Du willst eine Einzelfirma gründen und weisst nicht, ob du die Buchhaltung selber machen kannst? Oder du hast bereits eine Einzelfirma und bist überfordert bei diesem Thema? Du bist nicht allein. Rund 33% der Selbständigen in der Schweiz haben Probleme bei der Buchhaltung. Wir schauen uns in diesem Artikel gemeinsam an, wie du deine Buchhaltung als Einzelfirma selber machen kannst.
Du fragst dich jetzt vielleicht, wieso dieser Artikel speziell für Einzelfirmen geschrieben wurde. Das liegt daran, dass Einzelfirmen, die weniger als 500’000.- CHF Umsatz im Jahr machen, eine sogenannte «vereinfachte Buchhaltung» führen dürfen.
Was ist eine vereinfachte Buchhaltung?
In der Schweiz gibt es zwei Arten, eine Buchhaltung zu führen. Die doppelte Buchhaltung und die vereinfachte Buchhaltung. Was die doppelte Buchhaltung genau ist, hat bexio in diesem Artikel super erklärt. Mein Fazit der doppelten Buchhaltung ist: es wird schnell kompliziert, wenn du nicht vom Fach bist. Und wahrscheinlich hast du wegen der doppelten Buchhaltung dein Buchhaltungs-Trauma.
Bei der vereinfachten Buchhaltung hingegen musst einzig und alleine deine Einnahmen und Ausgaben in einer Liste erfassen und die Differenz daraus in der Steuererklärung angeben.
Das klingt vorerst ein wenig abstrakt. Aber wir schauen uns gleich Schritt für Schritt an, wie du vorgehen musst.
Zuvor empfehle ich dir aber, zu klären, ob du eine vereinfachte Buchhaltung führen darfst und willst. Der verlinkte Artikel hilft dir bei dieser Frage weiter.
Einfache Buchhaltung als Einzelfirma führen – so gehts…
Das Prinzip hab ich vorher schon erklärt. Du musst einfach all deine Einnahmen und all deine Ausgaben in einer Liste aufstellen. Wenn du dann die Differenz der Einnahmen und Ausgaben ausrechnest, hast du auch schon deinen Gewinn, den du in der Steuererklärung angeben musst.
Dabei musst du natürlich all deine Belege aufbewahren, falls das Steueramt einmal Fragen dazu hat.
Das Führen dieser Liste kannst du entweder mit Excel machen oder mit einer speziellen Buchhaltungssoftware wie MILKEE.
Während Excel den Vorteil hat, dass es mehr oder weniger gratis ist, nimmt dir eine Software wie MILKEE wichtige und mühsame Aufgaben ab. So kannst du z.B. bei MILKEE deine Belege direkt in eine Schweizer Cloud hochladen, den Jahresabschluss per Knopfdruck generieren lassen oder wiederkehrende Buchungen, wie beispielsweise deine Miete oder dein Handyabo automatisieren.
Vorgehen
Ich stelle dir nun zwei Strategien vor. Eine genaue, dafür aufwändige Variante und eine nicht so genaue, dafür weniger aufwändige Variante.
Beim Führen deiner Buchhaltung gilt immer der Grundsatz: Ich muss alle Einnahmen angeben und will alle Ausgaben aufführen. Wenn du Einnahmen nicht angibst, hinterziehst du Steuern. Das ist Strafbar.
Wenn du hingegen Ausgaben nicht angibst, dann musst du mehr Steuern bezahlen, weil dein Gewinn höher ist. Trotzdem darfst du nur Ausgaben aufführen, die direkt mit deiner Geschäftstätigkeit zusammenhängen.
Die genaue Variante
Bei der genauen Variante arbeitest du mit deinen Kontoauszügen. Du gehst dabei jede Transaktion durch und übernimmst diese in deine Buchhaltung.
Wenn du ein eigenes Konto für deine Einzelunternehmen hast, ist das relativ einfach. Wenn du deine Zahlungen auf deinem Privatkonto empfängst, musst du bei jeder Transaktion noch überprüfen, ob das wirklich eine Ausgabe ist, die für dein Geschäft getätigt wurde. Sollte das nicht der Fall sein, darfst du die Ausgabe nicht in deiner Buchhaltung aufführen.
Behalte alle Konten im Überblick!
Wichtig ist hierbei einfach, dass du kein Konto vergisst. Besonders im Internet bezahlt man schnell mal mit verschiedensten Kredit- oder Debitkarten, mit PayPal oder sonstigen Online-Zahlungsmethoden. Sofern diese nicht direkt mit deinem Bankkonto verbunden sind, wie z.B. Twint, musst du die Transaktionen der entsprechenden Konti ebenfalls in deine Buchhaltung übernehmen. Hier eine Liste von gängigen Online-Zahlungsplattformen:
- PayPal
- Revolut
- Skrill
- Neon
- Stripe
Transaktionen zwischen deinen Bankkonten musst du in der vereinfachten Buchhaltung nicht aufführen. Wenn du also Beispielsweise von deinem Konto bei der ZKB Geld auf dein PayPal Konto lädst, dann übernimmst du das nicht in deine Buchhaltung. Wenn du hingegen eine Zahlung mit deinem PayPal Konto tätigst, dann trägst du das in die Buchhaltung ein.
Du machst deine Buchhaltung erst am Ende des Jahres?
Tipp: Wenn du deine Buchhaltung erst am Ende des Jahres machst, dann empfehle ich dir, dein Vorhaben zu unterteilen. Beginne beispielsweise im Januar und übernimm zuerst alle Einnahmen in deine Buchhaltung. Anschliessend trägst du alle Ausgaben für den Januar ein. Dann das gleiche Spiel für den Februar. So behältst du den Überblick und es wird nach jedem Monat eine kleine Dopamin-Dosis ausgeschüttet.
Besserer Tipp: Buchhaltung fortlaufend führen.
Wenn du deine Buchhaltung fortlaufend führst, umso besser. So bist du am Ende des Jahres nicht nur ready für die Steuererklärung, sondern weisst auch immer, wie’s grad so um deine Finanzen steht. Zudem kannst du so ungefähr planen, wie viel AHV und Steuern du bezahlen wirst und entsprechende Rücklagen machen. Ich persönlich führe meine Buchhaltung monatlich. Zweimonatlich ist aber auch noch voll in Ordnung.
Die einfache Variante
Wenn du damit leben kannst, dass du ein paar Franken mehr steuern bezahlst, dafür ein bisschen schneller in der Buchhaltung bist, dann ist diese Methode die richtige für dich.
Bei dieser Variante suchst du dir einfach alle Rechnungen zusammen, die du in dem Jahr verschickt hast. Hierbei ist es wirklich wichtig, dass du keine Rechnung vergisst. Wenn du ein eigenes Konto für dein Einzelunternehmen hast, kannst du im Onlinebanking alle Einnahmen herausfiltern und das so nochmals kontrollieren.
Der Unterschied zur vorherigen Methode liegt beim Zusammensuchen der Ausgaben. Anstatt dass du jede Transaktion deines Bankkontos durchgehst, gehst du hier ein bisschen analytischer vor.
Warum das eine Rolle spielt?
Im Schnitt haben unsere Nutzenden doppelt so viele Ausgaben wie Einnahmen. Dementsprechend nehmen die Ausgaben auch mindestens doppelt so viel Zeit in Anspruch.
Überlege dir also, wo du überall Geld ausgegeben hast. Beispiele hierfür sind:
- Abonnements wie
- Microsoft Office oder Adobe Produkte
- Handy, Internet
- Domains
- Hosting
- Buchhaltungssoftware
- sonstige Software
- Grössere Anschaffungen wie Laptop, Kamera, Displays usw.
- Marketingausgaben, wie z.B. Facebook oder Google Ads
- Eventuell ein Anteil deiner Miete
- Zahlungen an die AHV und sonstige Sozialleistungen
- Kosten für dein Bankkonto / Bankkarten
- Eventuelle Reisekosten wie SBB-Abos oder Benzin (Benzin nur, wenn du ein Geschäftsauto hast)
- Aufwände, die du für deine Projekte hattest & deinen Kund:innen verrechnet hast
Der letzte Punkt ist relativ schwer zu verfolgen, da diese Ausgaben sehr divers sein können. Je nachdem kannst du deine Rechnungen durchforsten und findest dort noch einige Anhaltspunkte.
Am besten schreibst du alles auf, was dir in den Sinn kommt. Anschliessend suchst du dir im Internet alle entsprechenden Belege zusammen und trägst die Buchungen in deiner Buchhaltung ein.
Transaktionen in MILKEE eintragen
Wie bereits angetönt, kannst du deine einfache Buchhaltung auch locker mit einem Excel machen. Wenn ich dich aber schonmal hier habe, will ich dir kurz zeigen, wie easy das mit unserem Buchhaltungstool MILKEE geht.
Ausserdem bekommst du so auch eine bessere Vorstellung davon, wie du deine Buchhaltung als Einzelfirma in der Praxis tatsächlich umsetzen kannst.
Einnahmen erfassen
Bei MILKEE hast du eine super einfache Eingabemaske für das Erfassen deiner Buchungen. Wir gehen die verschiedenen Felder kurz durch.
Einnahme-Nr
Die Referenznummer für einen eventuellen Papierbeleg. Schreibe die Nummer einfach auf den Beleg.
Betrag
Relativ simpel – wie viel Geld hast du eingenommen?
Datum
Das Datum des Zahlungseingangs.
Kategorie
Dank den Kategorien kannst du deine Ausgaben genauer sortieren. Mehr zu Kategorien.
Kommentar
Beschreibe hier, für das du Geld bekommen hast.
Beleg
Der Beleg für deine Buchung. Dieser wird direkt deiner Buchung zugewiesen und sicher in einem Schweizer Datencenter gelagert.
Ausgaben erfassen
Bei den Ausgaben ist es genau das gleiche Spiel. Hier kommen jedoch noch die Aufwandskonten hinzu
Was sind Aufwandskonten?
Durch die Aufwandskonten weisst du immer ganz genau, wofür du dein Geld ausgegeben hast. Diese Aufwandskonten werden auch auf deinem Jahresabschluss angezeigt. Wenn du also z.B. in Zürich das Hilfsblatt A für Selbständige ausfüllst, kannst du diese Punkte so übernehmen.
Buchungen auswerten
Im Gegensatz zu Excel hast du bei MILKEE eine automatische Auswertung deiner Buchungen. Dadurch weisst du genau, wie viel im Plus du bist, welche Monate am besten laufen, wofür du dein Geld ausgibst und so weiter und so fort.
Sonstige Hilfsmittel
MILKEE bietet dir nebst der einfachen Eingabemaske und der Auswertung auch weitere hilfreiche Funktionen. So kannst du beispielsweise deinen Jahresabschluss für die Steuererklärung mit einem Klick generieren lassen. Durch MILKEE machst deine Buchhaltung als Einzelfirma also noch einfacher.
Welche Methode passt zu mir?
Während den ersten zwei Jahren meiner Selbständigkeit habe ich die Buchhaltung immer mit der einfachen Variante geführt. Da ich eigentlich noch in der Lehre war und nebenbei einfach noch einige Webseiten gemacht habe, war die Anzahl Ausgaben und Einnahmen sehr überschaubar. Dementsprechend lohnte es sich einfach nicht, jeden Monat meine 3 Belege in einem Excel einzutragen.
Als der Ball dann aber mehr und mehr ins Rollen kam, wechselte ich dann zur genauen Variante und bin seither auch dabei geblieben.
Wenn du also die Buchhaltung deiner Einzelfirma also sehr überschaubar ist, dann würde ich definitiv die letztere, einfache Variante empfehlen.
Sobald du aber ein bisschen mehr Umsatz machst und sich einige Belege im Monat ansammeln, empfiehlt sich die genaue Variante sehr. So sparst du dir auch bei den Steuern und der AHV einige Franken.
Buchhaltung kontrollieren
Vor lauter Zahlen und Belegen schleicht sich schnell mal ein Fehler in deine Buchhaltung ein. Um grobe Fehler zu vermeiden überprüfe ich immer folgende Punkte:
- Habe ich alle Belege für meine Buchungen? Sehr wichtig, weil du deine Belege mindestens 10 Jahre aufbewahren musst. Nachdem ich sicher bin, dass ich alle Belege habe, speichere ich immer eine Kopie meiner Belege in der Cloud und eine Kopie auf einer externen Festplatte.
- Gehen die Zahlen ungefähr auf? Wenn dir deine Jahresrechnung spanisch vorkommt, weil du plötzlich viel mehr oder weniger Gewinn gemacht hast, dann geh deine Buchungen nochmals durch. Es kann gut sein, dass du irgendwo mal eine Null zu viel geschrieben hast.
Buchhaltung kontrollieren lassen
Natürlich gibt es auch die Option, dass du deine Buchhaltung von einer Fachperson überprüfen lässt. Besonders in den ersten ein, zwei Jahren lohnt sich das. Auch, weil sie dir beim Ausfüllen der Steuererklärung behilflich sein können.
Im Kanton Zürich kann ich Aline Andres herzlichst empfehlen. Sie ist Buchhalterin in Uster und sehr unkompliziert und kompetent.
