Kassenbuch führen: Was Selbständige in der Schweiz wirklich wissen müssen

Selbständige kennen das wohl nur zu gut: Du kommst vom Termin, in der Tasche ein zerknitterter Quittungsbeleg vom Coop für Büromaterial, fünf Franken Wechselgeld, vielleicht noch eine Spontanausgabe für Porto. Und dann? Die Versuchung ist gross, das alles einfach in den Rucksack zu werfen und „irgendwann“ zu sortieren. Das Problem ist nur: Wenn du mit Bargeld arbeitest – wenn auch nur gelegentlich – bist du ziemlich schnell in der Pflicht, diese Bewegungen zu dokumentieren. Und zwar ordentlich.

Aber ein Kassenbuch ist dabei nicht nur Pflicht, sondern kann tatsächlich auch eine Art Rettungsboot im Papierkram-Meer sein. Gerade wenn du bar bezahlst oder entgegennimmst, kannst du so verhindern, dass sich Fehler einschleichen. Ein Kassenbuch hilft dir, deine Einnahmen und Ausgaben im Griff zu behalten und bei der Steuererklärung nicht ins Schwitzen zu geraten.

In diesem Artikel erfährst du, was man genau unter einem Kassenbuch versteht, wann du eines brauchst und wie es funktioniert.

Was ist ein Kassenbuch?

Ein Kassenbuch ist ein Protokoll über alle Bargeldbewegungen in deinem Unternehmen. Jedes Mal, wenn du bar etwas einnimmst oder ausgibst, gehört das dort hinein – mit Datum, Betrag, kurzer Beschreibung und dem aktuellem Kassenstand. So einfach, so wichtig.

Denn anders als bei Kartenzahlungen oder Überweisungen, die automatisch dokumentiert werden, hinterlässt Bargeld keine Spuren. Mit dem Kassenbuch schaffst du genau diese Spur – und machst nachvollziehbar, woher das Geld kommt und wohin es geht. Wie ein separates «Logbuch» also. Das ist nützlich für dich und vor allem auch für die Steuer, bei der du im Zweifel Belege benötigst.

Welche Rolle spielt das Kassenbuch in der einfachen Buchhaltung?

In der Schweiz dürfen Einzelunternehmen mit bis zu CHF 500 000 Jahresumsatz eine einfache Buchhaltung führen, das regelt OR Art. 957.

Diese einfache Buchhaltung besteht aus einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sowie einem Nachweis über das Vermögen. Wenn du deine Finanzen ausschliesslich digital verwaltest, also via Überweisungen, ist dein Kassenstand auf deinem Bankkonto abgebildet. Dann kannst du deine vereinfachte Buchhaltung ganz einfach mit einem Tool wie MILKEE erledigen und hast deine Umsätze immer und überall auf einen Blick nachvollziehbar.

Sobald du aber (zusätzlich) mit Bargeld arbeitest, benötigst du ausserdem ein Kassenbuch als Nachweis darüber, wie viel Geld wirklich in der Kasse ist.

Das Bundesgericht und die Steuerbehörden erwarten, dass du deine Bargeldtransaktionen lückenlos dokumentierst – auch kleine Beträge. Die ESTV verlangt ausdrücklich, dass Kassenbücher „manipulationssicher“, „fortlaufend“ und „nachvollziehbar“ geführt werden, sonst können Belege als ungültig gewertet und Nachzahlungen oder Bussen drohen.

Kurzum: Wer Bargeld nutzt, braucht auch in der einfachen Buchhaltung ein Kassenbuch – das ist kein Extra, sondern Pflicht.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Es spielt inhaltlich keine Rolle, ob du einen Handwerksbetrieb oder ein Onlinebusiness führst. Sobald regelmässig Bargeld im Spiel ist – ob ein Verkauf am Markt, ein Trinkgeld oder ein Coffee-to-go – ist ein Kassenbuch verpflichtend. Selbst gelegentliche Barsummen reichen bereits aus. Wer komplett bargeldlos arbeitet – über Karte, Twint oder Überweisung – kann formal darauf verzichten.

Und sobald dein Umsatz die CHF 100 000-Grenze überschreitet, kommt die Mehrwertsteuer-Pflicht ins Spiel. Dann gelten ohnehin nochmal strengere Anforderungen an deine Buchführung – auch hier ist ein ordentlich geführtes Kassenbuch ein wesentlicher Bestandteil.

Wie sieht ein korrektes Kassenbuch aus?

Ein professionelles Kassenbuch ist vor allem eins: vollständig. Die wichtigsten Kriterien dafür sind:

• Es ist chronologisch sortiert nach Datum.
• Es enthält sämtliche Ein- und Ausgänge mit kurzer Beschreibung und dem aktuellen Kassenstand.
• Jeder Eintrag ist belegbar, entweder mit einem Quittungsbeleg oder auch mit einer plausiblen Beschreibung.
• Es enthält keine Lücken und lässt keine unbemerkten, nachträglichen Änderungen zu, ist also revisionssicher.

Du kannst ein Kassenbuch handschriftlich oder digital (mit einer Software) führen, solange die gesetzliche Vorgabe der revisionssicheren Führung gegeben ist.

Wenn du Excel verwendest, solltest du die Datei im Vorhinein ausdrucken und das Kassenbuch von Hand befüllen. Wir haben hier auch eine Kassenbuch Excel Vorlage erstellt, die du aber ausdrucken solltest, wenn du sie verwendest.

Häufige Fehler im Kassenbuch – und wie du sie vermeidest

Viele Kassenbücher werden lückenhaft oder unstrukturiert geführt – oft aus Zeitmangel oder Unsicherheit. Typische Fehler:

• Keine oder nur unleserliche Belege
• Lücken zwischen Einträgen
• Excel-Dateien ohne Schutzmechanismus
• Bargeldbestand nicht mit Einträgen abgestimmt
• Nachträgliche Änderungen ohne Hinweis

Vermeide das, indem du eine feste Routine etablierst, genau so, wie du das bei der digitalen Buchhaltung auch machst: Belege immer sofort abfotografieren, regelmässig (z.B: wöchentlich) dem Kassenstand abgleichen, und als PDF archivieren. Damit sparst du dir eine Menge Arbeit und Ärger, wenn es dann an den Jahresabschluss geht.

Kassenbuch führen mit MILKEE

Mit MILKEE kannst du deine einfache digitale Buchhaltung führen. Du kannst mit wenig Aufwand deine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen, Belege digital erfassen und deine Buchhaltung sauber aufbereiten – ideal für Selbständige, die ohne Bargeld arbeiten oder nur gelegentliche Barumsätze haben. Ein klassisches Kassenbuch mit laufendem Bargeldsaldo ist in MILKEE allerdings derzeit nicht enthalten.

Wenn du ein Kassenbuch führen musst, kannst du es aber einfach separat führen und ergänzend zu MILKEE nutzen. Damit hast du du deine digitale Buchhaltung mit wenig Aufwand erledigt und das Führen deines Kassenbuchs fällt nicht weiter ins Gewicht. 

Nächste Schritte für dich könnten sein:

1. Schätze deinen Bargeldbedarf ein: Kommt bei dir Bargeld ins Spiel oder nicht?
2. Wenn ja: Entscheide, dein Kassenbuch händisch oder digital führen möchtest.
3. Richte eine Routine ein – am besten mit Reminder im Kalender: Belege scannen, wöchentlich Kassenstand prüfen und archivieren.
4. Sorge für Schutz der Datei: PDF-Export, Schreibschutz, Cloud-Backup.

Wenn du nicht sicher bist, ob du ein Kassenbuch brauchst oder wie du deines am besten führst, hilft oft schon ein kurzer Blick auf deine Zahlungsmethoden. Und falls du Unterstützung brauchst – mit MLIKEE kannst du deine restliche Buchhaltung schlank und digital organisieren. Für alles andere gibt’s Vorlagen, Tools oder auch eine Mail an deine:n Treuhänder:in.

Dein Kassenbuch – Pflicht und Chance

Ein Kassenbuch klingt altmodisch, ist aber heute genauso relevant wie früher. Es ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern eine Basis für Klarheit und Kontrolle in deinem Business. Wer Bargeld im Spiel hat, braucht ein lückenloses Kassenbuch, um seine Buchführung komplett zu halten und rechtlich abgesichert zu sein.

Wenn du komplett bargeldlos arbeitest, kannst du dir das Kassenbuch sparen – MILKEE ist dann genau das richtige Tool für dich, weil es speziell für die einfache Buchhaltung entwickelt wurde. Aber bei Bargeschäften solltest du ein Zusatztool nutzen oder eine ausgedruckte Vorlage für Excel verwenden.

Nicolas

Keine Fachperson, aber selber seit einigen Jahren selbständig unterwegs. Da mir ein gutes Tool für die Buchhaltung und das Rechnungswesen meiner Einzelfirma gefehlt hat, hab ich MILKEE gegründet.

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