr Portemonnaie weniger, respektive einfach über einen längeren Zeitraum verteilt.

Auch bei kleineren Projekten sinnvoll

Natürlich kann es auch Sinn machen, kleinere Projekte in mehreren Schritten zu verrechnen – aus den gleichen Gründen wie oben. Ausserdem ist es auch ein Commitment seitens Kund:in. Wenn du also z.B. auf Texte oder sonstigen Input deiner Kunden angewiesen bist, sind die wahrscheinlich Motivierter, wenn sie dir einen Teil des Geldes bereits überwiesen haben.

Hier würde ich persönlich einfach schauen, dass sich der zusätzliche Aufwand auch wirklich lohnt. Wenn du jetzt einen sehr kleinen Auftrag für 300 Franken hast, weiss ich nicht, ob ich da jetzt 3 Rechnungen stellen würde.

Welche Arten der Teilrechnungen gibt es?

Bevor wir gleich schauen, wie du eine Teilrechnung erstellst, will ich noch kurz drauf eingehen, dass es eigentlich verschiedene Arten von Teilrechnungen gibt. Um das zu veranschaulichen, gehen wir mal davon aus, dass du eine neue Webseite für die Firma X gestalten und umsetzen darfst und dafür 10’000 Franken bekommst.

Anzahlungsrechnung

Bei der Anzahlungsrechnung hast du noch keinerlei Leistung erbracht. Das heisst, du verrechnest eine Anzahlung. Dies wird oft im Baugewerbe gemacht, da dort riesige Summen hin und her geschoben werden. Das kann aber durchaus auch Sinn machen, wenn du Selbständig bist und ein Projekt für mehrere tausend Franken durchführen willst.

In unserem Beispiel könntest du also vor Projektbeginn eine Anzahlungsrechnung über 25%, also 2500 Franken stellen. Diesen Betrag kannst du natürlich beliebig wählen.

Teilrechnung

Eine Teilrechnung stellst du, wenn du gewisse Leistungen bereits erbracht hast und für diese nun bezahlt werden willst, das Projekt aber noch nicht abgeschlossen ist.

In unserem Beispiel: Du hast das Budget der ersten 2500 Franken aufgebraucht, die wir in unserer Anzahlungsrechnung verrechnet haben. Zudem hast du bereits Leistungen für weitere 2500 Franken erbracht. Du kannst nun also eine Teilrechnung von 2500 Franken stellen.

Schlussrechnung

Am Ende eines Projekts kannst du dann noch die Schlussrechnung stellen. Dabei verrechnest du noch alle offenen Leistungen.

In unserem Beispiel: Die Webseite ist fertig umgesetzt und veröffentlicht. Du kannst nun also die restlichen 5000 Franken in einer Schlussrechnung in Rechnung stellen.

Sind diese Begriffe wirklich wichtig?

Wenn du eine doppelte Buchhaltung führst, ist es wichtig, dass du diese Begrifflichkeiten richtig verwendest. Denn da geht’s immer drum, wer wem was schuldet.

Wenn du hingegen eine einfache Buchhaltung führst, macht es einfach Sinn diese Begriffe zu verwenden, damit deine Kundinnen und Kunden draus kommen.

Teilrechnung erstellen – wie geht das?

Als Grundlage empfehle ich dir meinen Blogpost «Rechnung schreiben», denn im Grundsatz funktioniert das bei einer Teilrechnung recht ähnlich.

Aber fangen wir von Vorne an. Im Normalfall erstellst du ja eine Offerte, bevor du ein neues Projekt an Land ziehen kannst. Ich persönlich erstelle immer aufgrund dieser Offerte meiner Teilrechnungen.

offerte für teilrechnung erstellen
Offerte für Teilrechnung

Nehmen wir an, das hier wär unsere Offerte für ein neues Projekt. Normalerweise wär diese natürlich umfänglicher, aber für dieses Beispiel sollte das mal reichen.

Nun wollen wir hierfür drei Teilrechnungen erstellen:

  • 25% im Voraus
  • 25% in der Mitte des Projekts
  • 50% beim Abschluss

Grundsätzlich kannst du jetzt einfach drei verschiedene Rechnungen dafür erstellen und eine Position hinzufügen à la «1. Teilrechnung zur Offerte #230059». Der Preis der Position kannst du dann auf den entsprechenden Betrag setzten, in unserem Fall jetzt 2’600 Franken.

Wenn du das regelmässig machen musst, lohnt sich ein Tool wie MILKEE sehr dafür. Mit MILKEE kannst du deine einfache Buchhaltung führen, aber eben auch Rechnungen und Offerten erstellen.

In MILKEE kannst du mit wenigen Klicks verschiedene Teilrechnungen aus einer Offerte generieren:

teilrechnung erstellen
Teilrechnung erstellen in MILKEE

Aber selbstverständlich kannst du auch Excel verwenden, wenn du eine Teilrechnung erstellen willst. Dann kannst du z.B. unsere Excel Vorlage für Rechnungen verwenden.

Teilrechnung erstellen – das Fazit

Fassen wir also zusammen – Teilrechnungen machen durchaus Sinn, bei kleinen wie auch bei grösseren Projekten. Es gibt verschiedene Arten und je nach dem musst du schauen, dass du den richtigen Titel für deine Dokumente verwendest.

Aber ansonsten ist es kinderleicht, deine Projekte in mehreren Schritten zu verrechnen. Du kannst also eigentlich eine ganz normale Rechnung schreiben ?

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