Online bezahlt, Beleg per E-Mail erhalten. Muss ich diesen wirklich mühsam ausdrucken und einordnen? Oder kann ich meine Belege digital aufbewahren? Heutzutage findet man sich immer öfter in dieser Situation. Auch bei physischen Belegen stellt sich die Frage, ob man die einscannen und digital aufbewahren kann.
Vor Gericht zählt der Originalbeleg
Um diese Frage zu klären, habe ich mich mit meinem Treuhänder zusammengesetzt. Grundsätzlich ist es so, dass vor Gericht nur der Originalbeleg zählt, durch den nachgewiesen werden kann, dass seit der Ausstellung des Beleges keinerlei Veränderungen mehr vorgenommen wurden. Aber auch hier gibt es nach Beobachter keine einheitliche Regelung, was nur im Original gültig ist.
Wenn du dann also nur einen Scan oder Ähnliches hast, kann es sein, dass dieser vom Gericht nicht akzeptiert wird. Es stellt sich jedoch die Frage, wie du vor Gericht musst.
Wie sieht’s bei einer Steuerkontrolle aus?
Viel wahrscheinlicher als ein Gerichtsverfahren ist eine Steuerkontrolle. Da kommt eine Person vom Steueramt und verlangt z.B. alle Auslagen für’s Marketing oder für andere Positionen. In diesem Falle würdest du die Belege in den meisten Fällen sowieso per E-Mail ans Steueramt übermitteln. Somit wäre hier alles im grünen Bereich.
Elektronische Archivierung
Natürlich kann man Belege auch gesetzeskonform aufbewahren. Dabei spricht man dann von einer Elektronischen Archivierung. Diese Variante ist jedoch meist sehr kostspielig und gerade für kleinere Unternehmen lohnt sich diese Investition vielleicht nicht.
Belege digital aufbewahren – so klappt’s
Mit dem kleinen Restrisiko, dass es vor Gericht zu Problemen führen könnte, kannst du deine Belege also problemlos digital aufbewahren. Wichtig dabei ist, dass du einige Dinge beachtest.
Backups machen
Am Ende des Tages bist du für deine Dokumente zuständig. Deswegen ist ein Backup Pflicht. Wenn deine Festplatte kaputt geht oder geklaut wird, musst du nach wie vor Zugriff auf deine Dokumente haben.
Es gibt eine 3-2-1 Regel bei Backups. In ihrer ursprünglichen Form besagt die, dass du mindestens 3 Kopien deiner Daten haben solltest. Diese drei Kopien sollen auf zwei verschiedenen Speichermedien gesichert werden. Dies könnte zum Beispiel dein Computer und eine externe Festplatte sein. Zu guter Letzt sollte eine dieser Speichermedien an einem externen Ort sein, um sich vor örtlichen Katastrophen wie Brände oder Wasserschäden zu schützen.
Natürlich lohnt es sich als Einzelfirma nicht, extra eine Zweitwohnung zu mieten, nur, damit du deine Daten noch an einem anderen Ort gesichert sind. Ich schaue deswegen immer, dass meine Daten einmal online in einer Cloud gesichert sind, einmal lokal auf meinem Computer und einmal offline auf einer Festplatte. Die externe Festplatte aktualisiere ich ca. einmal im Monat.
Belege sortieren
Wenn du deine Belege mal brauchst, bringt es dir nichts, wenn alle einfach unsortiert in einem einzigen Ordner sind. Wenn du MILKEE verwendest, hast du dieses Problem dank unserer Belegverwaltung sowieso nicht. Anderenfalls habe ich dir in diesem Beitrag genauer beschrieben, wie du deine Belege am besten ordnest.
Disclaimer
Die hier aufgezeigten Informationen dienen lediglich als Einstieg in das Thema, wie du deine Belege digital aufbewahren kannst. Du solltest in jedem Fall mit einer ausgebildeten Fachperson Rücksprache halten.
