Ein Beleg wirkt harmlos – winzig, oft halb verblasst, manchmal handgeschrieben. Er landet in der Jackentasche, im Portemonnaie oder auf dem Beifahrersitz. Und verschwindet dann. Aber mit der Zeit wissen vor allem Selbständige: Was wie ein Stück Papier aussieht, ist in Wirklichkeit bares Geld. Denn jeder Beleg kann ein Steuerabzug sein. Aber natürlich nur, wenn man ihn aufbewahrt und zum Jahresabschluss parat hat. Nicht, wenn er im Auto liegt und bei der nächsten Reinigung dann doch entsorgt wird.
Gerade auch für Selbständige mit einfacher Buchhaltung ist das Quittungen aufbewahren wichtig. Denn deine Quittungen sind die Grundlage dafür, dass deine Ausgaben anerkannt werden. Fehlt der Beleg, ist die Ausgabe für die Steuerbehörde schlicht nicht belegt – selbst wenn sie völlig legitim war. Du hast dann Aufwand, aber keinen Abzug. Sprich, deine Steuerlast wird höher als nötig.
Schon klar, dass du das vermeiden willst. Dein Interesse am stundenlangen Zettel sortieren ist aber wahrscheinlich auch nicht besonders gross. Zum Glück gibt es verschiedene Wege, um eine Zettelwirtschaft beim Quittungen aufbewahren zu vermeiden. So darfst du in der Schweiz zum Beispiel unter bestimmten Bedingungen deine Belege digital archivieren. Und mit einem klaren System wird aus dem Quittungschaos schnell eine saubere, prüfbare Buchhaltung.
Wir haben dir hier also das Einmaleins zum Thema Quittungen aufbewahren zusammengetragen. Dabei schauen wir uns an,was du als Selbständige:r mit einfacher Buchhaltung beachten musst, wie lange Quittungen aufbewahrt werden müssen, welche Formate erlaubt sind – und wie du dir dabei das Leben leichter machst.
Quittungen aufbewahren in der einfachen Buchhaltung
Selbständige mit einem Jahresumsatz unter CHF 500’000 dürfen in der Schweiz eine sogenannte einfache Buchhaltung führen. Statt doppelter Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung genügt die Aufzeichnung der Einnahmen, Ausgaben und der privaten Entnahmen und Einlagen. Daher bedeutet die einfache Buchhaltung deutlich weniger Aufwand als die doppelte Buchhaltung (vor allem, wenn du dafür das MILKEE Buchhaltungstool nutzt 😉 )
Trotz dieser vereinfachten Methode müssen alle Quittungen, die geschäftliche Vorgänge belegen, sorgfältig aufbewahrt werden. Denn auch in der einfachen Buchhaltung gilt die Pflicht zur Nachvollziehbarkeit: Die Buchhaltung muss vollständig, wahrheitsgetreu und prüfbar sein – und das ist dann gewährleistet, wenn Quittungen sauber dokumentiert sind.
Wenn du deine Quittungen nicht ordnungsgemäss aufbewahrst, kann es ausserdem passieren, dass Ausgaben nicht anerkannt werden oder im schlimmsten Fall das Steueramt Nachforderungen stellt. Auch wenn du als Einzelunternehmer:in oder Freelancer:in keine komplexe Buchführung führen musst, gelten trotzdem bestimmte Regeln für die Aufbewahrungspflicht.
Quittungen aufbewahren: Fristen in der Schweiz
Das Schweizer Obligationenrecht (OR Art. 958f) sowie das Steuerrecht legen fest, wie lange geschäftliche Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Die generelle Aufbewahrungsfrist liegt bei 10 Jahren. Das gilt auch für Quittungen, Rechnungen, Kontoauszüge und Verträge.
Wenn du also heute eine Quittung für eine geschäftliche Ausgabe erhältst – egal ob für eine Fahrt mit dem Taxi oder eine Softwarelizenz – musst du diese zehn Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt jeweils am Ende des Geschäftsjahres, in dem die Quittung entstanden ist.
Was zählt als Quittung?
Als Quittung gilt grundsätzlich jeder Nachweis über eine Geschäftsausgabe. Das kann ein handschriftlicher Kassenzettel sein, eine maschinell erstellte Quittung oder eine elektronische Rechnung. Entscheidend ist, dass der Beleg gewisse Mindestinformationen enthält:
- Datum
- Betrag
- Leistung oder Produkt
- Name und Adresse des Anbieters (bei höheren Beträgen)
Je nach Situation können auch Kreditkartenabrechnungen oder Kontoauszüge als ergänzender Nachweis dienen, ersetzen aber in der Regel nicht die eigentliche Quittung.
Quittungen aufbewahren: Papier oder digital?
Wahrscheinlich fragst du dich jetzt, ob du deine Quittungen wirklich im Original aufbewahren musst oder ob ein Scan genügt. Bei einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren könnte das im Zweifel sonst eine echte Zettelwirtschaft in Form von verstaubten Kisten auf dem Dachboden bedeuten. Die gute Nachricht: In der Schweiz dürfen Quittungen digital aufbewahrt werden, sofern gewisse Anforderungen erfüllt sind. Das bedeutet: Wer Belege einscannt und systematisch abspeichert, kann auf das Papier verzichten – unter bestimmten Bedingungen.
Die digitale Aufbewahrung muss folgende Kriterien erfüllen:
- Unveränderbarkeit: Der Beleg darf nach dem Erfassen nicht mehr verändert werden.
- Lesbarkeit: Die Quittung muss gut lesbar und vollständig sein.
- Zugänglichkeit: Die Belege müssen jederzeit auffindbar und vorzeigbar sein – auch nach Jahren.
Solange diese Anforderungen erfüllt sind, spricht nichts dagegen, Quittungen zu digitalisieren und das Original zu entsorgen.
Tipp: Du willst deine Quittungen digital aufbewahren? Lies dazu unseren vertiefenden Artikel: Darf man Belege digital aufbewahren? .
Was gilt bei kleineren Beträgen?
Die Höhe des Betrags spielt für die Aufbewahrungspflicht keine Rolle. Die Taxifahrt für CHF 17.–, ein Kaffee beim Geschäftstermin oder die Parkgebühr beim Kundenbesuch: Auch kleine Ausgaben sind geschäftlich relevant – und müssen deshalb mit einer Quittung belegt werden. Gerade bei solchen Kleinstbeträgen lohnt es sich, die Belege sofort digital zu erfassen und zu verbuchen.
Quittungen aufbewahren mit System
Wer Ordnung bewahren will, braucht ein System – sonst bringt auch das beste Scannen nichts. Eine gute digitale Ordnung hilft nicht nur der Übersicht, sondern auch im Fall einer Kontrolle.
Das bewährte Prinzip: „Erfassen, zuweisen, ablegen“. Sobald du eine Quittung bekommst, fotografierst oder scannst du sie, vergibst einen sinnvollen Dateinamen (z. B. „2025-03-12_Bahnticket_Basel-Zürich.pdf“) und speicherst sie in einem strukturierten Ordner oder – noch besser – direkt in deiner Buchhaltungssoftware. Mit einem Tool wie MILKEE hast du dank professioneller Belegverwaltung die Möglichkeit, Quittungen gleich passend abzulegen.
Was, wenn mal eine Quittung fehlt?
Natürlich kann es passieren, dass eine mal Quittung verloren geht – gerade bei Barzahlungen. In diesem Fall kannst du einen sogenannten Eigenbeleg erstellen. Das ist eine schriftliche Notiz über die Ausgabe, die du selbst verfasst und unterschreibst. Sie sollte folgende Angaben enthalten:
- Datum der Ausgabe
- Betrag
- Zweck der Ausgabe
- Ort
- Unterschrift
Eigenbelege sollten die Ausnahme bleiben, werden aber vom Steueramt in der Regel akzeptiert, wenn sie plausibel und nachvollziehbar sind.
Quittungen aufbewahren – einfach, digital, gesetzeskonform
Quittungen aufbewahren gehört auch bei einfacher Buchhaltung zum Alltag dazu. Überleg dir also, mit welcher Variante langfristig zu dir passt, ob analog, digital oder eine Mischform. Die 10-jährige Aufbewahrungspflicht gilt zwar auch digital, lässt sich aber mit und den richtigen Tools problemlos einhalten.
Ich persönlich mach das jeweils so, dass ich alle digitalen Belege einfach digital behalte, also nicht extra ausdrucke. Alle physischen Belege, die ich habe, lege ich bewusst in meinen Ordner für das entsprechende Jahr ab. Zusätzlich scanne ich den Beleg noch und lade ihn in meine Buchhaltungssoftware hoch.
Nutze die Macht der Gewohnheit: Wer sich früh angewöhnt, Quittungen zu erfassen, zu digitalisieren und sauber abzulegen, profitiert langfristig von einer transparenten Buchhaltung und spart sich in jedem Fall Zeit und Mühe.
Mit MILKEE wird das Quittungen aufbewahren zum integrierten Teil deiner Buchhaltung. Einfach fotografieren, hochladen, zuweisen – und erledigt. So einfach kann Buchhaltung sein.
So oder so – schau, dass du dein System findest, in dem du deine Belege schnell und sicher wieder findest. Viel Erfolg 🙂
Nicolas
Keine Fachperson, aber selber seit einigen Jahren selbständig unterwegs. Da mir ein gutes Tool für die Buchhaltung und das Rechnungswesen meiner Einzelfirma gefehlt hat, hab ich MILKEE gegründet.
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