Offerte erstellen? So geht’s! Anleitung + Vorlage

Du bist selbständig und musst zum ersten mal eine Offerte erstellen? Oder du willst deine bestehende Offerte verbessern? Perfekt. Ich zeige dir in diesem Artikel, wie du genau das machen kannst. Du findest auch eine Vorlage für deine Offerten.

Ich muss ganz ehrlich sein, während den ersten meiner «Selbständigkeit» Jahren hab ich keine einzige Offerte geschrieben. Die Aufträge waren einfach zu klein. Meist habe ich das einfach mit einer E-Mail gelöst, in der ich umschrieben habe, was der Auftrag ca. kosten wird.

Als ich dann aber grössere Aufträge entgegennahm, merkte ich, dass es einfach nicht sehr professionell war, das mit einer E-Mail abzuhandeln. Also begann ich, Offerten zu erstellen. Das war nicht nur professioneller, sondern bot mir auch die Möglichkeit, viel strukturierter zu dokumentieren, welche Leistungen von mir zu erwarten sind.

Aber genug von mir, kümmern wir uns um dein Problem!

Vorlage für Offerte

Wenn du eine Offerte erstellen willst und einfach eine Vorlage dazu suchst, kannst du unsere Offerten-Vorlage hier kostenlos herunterladen. Auf der Seite hast du auch eine kleine Anleitung, wie du die Vorlage verwenden kannst. Eine weitere Vorlage findest du auch auf dieser Webseite (gehört nicht zu uns).

Offerte erstellen – das muss drauf

Anders wie beim erstellen von Rechnungen sind mir keine gesetzlichen vorgaben bekannt, die vorgeben, was auf eine Offerte drauf muss. Bei mir haben sich die folgenden Punkte in der Vergangenheit bewährt:

1. Informationen zur Kundin oder zum Kunden (Name & Adresse)
2. Deine Infos (Name, Adresse, evtl. Logo)
3. Ausstellungsdatum (wann wurde die Offerte versendet?
4. Gültig bis (bis wann ist die Offerte gültig?
5. Positionen (welche Leistungen werden genau erbracht?)
6. Der totale Preis
7. Sonstige Konditionen (z.B. Rabatt, spezielle Bedingungen usw.)

Die ersten vier Punkte sollten einigermassen selbsterklärend sein. Auf die letzten drei will ich aber noch genauer eingehen.

Die Positionen

In den Positionen musst du möglichst genau erklären, welche Leistungen du erbringen wirst. Das kann manchmal eine Gratwanderung sein, weil du gleichzeitig auch keinen Roman schreiben willst. Bei mir sieht das jeweils folgendermassen aus:

Wie dir vielleicht auffällt, erwähne ich eine zusätzliche Beschreibung. Bei grösseren Projekten (zumindest für meine Verhältnisse) wie bei diesem erstelle ich jeweils eine Anforderungsdokumentation, in der genau festgehalten wird, welche Funktionen erstellt wie funktionieren sollten.

Die Summe

Bei der Summe oder dem Gesamtpreis musst du, falls nötig, einfach noch die enthaltene Mehrwertsteuer deklarieren sowie den Mehrwertsteuersatz, den du verwendest. Wenn du Mehrwertsteuerpflichtig bist, dann solltest du zusätzlich auch noch deine MWST-Nummer auf der Offerte ersichtlich machen.

Wenn du deiner Kundin oder deinem Kunden einen Rabatt auf deine Arbeit gibst, würde ich das ebenfalls hier vermerken. Wenn du eine Software wie MILKEE verwendest, gestaltet sich das relativ einfach. Du kannst dann beim Erstellen deiner Offerte einfach den gewünschten Rabatt angeben. Dieser wird dann auf den Gesamtbetrag angewendet und auch entsprechend dargestellt.

Wenn du eine andere Software verwendest, hast du sicherlich auch eine entsprechende Funktion.

Sonstige Konditionen

In der Bemerkung deiner Offerte lohnt es sich auch festzuhalten, bis wann die Leistungen erbracht werden sollten und welche Forderungen an die Kundin oder den Kunden gestellt werden können. Muss er beispielsweise bis zu einem bestimmten Datum Feedback geben, damit du rechtzeitig fertig wirst? Oder benötigst du, bevor du mit deiner Arbeit anfangen kannst, gewisse Informationen oder Dateien deiner Kundin?

All das muss unbedingt auf die Offerte, da es dich und deine Kundin vor unnötigen Diskussionen schützt und klar regelt, wer was zu tun hat.

Wenn du viele Abhängigkeiten hast oder das Projekt sehr komplex ist, lohnt es sich ebenfalls, dies in einem separaten Dokument zu beschreiben. Auf dieses separate Dokument musst dann in der Offerte einfach verweisen, damit das wieder klar dokumentiert ist.

Muss eine Offerte unterschrieben werden?

Eine Offerte muss nicht von dir oder deiner Kundin nicht zwingend unterschrieben werden. Eine schriftliche Bestätigung per E-Mail reicht in den meisten Fällen aus.

Hier kann eine Software wie MILKEE wieder sehr zeitsparend sein, da du die Rechnungen direkt aus der Software per E-Mail an deine Kundschaft versenden kannst (natürlich unter deinem Namen). Du kannst auch verfolgen, welche Offerten bereits akzeptiert wurden und wo du noch auf eine Antwort wartest.

Offerten erstellen – Fazit

Offerten zu erstellen ist gar nicht so schwer. Vergiss einfach nicht, möglichst klar zu deklarieren, welche Leistungen zu welchen Preis erwartet werden können und zusätzliche Bedingungen ebenfalls auszuweisen.

Viel Glück! ?