QR-Rechnungen sind im Business zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmer:innen geworden. Für dich als Selbständige:n ist es eine effiziente Möglichkeit zur Rechnungsstellung, und für deine Kund:innen erleichtert es die Zahlungsabwicklung. Kein Wunder also, dass es in diesem Bereich eine so hohe Nachfrage nach Tools gibt, die eine einfache Möglichkeit bieten, QR-Rechnungen zu erstellen. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du QR-Rechnungen erstellen kannst und welche Tipps und Tricks dabei hilfreich sind.
Was sind QR-Rechnungen?
QR-Rechnungen sind Rechnungen, die einen QR-Code enthalten. Dieser QR-Code kann von den meisten Smartphones gescannt werden und enthält alle notwendigen Zahlungsinformationen. Kund:innen können durch das Scannen des Codes direkt zur Zahlung übergehen, was den gesamten Prozess für beide Seiten vereinfacht.
So funktioniert’s genau
Ist auf einer Rechnung ein QR-Code enthalten, können Kund:innen einfach die Kamera im Handy öffnen und den QR-Code scannen. Damit öffnet sich automatisch ein Link, der alle relevanten Zahlungsdaten wie Empfänger & Konto-Nr. automatisch im Banking einträgt.
Vorteile von QR-Rechnungen erstellen
Für deine Kund:innen QR-Rechnungen zu erstellen, bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Wahrscheinlich weisst du das selbst, sonst würdest du diesen Artikel wohl kaum lesen. Doch falls z.B. mal eine Kundin nachfragt, du eine gute Formulierung brauchst oder es dich einfach so interessiert, hier die wichtigsten Vorzüge davon, QR-Rechnungen zu erstellen.
- Schnelligkeit: QR-Rechnungen ermöglichen eine sofortige Zahlungsabwicklung. Kund:innen scannen den QR-Code und gelangen direkt zur Zahlung, was den Zeitaufwand für die Rechnungsstellung erheblich reduziert.
- Fehlerreduktion: Durch die automatisierte Eingabe der Zahlungsdaten über den QR-Code minimierst du die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, die bei manuellen Eingaben auftreten können.
- Kund:innenfreundlichkeit: Viele Kund:innen schätzen die Bequemlichkeit, die QR-Rechnungen bieten. Sie müssen keine Kontodaten manuell eingeben, was den Zahlungsprozess für sie einfacher macht. Somit verbinden sie dein Unternehmen auch an dieser Stelle mit nutzerfreundlichen Abläufen.
QR-Rechnungen erstellen: Schritt für Schritt
Egal, welches Tool du nutzt – der Ablauf zur Erstellung einer QR-Rechnung ist im Grunde derselbe, nur die Umsetzung innerhalb des Programms kann mehr oder weniger einfach sein. Im Folgenden erhältst du deine Schritt für Schritt-Anleitung.
Schritt 1: Rechnungsdaten eingeben
Beginne mit der Eingabe aller relevanten Rechnungsdaten. Dazu gehören:
Firmendaten (Name, Adresse, Steuernummer)
Kund:innendaten
Rechnungsnummer und Datum
Leistungsbeschreibung und Betrag
Schritt 2: QR-Code generieren
Sobald du alle Daten eingegeben hast, generiert die Software automatisch einen QR-Code. Dieser Code enthält alle Informationen, die für die Zahlung erforderlich sind, wie z.B. IBAN, Verwendungszweck und Betrag.
Schritt 3: Rechnungsdesign anpassen
Passe das Design deiner Rechnung an. Achte darauf, dass es professionell aussieht und dein Firmenlogo enthält. Dies trägt zur Markenbildung bei und sorgt für einen positiven Eindruck bei deinen Kund:innen.
Schritt 4: Rechnung versenden
Nachdem du deine QR-Rechnung erstellt hast, kannst du sie entweder per E-Mail an deine Kund:innen senden oder als PDF herunterladen und ausdrucken.
Tipps für die Nutzung von QR-Rechnungen
Informiere deine Kund:innen: Machen deine Kund:innen darauf aufmerksam, dass du QR-Rechnungen erstellst. Erkläre ihnen, wie sie den QR-Code scannen können, um die Zahlung durchzuführen.
Teste den QR-Code: Stelle sicher, dass der QR-Code korrekt funktioniert, indem du ihn selbst mit einem Smartphone scannst. So vermeidest du Probleme bei der Zahlung.
Sicherheitsmassnahmen beachten: Achte darauf, dass die verwendete Software sicher ist und es sich im besten Falle um ein Schweizer Unternehmen handelt. Datenschutz sollte bei der Erstellung von QR-Rechnungen oberste Priorität haben, ebenso wie die Gesetzeskonformität der QR-Rechnungen.
Überprüfe die Zahlungsempfängerin: Achte besonders darauf, dass der Name der Zahlungsempfängerin (also dir) korrekt ist. Dieser muss mit der Besitzerin des Kontos übereinstimmen. Wenn du also ein Privatkonto hast, darf der Name auf der QR-Rechnung nicht dein Firmenname sein, sondern muss dein eigener sein.
Aber wie lassen sich am besten QR-Rechnungen erstellen, die sowohl professionell als auch benutzerfreundlich sind?
QR-Rechnungen erstellen: So wählst du den richtigen Anbieter
Das richtige Tool wählen
Um QR Rechnungen zu erstellen, benötigst du die richtigen Tools. Es gibt verschiedene Softwarelösungen, die dir helfen können, Rechnungen mit QR-Codes zu erstellen. Achte darauf, dass die Software folgende Funktionen bietet:
Einfache Rechnungserstellung: Die Software sollte eine benutzerfreundliche Oberfläche haben, um Rechnungen schnell und einfach zu erstellen.
QR-Code-Generator: Suche nach einer Software, die automatisch QR-Codes generiert, wenn du deine Rechnungsdaten eingibst.
Integration mit Buchhaltungssoftware: Eine gute Lösung sollte sich nahtlos in deine bestehende Buchhaltungssoftware integrieren lassen.
Alles in einem: wir empfehlen dieses Tool
QR-Rechnungen erstellen mit MILKEE
MILKEE ist ein einfaches Tool, das speziell für die Erstellung von QR Rechnungen entwickelt wurde. Mit nur wenigen Klicks kannst du deine Rechnungen erstellen und QR-Codes generieren.
Darüber hinaus kannst du mit MILKEE deine gesamte Buchhaltung abwickeln. Das Tool ist dann für dich geeignet, wenn du die einfache Buchhaltung in der Schweiz machst. Das ist dann der Fall, wenn du zum Beispiel Einzelunternehmer:in oder Freelancer bist und einen Jahresumsatz bis 500.000 CHF erzielst.
Wenn das auf dich zutrifft, empfehlen wir dir unbedingt,dir den Aufwand einer doppelten Buchhaltung zu sparen und gleich zu einem Tool zu greifen, dass sich auf Einfachheit und Effizienz für Selbständige in der Schweiz spezialisiert hat.
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Fazit
QR-Rechnungen sind eine hervorragende Möglichkeit, um den Rechnungsprozess zu vereinfachen. Indem du die richtigen Tools nutzt und die Tipps in diesem Artikel befolgst, kannst du effizient QR-Rechnungen erstellen und deinen Kund:innen einen besseren Service bieten. Nutze die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung und optimiere deine Buchhaltungsprozesse mit QR-Rechnungen!
Wenn du mehr über die Erstellung von QR-Rechnungen erfahren möchtest oder Hilfe benötigst, zögere nicht, uns zu kontaktieren. Wir stehen dir mit Rat und Tat zur Seite, damit du die besten Ergebnisse erzielst!
