Bankabgleich: Zeit & Geld sparen mit automatisierter Buchhaltung für Selbständige

Unter dem automatischen Bankabgleich, bzw. der Bankenanbindung an dein Softwaretool versteht man die direkte Integration deines Geschäftskontos in dein Buchhaltungstool. So musst du nicht mehr manuell überprüfen, welche Rechnungen bereits bezahlt sind, sondern siehst das auf einen Blick in deinem Dashboard.

Buchhaltung ist für viele Selbstständige ein echter Zeitfresser. Besonders der Abgleich von Banktransaktionen mit Rechnungen oder Belegen kann mühsam sein. Wer das manuell erledigt, muss Kontoauszüge durchforsten, Zahlungen mit Rechnungen abgleichen und alles korrekt in die Buchhaltung eintragen. Das kostet nicht nur viel Zeit, sondern birgt auch ein hohes Fehlerpotenzial.

Aber hey, das muss nicht sein! Du weisst ja bereits, dass du dir deinen Business-Alltag mit der richtigen Buchhaltungssoftware erheblich erleichtern kannst. Und noch mehr Komfort bietet dir ein Tool mit Option für den automatischen Bankabgleich.

Mit dieser Funktion in MILKEE werden die Transaktionen deines Geschäftskontos automatisch in deine Buchhaltung importiert und passenden Rechnungen oder Buchungskategorien zugeordnet. Das sorgt für eine lückenlose und fehlerfreie Finanzübersicht, und zwar tagesaktuell.

Wenn du überlegst, ob die Integration des Bankabgleichs für deine Bedürfnisse sinnvoll ist, dann ist dieser Artikel genau der richtige für dich. Wir klären die wichtigsten Funktionen, Vorteile und Hürden, damit du eine informierte Entscheidung treffen kannst.

Was bedeutet Bankabgleich?

Bankabgleich bezeichnet den Prozess, bei dem die Buchhaltung, also deine an Kund:innen gestellte Rechnungen mit den tatsächlichen Transaktionen auf dem Geschäftskonto abgeglichen wird. Ziel ist es, sämtliche Einnahmen und Ausgaben automatisch korrekt zu verbuchen, offene Rechnungen zu identifizieren und doppelte oder fehlende Buchungen rechtzeitig zu entdecken.

Manueller vs. automatisierter Bankabgleich

Wenn du deinen Bankabgleich manuell durchführst, musst du regelmässig Kontoauszüge herunterladen, jede Zahlung händisch in die Buchhaltung eintragen und selbst prüfen, welche Rechnungen bereits beglichen wurden. Je nach dem, wie viele Rechnungen du monatlich bearbeitest, ist dieser Prozess fehleranfällig und nimmt viel Zeit in Anspruch.

Ein automatisierter Bankabgleich übernimmt diesen Abgleich für dich. Dein Geschäftskonto ist mit deinem Buchhaltungstool verbunden, sodass alle Transaktionen automatisch in dein Buchhaltungssystem fliessen. Zahlungen werden den passenden Rechnungen oder Kategorien zugeordnet, sodass du immer einen aktuellen und vollständigen Überblick über deine Finanzen hast.

Wie funktioniert der automatische Bankabgleich?

Mit der Bankanbindung in MILKEE werden deine Transaktionen automatisch in dein Buchhaltungssystem importiert. Die Einrichtung geht einfach und du kannst sie in Zusammenarbeit mit deiner Bank erledigen.

Noch zwei wichtige Hinweise vorab:

Wir haben es oben schon erwähnt, doch zur Sicherheit an dieser Stelle noch einmal – die Bankanbindung funktioniert nur mit deinem Geschäftskonto, nicht mit deinem Privatkonto.

Zahlungen kannst du weiterhin direkt über dein Online-Banking tätigen – beim Bankabgleich mit deiner Buchhaltungssoftware geht es ausschliesslich um die automatische Erfassung und Synchronisierung deiner Finanzdaten.

Einrichtung des automatischen Bankabgleichs

Schritt 1: Bank prüfen

Nicht jede Software bietet zu jeder Bank die Bankenverbindung an. Zum Beispiel findest du hier die Liste aller bei MILKEE unterstützten Banken.

Wenn deine Bank dabei ist, kannst du direkt zum nächsten Schritt übergehen. Falls deine Bank noch nicht aufgelistet ist, kannst du uns einfach eine Nachricht schreiben, dann richten wir sie gern für dich ein.

Schritt 2: EBICS-Zugang anfordern

Damit dein Geschäftskonto mit MILKEE verbunden werden kann, benötigst du einen sogenannten EBICS-Zugang. Das klingt kompliziert, ist aber nur ein Antrag bei deiner Bank.

Wir haben dir eine Vorlage für die EBICS-Anfrage erstellt, die du einfach ausfüllen und an deine Bank schicken kannst.

Schritt 3: Unterlagen ausfüllen

Für den Zugang schickt die deine Bank dann alle notwendigen Unterlagen, die du ausfüllst und unterschreibst.

Schritt 4: Zugangsdaten in MILKEE hinterlegen

Nachdem du von deiner Bank die Zugangsdaten erhalten hast, überreichst du diese an uns. Damit können wir die Verbindung herstellen und die Transaktionen automatisch abrufen.

Schritt 5: Freigabe durch die Bank

Bevor alles starten kann, benötigt deine Bank nochmals eine finale Bestätigung. Auch dafür bekommst du ein Dokument, das du nur noch unterschreiben und zurückschicken musst.

Schritt 6: Los geht’s: Automatischer Import deiner Transaktionen

Von nun an werden deine Banktransaktionen täglich in deiner Software aktualisiert. Rechnungen, Zahlungen und Ausgaben werden automatisch erkannt und zugeordnet – du musst nichts weiter tun. Bei MILKEE siehst du alle deine Transaktionen im intuitiv gestalteten, übersichtlichen Dashboard.

Vorteile des Bankabgleichs

Der automatische Bankabgleich bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich. Er erleichtert die Buchhaltung und sorgt für mehr Effizienz und Genauigkeit. Wofür das gut ist, weisst du als Selbständige ja selbst – je weniger du dich mit bürokratischen Angelegenheiten befassen musst, desto mehr Energie kannst du in dein Kerngeschäft stecken und dein Business weiter voranbringen.

Zeitersparnis

Einer der grössten Vorteile ist die enorme Zeitersparnis. Während du zuvor Kontoauszüge durchgehen und jede Buchung manuell erfassen musstest, übernimmt der automatische Bankabgleich diesen Prozess nun für dich.

Fehlerreduktion

Manuelle Buchführung ist fehleranfällig. Zahlendreher, falsche Zuordnungen oder vergessene Buchungen können schnell passieren. Ein automatisierter Bankabgleich minimiert diese Risiken, indem er die Daten direkt von der Bank bezieht und Rechnungen intelligent zuordnet. So bleibt deine Buchhaltung korrekt und vollständig. Das macht auch auf deine Kund:innen einen professionellen Eindruck, wenn du dich immer zeitnah um deine Rechnungen und auch Zahlungsaufforderungen kümmerst.

Bessere Finanzkontrolle

Mit einem automatischen Bankabgleich hast du jederzeit einen aktuellen Überblick über deine Finanzen. Du siehst auf einen Blick, welche Rechnungen bereits bezahlt wurden, welche noch offen sind und wie sich deine Einnahmen und Ausgaben entwickeln. Dadurch kannst du deine finanzielle Planung verbessern und Engpässe frühzeitig erkennen.

Erleichterte Steuererklärung

Dank des automatisierten Bankabgleichs sind alle Transaktionen sauber dokumentiert und jederzeit abrufbar. Das erleichtert nicht nur deine eigene Buchhaltung, sondern auch die Zusammenarbeit mit deiner Steuerberatung. Anstatt mühsam Belege und Kontoauszüge zusammenzusuchen, hast du alles an einem Ort und kannst die nötigen Daten einfach exportieren und weitergeben.

Lohnt sich die Einrichtung des automatischen Bankabgleichs?

Ob sich der automatische Bankabgleich für dich lohnt, hängt vor allem davon ab, wie viele Rechnungen und Transaktionen du pro Monat verwalten musst.

Wann bringt der Bankabgleich eine echte Arbeitserleichterung?

Wenn du als Selbständige jeden Monat mehrere Rechnungen stellst und Zahlungseingänge auf deinem Geschäftskonto überprüfen musst, dann ist der automatische Bankabgleich eine echte Erleichterung. Statt jede Transaktion manuell in deine Buchhaltung einzutragen und Rechnungen einzeln als bezahlt zu markieren, übernimmt dein Buchhaltungstool das für dich. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler, weil nichts übersehen werden kann.

Gerade wenn dein Geschäft wächst und du immer mehr Rechnungen verwalten musst, wird der Bankabgleich zum echten Gamechanger. Du musst nicht mehr mühsam Kontoauszüge durchgehen oder Zahlungen nachverfolgen, sondern hast alles auf einen Blick.

Wann ist der Bankabgleich vielleicht nicht unbedingt nötig?

Falls du nur sehr wenige Transaktionen im Monat hast – zum Beispiel, weil du nur gelegentlich Rechnungen schreibst und auch nur vereinzelt Ausgaben hast, kann es sein, dass der Bankabgleich für dich noch nicht lohnenswert ist. Die Kosten für diese Funktion sollen natürlich in einem sinnvollen Verhältnis zu deiner Arbeitsersparnis stehen.

Wie viel kostet der Bankabgleich?

Der automatische Bankabgleich ist eine Zusatzfunktion, die du nur zahlst, wenn du sie wirklich nutzt. In MILKEE kostet sie 15 CHF pro Monat, was im Vergleich zum Zeitaufwand für manuelle Buchhaltung ein überschaubarer Betrag ist. Schon ab wenigen Rechnungen pro Monat kann sich die Ersparnis an Zeit und Nerven lohnen.

Ob du den Bankabgleich nutzen solltest, hängt also von deiner individuellen Situation ab. Entscheide einfach nach deinem Arbeitsaufwand. Wenn du regelmässig Rechnungen stellst und Zahlungseingänge kontrollieren musst, dann lohnt sich die Funktion schnell. Hast du hingegen nur wenige Transaktionen, kannst du abwägen, ob dir die Zeitersparnis die Zusatzkosten wert ist.

Bankabgleich als Schlüssel zu einer smarten Buchhaltung

Ein automatisierter Bankabgleich kann deine Buchhaltung erheblich vereinfachen. Durch die direkte Synchronisation deines Geschäftskontos werden Transaktionen automatisch erfasst, Rechnungen abgeglichen und Einnahmen und Ausgaben korrekt zugeordnet. Das spart nicht nur Zeit und reduziert Fehler, sondern sorgt auch für eine bessere Finanzkontrolle.

Übrigens: Dass das für viele Selbständige ein echter Gamechanger ist, haben wir bereits im Feedback zu unserer Userumfrage gesehen. Da wir bei MILKEE stets grossen Wert darauf legen, auf die Wünsche unserer Community einzugehen, hatten wir vor der Einrichtung des Addons Bankabgleich zunächst nachgefragt, wer diese Funktion überhaupt nutzen möchte. Und die Resonanz war eindeutig, weshalb wir uns dann schleunigst an die Arbeit machten, die Bankenverbindung zu ermöglichen.

Wenn du dich also entscheidest, dass du den automatischen Bankabgleich künftig ebenfalls nutzen willst, gehen wir den Weg gern gemeinsam mit dir. Und falls nicht – kein Problem. Bei MILKEE bieten wir die Bankenanbindung als optionales Zusatzpaket an. Damit zahlst du nur für das, was du wirklich brauchst und bleibst mit deinem Buchhaltungstool flexibel.