Zeiterfassung für Selbständige: Worauf es wirklich ankommt

Als Selbständige willst du deine wertvolle Zeit nicht verschwenden und bist deshalb auf der Suche nach der besten Möglichkeit für deine Zeiterfassung. Denn schliesslich ist Zeit dein wertvollstes Gut. Die richtige Zeiterfassung sorgt nicht nur dafür, dass du keine unbezahlten Arbeitszeiten anhäufst, sondern unterstützt dich auch im Zeitmanagement. Denn wenn du immer weisst, wie viel Zeit du für ein jeweiliges Projekt noch zur Verfügung steht, kannst du rechtzeitig reagieren und hast nicht zum Ende des Projekts noch jede Menge Arbeit, aber kein Zeitbudget mehr übrig.

Lass uns also anschauen, wie du deine Zeit optimal erfasst und nutzt, ohne dabei unnötig viel Zeit mit administrativen Aufgaben zu verbringen. Wir zeigen dir, worauf es bei der Zeiterfassung ankommt und wie du durch clevere Tools Zeit und Energie sparen kannst. 

Dieser Artikel ist der richtige für dich, wenn

• Du selbständig bist.
• Du deine Arbeitszeiten tracken und direkt in Rechnungen importieren willst.
• Du auf der Suche nach einem Buchhaltungstool mit Zeiterfassung bist.

Warum Zeiterfassung wichtig ist

Die Zeiterfassung ist für Selbständige aus mehreren Gründen essenziell:

1. Korrekte Abrechnung: Um deinen Kund:innen transparente und faire Rechnungen zu stellen, musst du genau wissen, wie viel Zeit du für ein Projekt aufgewendet hast.
2. Projektsteuerung: Eine detaillierte Erfassung deiner Zeiten hilft dir, den Überblick über den Fortschritt deiner Projekte zu behalten und Budgetüberschreitungen zu vermeiden. Im Fall der Fälle kannst du rechtzeitig mit der Kundin Rücksprache halten und so auch für eine langfristig gute Zusammenarbeit sorgen.
3. Mehr Produktivität: Mit einer Übersicht über deine Zeitnutzung kannst du Engpässe identifizieren und optimieren, wie du deine Arbeitszeit einteilst.

Herausforderungen bei der Zeiterfassung

Obwohl die Vorteile klar sind, stehen viele Selbständige vor typischen Herausforderungen:

• Vergessene Zeiten: Gerade wenn du zwischen mehreren Projekten jonglierst, kann es leicht passieren, dass Arbeitszeiten nicht sofort dokumentiert werden.
• Komplexe Prozesse: Manuelle Methoden wie Excel-Tabellen oder Notizbücher sind anfällig für Fehler und oft zeitaufwendig. Auch bieten sie oft keine klare Übersicht darüber, welche deiner notierten Zeiten tatsächlich abrechenbar sind.
• Mangelnde Integration: Viele Tools zur Zeiterfassung funktionieren isoliert und erfordern zusätzliche Schritte, um Daten in Rechnungen oder Reports zu übertragen.

Tipps und Tricks für effizientes Zeitmanagement

Um herauszufinden, ob das Zeiterfassungstool für deine Zwecke geeignet ist, kannst du folgende Fragen für dich beantworten:

Wie komplex sind meine Anforderungen?

Weder willst du ein Tool, das auf wichtige Funktionen verzichtet, noch willst du mit einer überteuerten Mitgliedschaft mit den sprichwörtlichen Kanonen auf Spatzen schiessen. Überlege dir also allgemein, was du wirklich brauchst.

Kann ich Automatisierung nutzen?

Automatisierte Tools können dir die Arbeit erheblich erleichtern. Du kannst Zeiten direkt erfassen, Projekten zuordnen und mit wenigen Klicks in Rechnungen übertragen. So sparst du dir doppelte Arbeit.

Wie fällt es mir am leichtesten, meine Arbeitszeiten wirklich regelmässig zu dokumentieren?

Erfasse deine Arbeitszeiten sofort oder zumindest am Ende jedes Arbeitstages. Moderne Tools bieten dir die Möglichkeit, Zeiten in Echtzeit zu tracken oder nachträglich hinzuzufügen.

Ist mobiles Arbeiten ein Thema?

Wenn du oft unterwegs bist, sollte deine Zeiterfassung mobil verfügbar sein. So kannst du deine Zeiten über eine App erfassen – ob im Homeoffice, beim Kunden vor Ort oder im Café.

Wie werden meine Arbeitszeiten ausgewertet?

Nimm dir regelmässig Zeit, um deine Zeiterfassungsdaten zu analysieren. Welche Projekte dauern länger als geplant? Wo gibt es unproduktive Zeiten? Diese Einblicke helfen dir, deine Arbeitsweise kontinuierlich zu verbessern.

Zeiterfassung mit MILKEE: Das bekommst du

• Zeiterfassung: Du kannst deine Arbeitszeit schnell und unkompliziert manuell oder per Timer erfassen.
• Automatisierung: Deine erfassten Zeiten werden direkt in deine Rechnungen übernommen, was dir viel Zeit spart.
• Anpassungen: MILKEE lässt sich an deine Projekte und Kund:innen anpassen, damit du immer den Überblick behältst.
• Auswertungen: Du kannst deine Arbeitszeiten und Einnahmen jederzeit einsehen und so besser planen.
• Intuitive Benutzeroberfläche: Die einfache Bedienung von MILKEE sorgt dafür, dass du schnell loslegen kannst, ohne viel Einarbeitung.
• Darüber hinaus: Mit MILKEE holst du dir nicht nur ein Zeiterfassungstool, sondern ein komplettes Buchhaltungsprogramm für die einfache Buchhaltung ins Haus. Und das zu Start-Up-freundlichen Preisen 🙂

Fazit: Mit der richtigen Zeiterfassung zum Erfolg

Eine effektive Zeiterfassung ist weit mehr als ein notwendiges Übel – sie ist ein Schlüsselinstrument, um deine Effizienz zu steigern, Kund:innen zufriedenzustellen und dein Geschäft voranzubringen. Mit dem richtigen Tool sparst du nicht nur wertvolle Zeit, sondern erhältst auch einen klaren Überblick über deine Projekte und Finanzen.

Mit MILKEE hast du alles, was du für die smarte Zeiterfassung brauchst. Probiere es doch einfach aus und erlebe, wie einfach und stressfrei Zeiterfassung sein kann – als Teil unserer Schweizer Community für Selbständige und Start-Ups.

Nicolas

Keine Fachperson, aber selber seit einigen Jahren selbständig unterwegs. Da mir ein gutes Tool für die Buchhaltung und das Rechnungswesen meiner Einzelfirma gefehlt hat, hab ich MILKEE gegründet.

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